Mehr und mehr Unternehmen springen auf den Trend der Digitalisierung im Bereich der Prozessdokumentation auf, um ihre Prozesse zu optimieren, langfristige Geschäftsvorteile zu erzeugen, sowie Prozesskosten zu senken. Leider gelingt dies nicht in jedem Fall. In diesem Blog-Beitrag stelle ich vor, wo die Gefahren der digitalen Prozessdokumentation lauern und wie man ihnen vorbeuget.
Prozessdokumentation
Auch wenn die Prozessaufnahme und die digitale Dokumentation sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, ist sie für die meisten Unternehmen für die Generierung eines Wettbewerbsvorteils und den langfristigen Erfolg unumgänglich. Einige Vorteile der digitalen Prozessdokumentation sind:
- Produktivitätssteigerung
- Kosteneinsparungen
- Transparenz und Verständnis
- Sicherheit bei der Bearbeitung
- Lehrmittel für neue Mitarbeitende
- u.v.m.
Die Gefahr der „reinen“ Prozessdokumentation lauert allerdings – wie so oft – bei den Menschen, welche für den Prozess verantwortlich sind oder diesen in der Praxis umsetzen. Die Prozesse müssen immer auf dem aktuellen Stand sein, sodass die Mitarbeitenden den Prozess korrekt verarbeiten. Ebenso zentral ist, dass die Mitarbeitenden gewillt sind, die Prozesse in ihrem Alltag zu integrieren. Andernfalls stellt der gesamte Prozess zur digitalen Prozessdokumentation tatsächlich eine Zeitverschwendung dar. Dass es in der Praxis zu diesem Zustand kommt, kann viele Gründe haben. Folglich sind ein paar wenige aufgeführt.
- das Projektteam hat in Sachen Schulung und Miteinbezug der Schlüsselpersonen versagt
- die Prozesse sind nicht genügend detailliert und lassen Missverständnisse und/oder Fehler zu
- die Prozesslandschaft bzw. die Umwelt der Unternehmung ist zu Komplex und die Mitarbeitenden kommen mit der Anpassung der Prozesse nicht nach
- die Prozesskultur wird von Mitarbeitenden und Vorgesetzten nicht richtig gelebt
Doch was muss man tun, damit die Prozessdokumentation keine Zeit- und Ressourcenverschwendung darstellt?
Die Antwort auf die Frage lautet…
- korrekte Prozessdokumentation mit richtigem Detailierungsgrad,
- transparente und vollständige Kommunikation mit allen Beteiligten,
- Rückenstärkung durch das Management sicherstellen und
- Weiterentwicklung / Prozessautomatisierung an der richtigen Stelle.
Auch wenn die Prozessdokumentation korrekt eingeführt und vollständig im Betrieb etabliert ist, ist die Dokumentation oft nur der erste Schritt bei der Überarbeitung / Optimierung der Geschäftsprozesse. Die meisten Prozesse beinhalten Schritte (beispielsweise Informationsaustausch zwischen den Beteiligten), welche nicht durch einen Menschen erledigt und mit Hilfe einer Workflow Engine automatisiert werden können. Ein Prozess, welcher sogar vollständig automatisierbar ist, eignet sich für eine Automatisierung mittels Robot Prozess Automation (RPA). Auf die Voraussetzungen für einen RPA tauglichen Prozess sind hier vertieft aufgeführt.
Human Workflow Management
Ist ein Prozess teilweise durch eine Workflow Engine automatisiert, ist dies als Human Workflow bekannt. Der Mitarbeiter konzentriert sich dabei auf die wichtigen Prozessschritte und wird nicht durch aufwendige repetitive Arbeiten aufgehalten. Die Prozess Engine ist also kein Ersatz für den Mitarbeiter, sondern eine starke Erleichterung im Alltag desjenigen.
Aus eigener Erfahrung ist der Alltag in der Praxis häufig sehr hektisch und unvorhergesehene Ereignisse unterbrechen die aktuellen Aufgaben. Dies führt nicht selten dazu, dass Prozessschritte zu spät oder gar nicht erledigt werden. Durch die Unterstützung einer Workflow Engine kann dies verhindert werden.
Das folgende Video zeigt anhand einer Beispielsunternehmung die Möglichkeiten und Vorteile einer automatisierten Prozesslandschaft mittels Human Workflow Management auf. Auch wenn der Beitrag auf die Applikation „proALPHA“ abzielt, zeigt das Video die theoretischen Grundlagen anhand eines Beispiels aus der Praxis sehr gut auf.
Fazit
Die Frage „Ist Prozessdokumentation eine Zeitverschwendung oder der erste Schritt?“ kann ich nicht eindeutig beantworten, da es situativ stark variiert. Klar ist, dass ein Projekt zur Prozessdokumentation und Prozessoptimierung von Anfang an korrekt aufzugleisen ist, damit das Projekt nicht in einer Zeitverschwendung endet. Fehlen im Unternehmen vertieftes Knowhow und die nötige Erfahrung für eine solches Projekt ist meine Empfehlung: „Ziehen Sie einen externen Berater/Spezialisten bei, der das Projekt begleitet“. Für viele erfolgreiche Unternehmungen sind optimierte, transparente und teilweise automatisierte Prozesse wichtige Bestandteile des Erfolgs. Dies beweist, dass die digitale Prozessdokumentation der erste Schritt in die richtige Richtung darstellt. Allerdings ist es unumgänglich, dass genügend Ressourcen, Wissen und Rückenstärkung der Unternehmung für ein solches Projekt aufgewendet werden.
weiterführende Links
- erste Schritte in der Prozessdokumentation von Lucidchart
- Blog Beitrag zum Thema: „Human Workflow Management sorgt für mehr Flexibilität innerhalb der Prozesse!“
- Human Workflow Management Software von Kissflow
- Human Workflow Management Software von TIN Solutions
- RPA Voraussetzungen
Quellen
- Titelbild: Pixabay
- Human Workflow Grafik: Pixabay
- Video: Youtube
- Vorteile Prozessdokumentation: Lucidchart.com
