Das Digitalisieren und Automatisieren von Arbeitsabläufen optimiert Prozesse und entlastet Mitarbeiter. Dies ist mit Hilfe eines Human Workflow Managements und einer Process Engine möglich.
Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Die einfachste Gelegenheit, seine eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren, ist die Erfassung dieser in einem Management-Tool. Alle Arbeitsschritte werden bis ins kleinste Detail aufgelistet und miteinander verknüpft. Bereits hier sehen wir, wo es Verbesserungspotential gibt. Bei den meisten Unternehmen werden Prozessschritte eher starr nach demselben Verfahren aufgelistet, allerdings erfordern die heutigen Kundenanforderungen mehr Flexibilität. Das Augenmerk sollte also mehr auf strategische Agilität anstatt lediglich auf Prozesseffizienz gesetzt werden. In einem Human Workflow Management rückt der Mitarbeiter explizit in den Fokus. Das Tool hilft die Arbeitsschritte besser zu koordinieren, zu vereinfachen und den Mitarbeiter zu entlasten. Hier finden Sie eine Übersicht über geeignete Tools.
Kurzerklärung Human Workflow Management
In folgendem Video erklärt die Firma iGrafx das Human Workflow Management:
Automatisierung
Durch Technologien wie Internet of Things, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden manuelle Tätigkeiten immer einfacher automatisierbar. Für die automatische Ausführung ist eine Process Engine notwendig.
Dadurch, dass Arbeiten automatisiert werden, fallen aber oft auch Arbeitsplätze weg respektive entstehen neue. Eine Umfrage des Randstad-Korrespondenten mit 1’200 Befragten ergab, dass die Automatisierung von den Mitarbeitern als durchaus positiv oder sogar als eine Chance angesehen wird:
https://www.weiterbildungsmarkt.net/news/umfragen-zur-automatisierung-der-arbeitswelt-bereitschaft-fuer-weiterbildung-ist-gross-5838/
Wozu eine Process Engine?
Die Process Engine ist für die reine Ausführung von Aktivitäten zuständig. Die Abfolge der einzelnen Aktivitäten muss in einem Management Tool vorab definiert werden. In den meisten Human Workflow Management Systemen ist eine Process Engine bereits enthalten und übernimmt selbstständig automatisierte Prozesse. Bei der Anschaffung eines solchen Systems, empfehle ich, vorab abzuklären, ob dies wirklich der Fall ist. Mühsame Routinearbeiten können durch eine Process Engine übernommen werden. Dies gilt sowohl für Menschen- wie auch Maschinenaktivitäten.
Kosten
Lizenzinformationen für die Anschaffung eines guten Human Workflow Management Systems mit integrierter Process Engine sind via Internet nicht auffindbar, beziehungsweise nicht pauschal möglich, da der Preis sehr von Kundenwünschen abhängt. Laut kurzem Gespräch mit einem Vertreter der Firma TIM Solutions GmbH sind die Kosten auf den ersten Blick relativ hoch. Dazu kommen noch unzählige Arbeitsstunden, um die Prozesse zu integrieren. Allerdings sollte sich ein Unternehmen der Kosten wegen nicht abschrecken lassen, weil sie sich durch die Prozessoptimierungen schnell amortisieren lassen.
Darum sollten Ihre Prozesse unbedingt digitalisiert und automatisiert werden
Um das erfolgreiche Wirtschaften und Bestehen eines Betriebs zu garantieren, kommen Unternehmen nicht um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen herum. Normalerweise startet ein Prozess mit einem Stück Papier. Mit der Zeit besitzt das Unternehmen grosse Mengen an Dokumenten, sodass die Übersicht verloren gehen kann. Durch das Digitalisieren kann dieser einfach wiederhergestellt werden. Schliesslich wird erkennbar, wo Prozesse automatisiert und Mitarbeiter entlastet werden können. Weiter enthält fast jedes Human Workflow Management System diverse Analysetools, die selber erkennen, welche Prozesse optimiert werden sollen. Auch vereinfachen diese Tools das Planen zukünftiger Ereignisse und Erstellen von Prognosen. Durch die Automatisierung von bestimmten Aufgaben treten schlussendlich weniger Fehler auf, was Zeit und Kosten für ein Unternehmen einspart.
Um den Anschluss an den Wettbewerb nicht zu verlieren und zukunftsfähig zu bleiben ist es ein Muss, die Prozesse zu digitalisieren und automatisieren.
Weiterführende Links
– 60 Minütiges Video zu BPM & Workflows: Digitalisierung, Optimierung, Automatisierung
– Weitere Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung
