Wie ich meine ersten UiPath-Kenntnisse direkt im Unternehmen nutzte, um einen wiederkehrenden Prozess in der Immobilienbranche zu automatisieren. So kann ich jede Woche mehr als eine Stunde Zeit gewinnen.
Warum sich monotone Prozesse perfekt für RPA eignen
Im Alltag der Immobilienbranche ist Effizienz alles, besonders bei Aufgaben wie der täglichen Pflege von Listings, Bestandsdaten und Akquise-Objekten. Diese Informationen liegen meist verteilt auf mehreren Boards in monday.com, was die manuelle Erstellung einer Übersicht zeitraubend und fehleranfällig macht. Der tägliche Ablauf ist immer gleich:
- Auf das jeweilige Board in Monday gehen
- Exporteinstellungen vornehmen
- Export starten
- Datei prüfen
- Datei umbenennen
- Datei korrekt ablegen
- Ausführen eines Excel-Makros zur Konsolidierung
Genau hier kam mein erster Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) mit UiPath Studio ins Spiel. Mein Ziel war es, mithilfe des Wissens aus dem Unterricht diesen monotonen Prozess zu automatisieren und dauerhaft Zeit zu sparen.
UiPath: Mein digitaler Praktikant
Stelle dir UiPath wie einen sehr zuverlässigen Praktikanten vor, der keine Pausen braucht und immer gleich arbeitet. Er erledigt Routineaufgaben genauso wie wir es sonst selbst am Bildschirm tun würden und orientiert sich hierbei an Ankerpunkten auf dem User Interface.
Genau deswegen passt das zu meinem Fall, dort führt man auf der Web-Oberfläche immer dieselben Schritte aus: Auf Boards navigieren, Dateien exportieren, Download abwarten, Dateien ablegen. UiPath übernimmt diese Klickstrecke für mich und macht im Anschluss gleich die Ordnungsschritte (Ordner erstellen, Dateien verschieben und umbenennen). Zum Schluss soll noch eine Excel-Datei geöffnet werden, damit ein Makro die einzelnen Exporte zusammenführt.
Von der Idee zur Umsetzung
Bevor ich mit UiPath loslegte, habe ich den gesamten Prozess als BPMN-Diagramm skizziert. Diese visuelle Vorbereitung war entscheidend, um in der Umsetzung keine Schritte zu vergessen.
Dann habe ich gezielt zu Themen wie Downloadhandling oder Dateiumbenennung nach Video-Tutorials gesucht. YouTube bietet hier erstaunlich viele gute Walkthroughs und Online-Courses mit Übungen. Meine Umsetzung erfolgte Schritt für Schritt, mit intensiven Tests nach jeder Änderung und mithilfe der UiPath-Dokumentation.
Mein grösstes Learning: Nicht der Ablauf selbst, sondern die Stabilität macht einen guten Prozess aus.
Worauf es beim Automatisieren mit UiPath wirklich ankommt
UiPath Studio bietet viele Möglichkeiten, doch gerade als Einsteiger kann man schnell den Überblick verlieren. Um von Anfang an einen stabilen und wartbaren Prozess zu entwickeln, habe ich bewusst auf einen klar strukturierten Aufbau geachtet: Ich beschriftete Prozessschritte konsequent, arbeitete/testete modular und verwendete gezielte Delays sowie eigene Logs zur Fehlersuche. Rückblickend hat mir diese Herangehensweise geholfen, den Überblick zu bewahren, einfach Anpassungen vornehmen zu können und schnell Fehler zu finden.
Damit auch dein erster UiPath-Prozess stabil läuft, sind hier einige Tipps, um erste Stolpersteine aus dem Weg zu räumen:
- In Modulen denken:
Baue einzelne Prozessabschnitte wie „Export“, „Download“, „Ablage“ separat und teste sie einzeln. - Timing ist entscheidend:
Nutze „Delays“ und Zustandsprüfungen, um Klicks im falschen Moment zu vermeiden. - Stabile Selektoren verwenden:
Wähle robuste UI-Elemente statt instabiler Indexe oder IDs. - Aufräumen nicht vergessen:
Lasse offene Tabs und Dialoge nach jedem Run schliessen, um einen sauberen Endzustand sicherzustellen. - Logik sichtbar machen:
Füge pro Phase „Write-Line“ ein, um Fehler schnell nachvollziehen zu können. - Ressourcen effizient nutzen:
Die UiPath-Dokumentation und YouTube-Tutorials sparen viel Zeit bei der Umsetzung. - Ausführung auf VM erwägen:
Ein UI-Prozess blockiert den PC, für den Regelbetrieb eignet sich daher ein dedizierter Host.
Fazit: So beginnt digitale Transformation im Kleinen
Mein erster UiPath-Prozess war mehr als ein Test, es war mein Einstieg in die Welt der Prozessautomatisierung. Ich konnte einen echten, täglich wiederkehrenden Prozess automatisieren, der mir heute spürbar Arbeit abnimmt.
Für wiederkehrende Prozesse ist UiPath eine starke Lösung, gerade im Zusammenspiel mit Web-Interfaces. Trotzdem habe ich bei mir im Unternehmen festgestellt, dass meine Arbeitskollegen mehr zu Tools wie Zapier tendieren, da dort die Benutzeroberfläche für sie verständlicher erscheint und direkt im Hintergrund ausgeführt werden kann. Für jeden, der einen Einstieg in RPA sucht und echte Arbeit sparen will, könnte UiPath eine mögliche Option sein.
Mit UiPath habe ich nicht nur einen Prozess optimiert, sondern den Grundstein gelegt, um auch künftige Herausforderungen effizient zu lösen.
Wer weiss, vielleicht beginnt auch deine Automatisierungsreise bereits mit deinem nächsten Klick!
Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung der Sprachmodelle Google Gemini und ChatGPT erstellt.
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