Warum RPA den Onboardingprozess massiv verbessern kann
Studien zeigen, dass unzureichende Strukturen und mangelnde Professionalität im Onboarding bei etwa 21% der Fälle zu Frühfluktuation führen. Zudem geben 68% der Unternehmen an, dass ihre Onboardingprozesse verbessert werden können. Hauptgründe für die Unzufriedenheit sind manuelle Arbeiten, fehlende Koordination zwischen Abteilungen, inkonsistente Abläufe und mangelnde Prozesstransparenz, die gemeinsam zu erhöhter Frühfluktuation und damit verbundenen Kosten führen.
Da kommt die Technologie Robotic Process Automation ins Spiel. RPA zeichnet sich durch die Übernahme repetitiver Tätigkeiten von einem Softwareroboter anstelle eines Benutzers aus. Der Onboardingprozess ist aufgrund seiner wiederkehrenden Abläufe und klaren Regelungen besonders gut für die Automatisierung geeignet. Da es zudem nur wenige Ausnahmefälle gibt, kann der Roboter diesen Prozess kosteneffizient übernehmen.
Welche Aufgaben der Softwareroboter im Onboardingprozess übernimmt
- Bestellvorgänge: Hardwarebestellungen, Bürozubehör, Firmenausweise
- Erstellung von Benutzerkonten: Active Directory inkl. Berechtigungsvergabe, 3rd-Party Tools, Partner Portale
- Human Resources: Arbeitsvertrag, Versicherungsabschlüsse, Vergütungsdaueraufträge, interne Kommunikation über Anstellung
- Einarbeitung: Freischaltung Schulungsmaterial, Vorabinformation und Reservation Schulungstermine, Definition Firmenpate
Vorteile durch den Einsatz von RPA
Die vollständige Abwicklung des Onboardingprozesses ist ein markanter Vorteil von RPA. Der Softwareroboter durchläuft nicht nur akribisch jeden Aspekt des Prozesses, sondern gewährleistet auch eine präzise Ausführung repetitiver Aufgaben, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich reduziert wird. Dies stellt sicher, dass alle erforderlichen Vorbereitungen für einen reibungslosen ersten Arbeitstag zeitgerecht abgeschlossen werden.
Der Softwareroboter bewältigt die Aufgaben des Onboardingprozess in einem Bruchteil der Zeit, die für manuelle Bearbeitung benötigt würde. Diese Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden, indem sie ihnen die Freiheit gibt, kostbare Zeit für kreative und strategische Aufgaben zu nutzen. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch Raum für innovative Ansätze geschaffen, die das gesamte Arbeitsumfeld positiv beeinflussen können.
Des Weiteren ermöglicht RPA eine konsistente Anwendung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren im gesamten Onboardingprozess. Durch die Standardisierung wird gewährleistet, dass alle neuen Mitarbeitenden die gleiche hochwertige Einführung erfahren, unabhängig von individuellen Unterschieden. Dies fördert nicht nur die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden, sondern erleichtert auch die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen.
Was gilt es zu beachten
- Prozessanalyse: Der jetzige manuelle Prozess muss gründlich analysiert werden. Sämtliche Aktivitäten im Onboardingprozess müssen dokumentiert sein und soweit wie möglich standardisiert sowie digitalisiert sein.
- Ausnahmefälle: Mögliche Ausnahmefälle im Onboardingprozess müssen identifiziert werden. Aktivitäten, die zu diesen Ausnahmezuständen führen, müssen speziell berücksichtigt werden. Diese Fälle werden allenfalls nicht durch RPA automatisiert.
- Change Management: Die Integration eines Softwareroboters in eine bereits etablierte Unternehmenskultur erfordert eine rechtzeitige und klare Kommunikation. Es ist wichtig, von Anfang an den Mythos zu entkräften, dass die Automatisierung zwangsläufig mit Arbeitsplatzverlust verbunden ist.
Kosteneinsparungen durch RPA
Softwareroboter können Aufgaben bis zu viermal schneller als Menschen erledigen und theoretisch 24 Stunden am Tag arbeiten. Dies führt zu einer etwa 20-fachen Kapazitätssteigerung im Vergleich zu menschlicher Arbeitskraft. RPA bietet daher hohe Einsparpotenziale, wobei Fallbeispiele und Studien Einsparungen zwischen 30% und 80% zeigen. Zusätzlich verbessert RPA die Produktivität und Qualität der Arbeitsprozesse und ermöglicht eine flexible Anpassung an schwankende Kapazitätsbedarfe.
Softwareroboter einzusetzen lohnt sich besonders bei einem hohem Onboarding-Aufkommen, da sich die Effizienz- und Kostenvorteile in diesen Fällen stärker bemerkbar machen. Bei geringeren Onboardingzahlen könnten die initialen Kosten und der Aufwand für die Implementierung und Wartung von RPA-Systemen die Einsparungen überwiegen. Daher ist es essenziell eine Kostenrechnung aufzustellen, die die Rentabilität von RPA im eigenen Unternehmen analysiert.
Weiterführende Links
Quellen
- Automation Anywhere. (o. D.). 6 Challenges of employee onboarding—and how RPA Can help. https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/six-challenges-of-employee-onboarding-and-how-rpa-can-help
- Das Titelbild wurde mit Leonardo.ai und Adobe Photoshop Firefly generiert.
- faa, Olaf Eisele (2019, 16. Dezember. Mensch-Roboter-Kollaboration in indirekten Bereichen.https://www.arbeitswissenschaft.net/fileadmin/Downloads/Angebote_und_Produkte/Zahlen_Daten_Fakten/ifaa_Zahlen_Daten_Fakten_RPA_2019-12-16.pdf
- May, J. (2021, 13. Oktober). 6 Tipps für die Kommunikation bei der RPA-Einführung. Servicetrace. https://www.servicetrace.com/de/blog/6-tipps-fuer-die-kommunikation-bei-der-rpa-einfuehrung/
- Onboarding: die Checkliste für den optimalen Prozess. (2022, 5. Mai). Personio. https://www.personio.ch/hr-lexikon/onboarding/
- Redaktion, H. O. & Redaktion, H. O. (2023, 15. Juni). Studie offenbart zu wenige Strukturen beim Onboarding. Haufe.de News und Fachwissen. https://www.haufe.de/personal/hr-management/umfrage-zum-onboarding-in-unternehmen_80_396926.html
- Robotic Process Automation im Personalwesen. (2021, 20. August). JobRouter. https://www.jobrouter.com/de/rpa-trifft-hr/
- Safar, M. (2022, 3. Mai). Einsatzbereiche für Robotic Process Automation im Bereich Human Resources. Weissenberg. https://weissenberg-group.de/human-resources-einsatzbereiche-fuer-robotic-process-automation/
