RPA: Achtung die Roboter kommen! – oder etwas in dieser Art

Die Angst, dass Jobs durch Automatisierungen und Robotern, der Vergangenheit angehören wird, ist berechtigt. Irgendwann. Heutzutage helfen die Roboter gegen Routinearbeit.

Im Folgenden wird die Technologie RPA erklärt und beschrieben. Dieser Beitrag soll helfen zu verstehen was diese Roboter sind, wie sie funktionieren und wo man sie wiederfindet.
Und nur als kleiner Input: Obwohl wenig darüber geschrieben wird, RPA ist nicht tot. RPA hat sich etabliert.

Diese Themen werden abgedeckt:

• Was ist RPA
• Wo wird RPA verwendet
• Anwendungsbeispiele
• Vor- und Nachteile
• Fazit

Keine Zeit zu lesen? Hier eine Einführung in zwei Minuten:

Doch Zeit zum Lesen? Dann viel Spass:

Was ist RPA?

Die Technologie ist laut dem Hype-Cycle des Marktforschungsherausgeber «Gartner» vor der Etablierung in der Businesswelt. Um RPA, die Kurzform für Robotic Process Automation, war lange ein Hype. Doch was ist das?
Auf Deutsch nennt man es robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Dies wird, wie es der Name schon sagt, bei automatisierbaren Prozessen verwendet. Automatisierbare Prozesse sind sich wiederholende, repetitive, stabile und standardisierte Prozesse.

Wie kann mir ein Roboter in meinem Unternehmen helfen? Diese kostengünstige Softwareroboter kopieren den Menschen und ahmen die Tätigkeiten nach. In diesen Prozessen kann der Roboter nahezu alles, was der Mensch kann. Es entstehen Interaktionen mit dem Interface, es werden Daten kopiert oder geschrieben.

Selbst getestet kann ich mitteilen, dass auch eine Preisüberwachung funktioniert. Nachdem der Prozess konfiguriert ist, ist der Roboter selbstständig in die Weiten des Internets und notierte Preise aus einem Webshop in ein Excel-Sheet und speicherte diese ab.

Was ist RPA nicht?

Roboter, die die Weltherrschaft an sich reissen und die Menschheit versklaven. Dank Hollywood denken viele, wenn der Begriff «Roboter» fällt, an Arnold Schwarzenegger als Terminator. Soweit sind wir heute nicht.

RPA ist keine:

• physische Maschine
• AI, zumindest nicht in der Definition. Durch Einbindung neuer Tools macht man auch hier Fortschritte.

Jedoch sehen viele das Potential, mit RPA einen Schritt in die Hyperautomatisierung zu gehen.

Wo wird RPA verwendet?

Wo es dem Menschen ermöglicht werden soll, sich auf die wichtigen Dinge der Arbeit zu fokusieren. RPA wird in sogenannten informationsverarbeitenden Prozessen eingesetzt. Es geht dabei nicht in erster Linie dem Arbeitnehmer den Alltag zu versüssen, nein, viele Fehler ereignen sich bei repetitiven Arbeiten. Der Vorteil: Sie sind regelbasiert und schreien somit Automatisierung.

Es gibt keine Branche wo sich RPA besonders gut oder schlecht eignet. Es ist universell einsetzbar.

Was kann dies beispielsweise sein?

Ein Roboter könnte täglich auf den Webshop eines Konkurrenten zugreifen, ein Produkt auswählen, die Daten auslesen und in ein Formular übertragen. Wiederum könnte ein anderer Roboter diese Dateien auslesen und im eigenen Shop anpassen.

Wann lohnt sich die Automatisierung?

Im Falle, dass der Prozess nicht zu komplex ist, jedoch regelbasiert und sich oft wiederholt. Ebenfalls, bei Prozessen mit hoher Fehleranfälligkeit, welche durch automatisierung an Stabilität gewinnen. Das Interface muss konstant und stabil sein.

Sobald menschliche Fähigkeiten nötig sind, ist RPA suboptimal.

