Wie Process Mining den Weg zu unentdeckten Effizienzschätzen ebnet

Meine IST-Prozesse weichen stark von meinen SOLL-Prozessen ab. Was kann ich tun, um meine Prozesse effizienter zu gestalten? Will van der Aalst hat eine Methode entwickelt, die Geschäftsprozesse anhand von Echtzeitdaten optimiert.

In den Datenbanken und IT-Systemen von Unternehmen sind Unmengen von Tabellen mit Zeitstempel oder Daten gespeichert. Unternehmen sind mit der wachsenden Komplexität ihrer Prozesse konfrontiert. Durch Process Mining sind neue Chancen entstanden, anhand dieser Daten, Geschäftsprozesse zu verbessern. Grossunternehmen wie IBM und Siemens setzen bereits auf Process Mining und sparen Millionen.

„Prozessinnovation ist der Schlüssel zur Transformation und langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens“.

John Doe, Unternehmensberater.

Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Methode, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse anhand von Echtzeitdaten zu analysieren und mit Visualisierungstechniken bereitzustellen. Es geht darum, den Ist-Zustand von Prozessen auf Basis von IT-System erfassten Daten zu modellieren und somit eine Brücke zwischen der geplanten Prozessstruktur (SOLL-Prozessmodell) und der tatsächlichen Ausführung (IST-Prozessmodell) zu schlagen.

Video Tipp: Schauen Sie dazu das kurze Erklärvideo von Sifters:

Anwendungsgebiete von Process Mining

Dadurch, dass heutige Geschäftsaktivitäten meist durch IT-Systeme gestützt sind, werden Aktivitäten, welche die Mitarbeitenden ausführen, in diesen Systemen erfasst. Diese einzelnen Schritte, werden in einem sogenannten Ereignisprotokoll (engl. Event Log) abgespeichert und bilden eine zeitliche Abfolge der einzelnen Prozessschritte ab. Jede Analyse durch Process Mining, basiert auf diesen Eventlogs. Abhängig von den genutzten Daten wird zwischen 3 Anwendungsgebieten unterschieden:

• Discovery (Prozesserkennung)
  • Eventlogs werden ohne weitere Informationen verarbeitet und anhand dieser wird ein Modell erstellt.

• Conformance (Übereinstimmung)
  • bestehendes Prozessmodell (z.B. Organigramm, Onboarding-Prozess etc.) wird mit den zugehörigen Eventlogs verglichen. Somit wird das Modell mit der Realität abgeglichen und Abweichungen werden identifiziert.

• Enhancement (Erweiterung)
  • bestehendes Prozesmodell wird anhand der Eventlogs erweitert und verbessert. Zusätzlich zur Übereinstimmungsmethode wird hier das Modell auch verändert, um ein neues verbessertes Modell zu erhalten.

Vorteile von Process Mining

Im Gegensatz zu klassischen Werkzeugen, wie Interviews, Workshops und weiteren Methoden, bietet das Process Mining folgende Vorteile, um Geschäftsprozesse aufzunehmen:

• Modellierung von implizitem und sonst verborgenem Prozesswissen

• Bestimmung quantitativer Eigenschaften von Geschäftsaktivitäten, z.B.:
  • Warte-, Bearbeitung-, Übergangszeiten
  • Prozessvarianten und deren Auftretenshäufigkeit

• Identifikation unerwarteter Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten, z.B.:
  • Unbekannte Rücksprache-/ Freigabeaktivitäten
  • Nacharbeit

Um den Vorteil von Process Mining zu veranschaulichen folgend ein Video über den Einsatz von Process Mining an einem hypothetischen Szenario in der Praxis:

„Der Nutzen ist dort am größten, wo die Prozesse Mist sind“.

Wil van der Aalst, Gottvater des Process Mining

Die Macht des Process Mining für Unternehmen

Oft sind Geschäftsprozesse in der Ausführung deutlich komplexer als Sie dokumentiert wurden. Auch die Vorstellung der Mitarbeitenden, wie Geschäftsprozesse ablaufen sollten und wie sie in Wirklichkeit ablaufen, unterscheiden sich oft massgeblich. Mit Process Mining haben Unternehmen die Möglichkeit, tiefer in ihre Abläufe einzutauchen und somit einen Abgleich zu erhalten, inwieweit ihre tatsächlichen IST-Prozesse mit den modellierten SOLL-Prozessen übereinstimmen. Wartezeiten, Bearbeitungszeiten und Übergangszeiten werden nicht mehr nur geschätzt, sondern in Echtzeit exakt gemessen. Methoden wie Six Sigma und Lean zeigen auf, wie die Reduktion von operationalen Kosten die Kapitalrendite erhöhen kann.

Kürzlich wurden über 100 Führungskräfte von grossen Unternehmen durch Deloitte und HFS Research befragt, wie sich Process Mining im Jahr 2023 entwickeln wird. Folgend eine detaillierte Übersicht über die Punkte, welche nach Angabe der Führungskräfte einen Wert für das Unternehmen generieren:

Eine Lösung für alle?

Es ist eine gewisse Komplexität im Unternehmen gefordert, um Process Mining effektiv einzusetzen. Dort wo Intransparenz und Ineffizienz herrscht, lohnt es sich, Prozesse ans Licht zu rücken. Dafür muss das Unternehmen eine gewisse Grösse haben. Denn genau in diesen Konstellationen treten Probleme wie eine fehlerhafte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen auf. Darüber hinaus ist Process Mining auch nicht gratis und lohnt sich vor allem dann, wenn Prozesse so komplex sind, dass sie von den geplanten Idealprozessen abweichen. In einer Geschäftswelt, die stets an Komplexität zunimmt, ist dieser Ansatz ein entscheidendes Werkzeug, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen erfolg zu sichern.

Weiterführende Links

• Top 44 Process Mining Use Cases in 2024
• Process Mining Guide
• 51 Process mining case studies & project results
• The Future of Process Mining

Quellen

Das Beitragsbild stammt von iStock: Artis. (2020, 8. April). Big-Data-Verarbeitung dunkler isometrischer vektorillustration. . .. iStock. https://www.istockphoto.com/de/vektor/big-data-verarbeitung-dunkle-isometrische-vektor-illustration-gm1217468468-355399625?phrase=Big+data+processing&searchscope=image%2Cfilm