Für viele Unternehmen, die mit agilen Methoden arbeiten, ist Jira die zentrale Plattform zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben. Neben der Planung und Nachverfolgung bietet Jira zahlreiche Funktionen zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Besonders die integrierte Automatisierung übernimmt Routineaufgaben und erleichtert den Teams den Arbeitsalltag.

Was ist Jira Automation und wie funktioniert es?

Jira Automation ist eine integrierte Funktion, die agilen Teams ermöglicht, repetitive Aufgaben zu eliminieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Über eine intuitive Benutzeroberfläche lassen sich Regeln nach dem Prinzip „Wenn dies, dann das“ erstellen. Diese Regeln reagieren automatisch auf bestimmte Ereignisse und erledigen Aufgaben, ohne dass ein manueller Eingriff notwendig ist.

Schauen Sie sich dieses Video (in englisch) an, um einen schnellen Überblick zu erhalten:

Video: Kurz-Einführung in Jira Automation, Quelle: YouTube – Automation for Jira

Die zentralen Elemente der Automatisierungsregeln

Eine Automatisierungsregel setzt sich aus drei zentralen Elementen zusammen: Trigger, Bedingungen und Aktionen.

• Der Trigger (When) ist das Ereignis, das die Regel auslöst, wie z. B. die Erstellung eines neuen Tickets, eine Statusänderung oder das Hinzufügen eines Kommentars.
• Sobald der Trigger aktiviert wurde, überprüft die Regel vordefinierte Bedingungen (If). Diese fungieren als Filter und stellen sicher, dass nur bestimmte Anforderungen erfüllt sein müssen, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird. Zum Beispiel könnte eine Bedingung prüfen, ob ein Ticket vom Typ „Bug“ ist oder ob der aktuelle Status „In Bearbeitung“ lautet.
• Sind die Bedingungen erfüllt, folgen die Aktionen (Then). Diese definieren die automatisierten Schritte, die ausgeführt werden. Dazu gehören beispielsweise das Zuweisen eines Tickets an ein Teammitglied, das Versenden einer E-Mail oder das Hinzufügen eines Kommentars.

Links zu Listen der verfügbaren Elemente: Trigger, Bedingungen, Aktionen

Best Practices und erweiterte Funktionen für Jira Automation

Mit diesen Best Practices und erweiterten Funktionen nutzen Sie das volle Potenzial von Jira Automation.

Regeln schrittweise aufbauen
Beginnen Sie mit einfachen Automatisierungen, bevor Sie komplexe Regeln erstellen. Testen Sie jede Regel in einem begrenzten Kontext, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht funktioniert.

Nutzung von Bedingungen für granulare Steuerung
Mit robusten Bedingungen stellen Sie sicher, dass Regeln nur in spezifischen Szenarien ausgeführt werden und ungewollte Aktionen vermieden werden.

Benachrichtigungen strategisch einsetzen
Zu viele Benachrichtigungen können kontraproduktiv sein. Reduzieren Sie die Anzahl der Benachrichtigungen auf kritische Ereignisse, um eine Überflutung zu vermeiden.

Rule Actor optimal nutzen
Der Rule Actor ist das Konto, unter dem eine Automation ausgeführt wird. Verwenden Sie dafür ein technisches Benutzerkonto statt eines Enduser-Accounts, um die Nachvollziehbarkeit in Audit-Logs zu gewährleisten und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Geben Sie dem Konto nur die benötigten Berechtigungen, um eine klare Trennung zwischen manuellen und automatisierten Aktionen zu gewährleisten. Rule Actor – Atlassian

Nutzung von Vorlagen
Jira bietet vorgefertigte Automatisierungsregeln für häufige Anwendungsfälle. Nutzen Sie diese Vorlagen als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Anforderungen an. Vorlagenbibliothek für Jira Automation – Atlassian

Überwachung der Automatisierungen
Behalten Sie Ihre Automatisierungen im Blick, indem Sie die Audit-Protokolle nutzen. Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um über Fehler informiert zu werden. Audit Log – Atlassian

Rule Branching
Rule Branching ermöglicht es, Automatisierungen auf verknüpfte Issues, Sub-Tasks oder andere spezifische Elemente anzuwenden, ohne den Hauptablauf zu unterbrechen. Beachten Sie, dass verschachtelte Branches und If/Else-Bedingungen innerhalb von Branches nicht erlaubt sind. Rule Branching – Atlassian

Verwendung von Smart Values
Verwenden Sie Smart Values, um dynamische Inhalte wie Datumsangaben, Bearbeiter oder Ticketstatus in Automatisierungen einzufügen. Beispiel: Kommentar mit aktuellem Bearbeiter: „Dieses Ticket wird von {{assignee.displayName}} bearbeitet.“ Smart Values – Atlassian

Happy automating!

Weiterführende Links

• Offizielle Dokumentation zu Jira Automation – Atlassian
• Jira Automation Tutorials – Atlassian
• Jira Automation: Grundlagen – Sebastian Höhne

Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung von ChatGPT und den Informationen von Atlassian erstellt.