Anwendungsbeispiele

Das Unternehmen KOFAX, spezialisiert auf Prozessautomatisierung, nennt 100 Möglichkeiten für die Automatisierung mit RPA, die folgend Fälle wurden hervorgehoben um ein Verständnis zu schaffen und aufzuzeigen wie vielfältig die Technologie einsetzbar ist.

1. Onboarding von Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitern
2. Wartungsarbeiten für die Daten aus Punkt 1
3. Berichtsaggregation
4. Lohnabrechnung
5. Preisüberwachung von Konkurrenzprodukten

Wo kann RPA nicht helfen?

Das Ziel von RPA ist es dort einzuspringen, wo keine Schnittstellen gegeben sind.

RPA eignet sich nicht, falls die Prozesse nicht klar definiert sind. Meist könnte eine Prozessoptimierung den ersten Schritt machen. Eventuell entfällt dadurch RPA.

Auch muss der Aufwand beachtet werden, ob ein Roboter die Zeitersparnisse gerechtfertigt.

Vorteile und Nachteile RPA

Vorteile:

• Kostengünstig
• 24/7 in Betrieb
• Mitarbeiter können sich nicht komplexen Aufgaben widmen
• Kürzere Durchführungszeiten
• Interaktion mit mehreren Programmen
• Regelbasiert
• Risikominimierung
• Einstieg für Businessanwender durch Low-/No-Code

Nachteile:

• Reduktion von «Human Power»
• RPA gewinnt jeden Tag an Komplexität
• Verhindert innovatives Denken
• Anpassungen, Wartungen und Monitoring der Roboter ist manuell
• Kosten für die Einführung.

Fazit

RPA ist eine starke Technologie, die bei Gartner nicht mehr im Hypecycle wiederzufinden ist und dafür einen eigenen Magic Quadranten, gefüllt mit Player wie UiPath, BluePrism, SAP oder Microsoft, erhalten hat. Verfolgt man die Thematik um die Automatisierung fällt es auf, dass RPA sich etabliert hat.

Laut Cathy Tornbohm, Reasearch Vice President bei Gartner rechne man mit einer erhöhten Nachfrage als Folge von Covid-19:

«Gartner anticipates RPA demand to grow and service providers to more consistently push RPA solutions to their clients because of the impact of COVID-19”

Mit optimierten Prozesslaufzeiten, Kosten- und Risikominimierung machen Unternehmen mit Hilfe von RPA einen Schritt Richtung Hyperautomation.

Jedoch ist RPA kein Wunderheilmittel für schlecht strukturierte Unternehmen. Geeignete Prozesse müssen zuerst identifiziert und optimiert werden, bevor man mit den «Click-Robotern» starten kann. Des Weiteren ist so ein Roboter zwar pflegeleicht, doch das Monitoring kostet ebenfalls Zeit. Und wir wissen ja, Zeit ist Geld.

Geld lässt sich jedoch klar mit RPA einsparen. Jedes Unternehmen muss sich die Vor- und Nachteile für die eigenen Prozesse aufzeigen und selbst berechnen ob sich eine Implementation der «bösen» Roboter lohnt.

Weiterführende Links

uiPath Academy zum Kennenlernen und erlernen von RPA:
https://www.uipath.com/rpa/academy

Vergleich von uiPath, blueprism und Automation Anywhere:
https://www.youtube.com/watch?v=EnpfCl9iAng

Gartner Bericht für das Jahr 2020 (Benötigt Account):
https://www.gartner.com/en/documents/3988021/magic-quadrant-for-robotic-process-automation

Use Cases für Anwendungzwecke:
https://research.aimultiple.com/robotic-process-automation-use-cases/

20 Minuten Einführung in RPA:
https://www.youtube.com/watch?v=mdWLEHTNjXY

Kritiker zu RPA:
https://nativdigital.com/rpa-kritik/

Microsoft Power Automate RPA Seite:
https://flow.microsoft.com/en-us/robotic-process-automation/

SAP Intelligent RPA Übersicht:
https://www.sap.com/swiss/products/robotic-process-automation.html

SAP und RPA:
https://it-onlinemagazin.de/rpa-mit-sap-einsatzmoeglichkeiten-beispiele-und-erfahrungen/