Wer kennt es nicht? Jedes Quartal dieselben Excels, die bereinigt werden müssen. Wieder dieselbe Seite aufrufen, um Änderungen zu überprüfen. Die monotonen Büroarbeiten. Doch ein Hoffnungsschimmer zeichnet sich ab: Robotic Process Automation.
Ein Buzzword, welches in diesem Bezug in aller Munde ist, heisst Robotic Process Automation – oder kurz RPA. RPAs sind, anders als der Namen vermuten lässt, keine physischen Roboter. RPAs sind lediglich ein Stück Software. Man bezeichnet sie auch als Software-Roboter. Im Gegensatz zu einer klassischen Software ahmt ein RPA die menschliche Interaktion nach. Die Software-Roboter nutzen automatisiert Maus und Tastatur für den Benutzenden. Sie führen Klicks auf den jeweiligen Benutzeroberflächen wie von Geisterhand aus. Dadurch verspricht man sich wiederholende, monotone Arbeit vollständig zu automatisieren. Somit fallen all die halbautomatisierten Prozesse weg, welche bisher aufwändige Schritte von Hand benötigen. Was hier nach Zukunft klingt, ist ein Programm, welches Aufgaben Schritt für Schritt ausführt und längst kein Wunschdenken mehr ist.
Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA)?
Mittlerweile erlebt Robotic Process Automation einen regelrechten Boom. Besonders in Unternehmen der Branche Versicherungen und Banken. In diesen Branchen sind Legacy Systeme tief in der IT-Infrastruktur verankert. Sie bringen viele Hürden und Probleme für solche Unternehmen. Diese veralteten IT-Systeme sind über die Jahre gewachsen. Dadurch sind sie schwer zu modernisieren – mehr dazu finden Sie in diesem Blog.
Bei solchen Situationen kommen RPAs zum Zug. Die Prozesse werden automatisiert. Dabei umgeht man Risiken, die mit Softwareanpassungen in so grossen Dimensionen mit hergehen. Doch nicht nur für grosse Unternehmen sind RPAs spannend. RPAs bieten auch bereits in einem kleinen Rahmen viele Vorteile und ersparen dem Nutzer viel Zeit und Nerven.
- RPA senken Kosten und steigern Produktivität: Die Software-Roboter erledigen Aufgaben ohne Pause. Dabei sind sie auch schneller als ein Mensch.
- RPA senken menschliche Fehlerquellen: Dem Software-Roboter schleichen sich keine Fehler ein.
- RPA erschafft neue Kapazitäten: Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit auf das Wesentliche ausrichten.
Doch die Vorteile sind nicht nur auf Seiten der Unternehmen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es somit die Möglichkeit, bei der Digitalisierung mitzuwirken. Dabei ist ein Fachwissen in Informatik nicht nötig. Denn solche RPAs zeichnen sich dadurch aus, dass keine Programmierkenntnisse nötig sind. Die Einstiegshürden sind somit tief. Und wer kennt den Prozessablauf besser als diejenigen, welche ihn Tag ein Tag aus durchführen? Für Personen, welche bereits Erfahrung mit Makros oder ähnlichem haben, bieten RPAs ebenfalls die Möglichkeit, einzelne Code-Fragmente in die Automatisierung mit einzubetten.
Im Land der (fast) unbeschränkten Möglichkeiten
Die Möglichkeiten eines solchen Tools scheinen immens. Und wenn man sich die Anwendungsbeispiele ansieht, scheinen dem Tool keine Grenzen gesetzt zu sein – diese reichen von Spielereien wie dem automatischen Aufrufen einer Webseite bis hin zu komplexen Robotern, welche sich selbständig in Systeme einloggen und Mails schreiben und versenden.
Ein kurzer Überblick und Anwendungsfall zeigt folgendes Video von der Firma KPMG. Hier geht es um die automatisierte Übertragung von einkommenden Rechnungen in das System SAP. Dieser Prozess wird vom Software-Roboter übernommen und selbstständig ausgeführt.
https://www.youtube.com/watch?v=xW95yb6J1eU&ab_channel=KPMGNederland
Was jedoch nicht in Vergessenheit geraten darf: Es können nur Aufgaben automatisiert werden, welche bereits in irgendeiner Form digital sind. RPA kann daher als Ergänzung einer Digitalisierungsstrategie sein, löst aber nicht die konkreten Systeme ab. Sie verhilft den Unternehmen zur Automatisierung ihrer Prozesse, aber sie ist dennoch keine Digitalisierung.
Die ersten Schritte mit RPA
Mittlerweile gibt es eine grosse Auswahl an verschiedenen Robotic Automation Process Tools, welche zur Verfügung stehen. Auch nimmt der Umfang und Möglichkeiten dieser Plattformen immer mehr zu. Nach Gartner gehört UIPath zu den Leadern der Robotic Automation Process Tools. Dieser kann über Ihre Webseite heruntergeladen werden. Für den Anfang empfiehlt sich die IDE UiPath Studio. Diese ist zwar im Gegensatz zur IDE UIPath StudioX mit weniger Funktionen ausgestattet, zu Beginn ist jedoch UIPath Studio völlig ausreichend. Für solche, welche nicht wild darauf los probieren möchten, sondern Robotic Process Automation Schritt für Schritt erlernen möchten gibt es verschiedene Anleitungen und Beispiele auf ihrer UI Path Academy Webseite. Diese führen sehr gut in die Funktionalität und Möglichkeiten von RPAs ein.
