Prozessoptimierung ist ein zentrales Thema in vielen Unternehmen. Hierzu wird meistens eine Workflow Engine eingesetzt. Ist eine Workflow Engine die optimale Lösung oder trügt hier der Schein?
Mit dem Auftreten der Digitalisierung wird immer häufiger in Unternehmen überlegt, was verbessert werden kann, damit die Kundenzufriedenheit steigt und Wertschöpfung generiert werden kann. Nicht selten, fallen die Gedanken auf einzelne Prozesse des Unternehmens. Um die Geschäftsprozesse zu verbessern, helfen sogenannte Workflow Engines.
Was ist eine Workflow Engine?
Eine Workflow Engine ist eine zentrale Software-Komponente in der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Damit die Geschäftsprozesse automatisch ausgeführt werden, müssen diese in sogenannte Prozessmodelle dargestellt und in der Workflow Engine eingepflegt werden. Die Workflow Engine dient zur Koordination der Abläufe, welche in den installierten Prozessmodellen definiert sind. Sie liest die Prozessmodelle und arbeitet sie anschliessend ab.
Dank der Workflow Engine werden Prozesse automatisch angestossen und müssen nicht von Mitarbeitern selbst gestartet werden. Für den Mitarbeiter ist dann jeweils nur der Task (Aufgabe) ersichtlich, welche er gerade erledigen muss.
Im nachfolgenden Video wird anhand der Lohnabrechnung kurz erklärt, wie sich Geschäftsprozesse mit einer Workflow Engine digitalisieren lassen:
Wo sind die Vorteile einer Workflow Engine?
Ein grosser Vorteil ist, dass keine Schritte im Geschäftsprozess vergessen gehen können, da die Workflow Engine diese überwacht. Dies führt wiederum zu einer Qualitätssteigerung. Ausserdem wird die Effizienz gesteigert, da sich Mitarbeiter nur noch auf die Sachen konzentrieren müssen, welche sie gerade zu erledigen haben. Die Effektivität wird dank der gezielten Aufgabenverteilung ebenfalls verbessert.
Hier nochmals die grössten Vorteile einer Workflow Engine:
- Die Workflow Engine konzentriert sich nicht nur auf einzelne Prozessmodelle, sondern befasst sich mit der gesamten Geschäftsorgan
- Mitarbeiter werden die automatisierten Aufgaben abgenommen und nur die Aufgaben, welche zu komplex für eine Automatisierung sind, werden von Mitarbeiter übernommen. Dadurch haben die Mitarbeiter genügend Zeit sich den komplexen Aufgaben zu widmen
- Da die Engine alle Schritte überwacht, hilft sie, dass keine Arbeitsschritte vergessen gehen.
- Kosten können eingespart werden, da kürzere Bearbeitungszeiten entstehen
- Auf Prozessänderungen kann einfacher reagiert werden
- Bringt Transparenz über alle Abläufe im Unternehmen
- Reports sind jederzeit verfügbar für das Management
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) herrscht von Beginn an
Vorteile Workflow Engine (Bild: trueffelpix_fotolia.com)
Gibt es überhaupt Nachteile?
Auch wenn die Vorteile schon sehr vielversprechend sind, gibt es natürlich auch Punkte, die unbedingt beachtet werden müssen:
- Benötigt Schnittstellen zu den Systemen, damit Daten mit dem jeweiligen System ausgetauscht werden können
- Eine Einführung ist häufig sehr aufwändig und mit einmaligen und laufenden Kosten verbunden
- Mitarbeiter akzeptieren möglicherweise die Workflow Engine nicht, da sie sich dadurch vom Management überwacht fühlen
- Kann dazu führen, dass das Unternehmen unflexibler wird, da verbissen nach Verbesserungen und Neueinführungen von Prozessen gesucht wird.
Workflow Engine – Ja oder Nein?
Zusammenfassend ist zu sagen, dass die Vorteile die Nachteile einfach überflügeln. Wenn ein Unternehmen ein gesundes Mittelmass zwischen den jeweiligen Argumenten findet, spricht nichts dagegen, dass die Workflow Engine die Arbeit schneller, besser, günstiger und flexibler gestaltet.
Sollten Sie nun auch von einer Einführung einer Workflow Engine überzeugt sein, finden Sie hier eine Liste mit Anbietern.
