Automatisierung klingt nach einer schnellen Lösung. Doch nur die richtigen Prozesse bringen tatsächlich Tempo und Qualität in den Arbeitsalltag.
Warum Automatisierung nicht immer die beste Lösung ist
Automatisierung wird oft als Effizienzversprechen verkauft. Bots sollen Routineaufgaben übernehmen und den Menschen entlasten. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass der Aufwand steigt, wenn die Vorbereitung fehlt. Nicht jeder Prozess wird durch einen Bot automatisch besser.
Ich habe diese Erfahrung selbst machen müssen. In unserer Abteilung „Underwriting“ wurde ein Prozess als idealer Kandidat für RPA vorgestellt. Auf dem Papier schien alles klar. In der Umsetzung stellte sich jedoch das Gegenteil heraus. Viele unstrukturierte E-Mails, unterschiedliche Fälle und fehlende Kapazitäten führten dazu, dass der Bot ständig hängen blieb. Anstatt weniger Arbeit gab es mehr Korrekturen, neue Rückfragen und zusätzlichen Aufwand für die IT.
Genau hier entsteht der Unterschied zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn Abläufe stabil und eindeutig sind. Bevor man Tools einsetzt, lohnt sich deshalb eine kritische Frage: Ist der Prozess überhaupt bereit dafür?
Die wichtigsten Kriterien für die erfolgreiche Automatisierung von Prozessen
Damit eine Automatisierung ihren Zweck erfüllt, müssen Prozesse gewisse Bedingungen erfüllen. In der Praxis haben sich folgende Kriterien besonders bewährt:
Häufigkeit und Volumen
Je öfter ein Prozess vorkommt, desto eher lohnt sich eine Automatisierung.
Standardisierung
Klare Schritte ohne viele Ausnahmen sind entscheidend. Jeder Sonderfall kann den Bot stoppen.
Fehleranfälligkeit
Wenn viele manuelle Fehler passieren, kann Automatisierung Qualität spürbar verbessern.
Integration ohne Medienbrüche
Wer Daten noch von Hand zwischen Systemen kopiert, hat ein klares Automatisierungspotenzial.
Business Impact
Nur wenn ein Prozess wirklich Zeit oder Kosten spart, bringt Automatisierung einen messbaren Nutzen.
Damit die Auswahl im Alltag leichter fällt, hilft ein einfacher Entscheidungsbaum:
Und wer das Ganze lieber in 90 Sekunden erklärt haben möchte, findet hier ein Video, das Automatisierungskriterien anschaulich zusammenfasst:
3. Automatisierung im Vergleich. Erfolg oder Mehraufwand
Wie gross der Unterschied sein kann, zeigt ein Blick in zwei typische Szenarien aus dem Unternehmensalltag.
Wenn Automatisierung funktioniert
Ein Finanzunternehmen wollte die Verarbeitung von Eingangsrechnungen vereinfachen. Bevor ein Bot zum Einsatz kam, wurden die Abläufe analysiert und standardisiert. Rechnungen lagen danach in einem einheitlichen Format vor, sodass die Daten automatisch ausgelesen und ins System übertragen werden konnten. Die Mitarbeitenden kümmerten sich um Kontrolle und Freigabe statt um Tipparbeit. Das entlastete die Teams sofort und der Nutzen war klar sichtbar.
Wenn Automatisierung zum Zusatzaufwand wird
In einem anderen Unternehmen sollten Kundenanfragen automatisiert bearbeitet werden. Es gab viele E Mails, aber keine einheitliche Struktur. Manche Nachrichten enthielten mehrere Anliegen, andere waren unvollständig. Der Bot konnte die Inhalte nicht sauber zuordnen und legte Fälle falsch ab. Statt Entlastung gab es mehr Nacharbeit und zusätzliche Anpassungen in der IT. Hier wurde ein Prozess automatisiert, der dafür noch gar nicht bereit war.
Was bleibt hängen
Automatisierung verstärkt das, was da ist. Gut strukturierte Prozesse werden besser. Schlechte Prozesse werden sichtbar schlechter. Deshalb lohnt sich zuerst Ordnung, erst dann Technik.
4. Was bedeutet das für Unternehmen
Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn ein Prozess stabil, klar strukturiert und häufig genug auftritt. Wer ohne Analyse automatisiert, riskiert Zusatzkosten statt Entlastung. Der erfolgreichste Einsatz beginnt daher nicht beim Bot, sondern bei der ehrlichen Beurteilung des eigenen Prozesses.
Möchtest du mehr zu diesem Thema wissen, schau dir folgende Links an:
Weiterführende Links:
Video: https://www.youtube.com/@danleeman
https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/talent/intelligent-automation-2022-survey-results.html
https://www.hyland.com/en/resources/articles/process-automation-guide
https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/17517575.2024.2400474
Dieser Blogbeitrag wurde mit Unterstützung des KI-Sprachmodells ChatGPT erstellt.
