Automatisierung ist im Trend, Angst und Unwissen in den Köpfen. Was Robotic Process Automation ausmacht und warum man davor keine Angst haben muss, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Die Digitalisierung schreitet seit Jahren unaufhaltsam voran und insbesondere im Jahr 2020 wurde aus bekannten Gründen schneller und intensiver digitalisiert als je zuvor. Ein wichtiges Instrument kann dabei die sog. Robotic Process Automation, kurz RPA sein. Obschon der Name etwas irreführend ist, sagen die letzten beiden Wörter bereits an, worum es geht. Das Stichwort ist Prozess Automatisierung.
Wie funktioniert so ein Roboter?
Anders als bei Automatisierung durch Veränderung der verwendeten Software oder grobe Umstellung der Arbeitsprozesse kann RPA bei strukturierten Standardprozessen verwendet werden, ohne die Legacy Systeme zu verändern. RPA ist also nicht invasiv und kommt ohne Schnittstellen und weitestgehend ohne Anpassung an bestehenden Systemen zum Einsatz. Der Roboter wird sozusagen einfach an die Stelle des Mitarbeiters gesetzt- der dann überwachen oder die Zeit für andere, komplexe Aufgaben verwenden kann.
«eine Software, die menschliche Interaktion nachahmt, indem die gleichen Applikationen des manuellen Prozesses bedient werden»
Fakt ist, dass viele Prozesse stark repetitive, zeitraubende und fehleranfällige Aufgaben beinhalten. Nun unterstützt dabei in der Verwendung von RPA nicht wirklich ein Roboter, sondern «eine Software, die menschliche Interaktion nachahmt, indem die gleichen Applikationen des manuellen Prozesses bedient werden», erklärt Fabrizio Lamari, RPA Profi bei UMB. Wie er weiter ausführt, wird dabei dasselbe GUI (Benutzeroberfläche) verwendet wie vom User, der «Roboter» klickt sich aber autonom, respektive so wie er es gelehrt wurde durch die Anwendungen hindurch. Dies limitiert den manuellen Prozess des Benutzers, senkt die Fehlerquote und schafft somit viel Zeit, die für andere, sinnvolle Aufgaben verwendet werden kann.
Was können nun diese Roboter alles?
RPA kommt dort zum Zug, wo standardisierte Abläufe Zeit und Nerven kosten. Diese Roboter können sich in Anwendungen anmelden, Dateien und Verzeichnisse verschieben, Datenbanken verwenden, Daten aus dem Web holen, sich mit Schnittstellen verbinden, Informationen aus PDF’s, Mails oder Formularen lesen, Emails und Anhänge öffnen und weiterverwenden und natürlich können Roboter auch gewöhnliche Rechenaufgaben lösen.
Das Potenzial für RPA ist überall dort vorhanden, wo ein Prozess häufig durchgeführt wird, wo regelbasierte Tätigkeiten und Medienbrüche oder mehrere Anwendungen involviert sind. Geringe Fehlertoleranz und notwendige Bearbeitung rund um die Uhr sind weitere Kriterien, bei denen sich die Robotic Process Automation anbieten würde. Die Grafik zeigt einen Teilautomatisierten Prozess bei dem ein Bot die repetitive, aufwändige Arbeit für den Mitarbeiter übernimmt:
Was sind die Vorteile von RPA?
Neben dem einfachen und vergleichsweise günstigen Implementieren von RPA können im laufenden Betrieb Kosten gespart, Qualität erhöht und Produktivität gesteigert werden. Mitarbeiter haben neu Kapazität für komplexe Aufgaben, oder können sich selbst an der weiteren Optimierung der Prozesse und Automatisierung beteiligen- werden also vom Arbeiter zum Optimierer. Die schnelle Implementation mit geringem Risiko, da kaum in bestehendes eingegriffen wird, ist sicherlich ein Hauptargument dafür, dass im 2020- wo es ab und zu plötzlich schnell gehen musste- viel mit RPA automatisiert wurde.
Was ist notwendig für RPA?
Unabhängig vom Boom verschiedener Digitalisierungsmittel und Trends ist man als Unternehmer gut beraten, Prozesse zu formalisieren und zu dokumentieren. Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Möglichkeiten der Technik, sondern an unklaren betriebswirtschaftlichen Vorgängen, Anforderungen, oder nicht bis schlecht dokumentierten Prozessen. Die beste Ausgangslage für kommende Vorhaben, wie der Einsatz von Robotic Process Automation ist also eine akkurate grafische Abbildung mit Dokumentation aller Prozesse. So kann leicht Optimierungspotenzial identifiziert werden und das Digitalisierungsprojekt muss nicht bei Adam und Eva beginnen- was wiederum Kosten und Zeit sparen wird.
Macht RPA Menschen arbeitslos?
Es gibt verschiedene Einsatzmöglichkeiten, die einem Mitarbeiter mehr oder weniger Arbeit abnehmen können. Dabei ist es unbestritten, dass gewisse Jobs, die komplett aus automatisierbaren Tätigkeiten bestehen, wegfallen könnten. In den allermeisten Fällen sind die Prozesse in den Unternehmen aber nicht so weitgehend standardisierbar, dass der Roboter eigenständig das ganze Tagesgeschäft übernehmen könnte. Es wird also nach wie vor Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen, die dem Roboter über die Schulter schauen, oder sich auf die komplexen Aufgaben konzentrieren können. RPA hat nicht das Ziel Menschen zu ersetzen, sondern sie dabei zu unterstützen, das zu tun, was sie am besten können. Im TedTalk erklärt David Autor den Zusammenhang von Automation und der Zukunft unserer Jobs.
