Automatisierung ist eine hervorragende Methode, um Prozesse innerhalb eines Unternehmens effizienter und mit weniger Fehlerquellen zu gestalten. Robotic Process Automation oder Business Process Automation spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation simuliert die menschliche Interaktion mit einem System. In anderen Worten trainiert der Mensch einen Software-Roboter dazu, bisher manuell getätigte Abläufe zu erlernen und beliebig oft automatisiert durchzuspielen. Menschliche Interaktionen fallen somit grösstenteils weg. Folglich können Mitarbeiter sich auf andere kreative und strategische Tasks konzentrieren.
RPA-Tools verfügen dabei über zahlreiche Technologien wie Screen Scraping, womit Bildschirmeingaben oder -ausgaben ausgelesen werden können. Dadurch kann applikationsübergreifend mit anderen Softwaresystemen interagiert werden. Bestehende Anwendungen müssen deshalb nicht verändert werden. Auch der automatisierte Prozess an sich muss nicht verändert werden, sondern kann genau gleich bewältigt werden. Denn wie ein Mensch können auch RPA-Tools Daten von externen Systemen über die grafische Benutzeroberfläche entnehmen oder eingeben, womit das aufwändige und kostenintensive Programmieren von Schnittstellen entfällt.
Was ist Business Process Automation (BPA)?
Der Kerngedanke bei Business Process Automation ist, den personellen Aufwand gering zu halten und dadurch Kosten im Unternehmen einzusparen. Dabei setzt BPA die Prozesse in den Fokus, welche mittels Restrukturierung so schlank und effizient wie nur möglich gestaltet werden. Ziel davon ist, die Ausführungszeiten eines einzelnen Prozesses zu reduzieren. Zudem soll jeder Prozessschritt automatisch den nächsten auslösen, um den Workflow zu optimieren.
Wie unterscheiden sich RPA und BPA?
Bei Business Process Automation (BPA) liegt der Fokus auf der Optimierung eines bestehenden Prozesses. Primär wird der Prozess an sich von Anfang bis Ende neu aufgesetzt, strukturiert und so gut wie möglich automatisiert. Hingegen bei Robotic Process Automation (RPA) wird der bereits bestehende Prozess und dessen einzelnen Schritte von der Struktur her nicht angepasst. Die jeweiligen Aufgaben, die vorher ein Mensch bewältigte, werden in gleicher Form wie zuvor einfach durch einen Software-Roboter erledigt. Auch wenn die beiden Begriffe sich unterscheiden, so können sie trotzdem in Kombination verwendet werden. Sowohl RPA als auch BPA sind wichtige Bestandteile von Initiativen zur digitalen Transformation. Beide Technologien eliminieren menschliche Fehlerquellen, wodurch die Genauigkeit der Prozesse innerhalb eines Unternehmens erheblich verbessert werden.
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Grundsätzlich muss bei der Überlegung zur Automatisierung eine strategische Entscheidung gefällt werden. Entweder wird ein bestehender Prozess neu strukturiert und aufgesetzt, wofür sich BPA eignet. Oder ein bestehender Prozess soll gleich bleiben, aber nicht mehr manuell sondern mittels RPA automatisiert durchlaufen. Schlussendlich profitiert ein Unternehmen von beiden Technologien.
