Gibt es in Ihrem Unternehmen repetitive Prozesse, die noch manuell aufgeführt werden, fehleranfällig sind und deren Volumen hoch ist? Dann bietet Robotic Process Automation (RPA) eine passende Lösung.

Heute sind viele Unternehmensprozesse bereits optimiert, standardisiert und digitalisiert. Mit Robotic Process Automation (RPA) geht man jetzt den nächsten Schnitt in der Prozessautomation. Wiederkehrende manuelle Tätigkeiten werden einem Software-Roboter abgegeben. Robotic Process Automation ist die roboterbasierte Automatisierung von Geschäftsprozessen, die zuvor von Mitarbeitern mithilfe von Computern durchgeführt wurden. Die Roboter führen eine vordefinierte Reihe von Aufgaben aus. Es ist vergleichbar mit Makros, welche die Interkation eines Benutzers mit der Maus oder Tastatur nachahmt. RPA kann in Kollaboration, als Teil eines Arbeitsablauf eingesetzt werden, während parallel ein Teil der Tätigkeiten von Menschen durchgeführt werden.

Einsatzgebiete

Die RPA Technologie eignet sich speziell für die Automatisierung von einfachen, wiederkehrenden und standardisierten Tätigkeiten von Menschen im Umfeld von bestehenden IT-Systemen. Die Prozesse haben klare Regeln mit wenigen Ausnahmen. Die Prozesse sollten auch in einer hohen Transaktionsmenge und in hoher Regelmässigkeit ausgeführt werden.

Checkliste für geeignete Arbeitsprozesse

• Grosse Volumen
• Wiederkehrend
• Standardisierter, elektronischer Input
• Hohe Fehleranfälligkeit
• Regelbasiert
• Wenige Ausnahmen

Die Checkliste muss nicht voll umfänglich erfüllt sein, gibt jedoch Anhaltspunkte für die Identifikation von geeigneten Prozessen.

Beispiele für RPA automatisierte Tätigkeiten

• Eingabe von Informationen über einen neuen Mitarbeiter ins Personalsystem, Kundendaten ins CRM-System
• Einrichtung eines Business Intelligence Dashboards, das finanzielle Leistungsdaten aus verschiedenen Tools (Buchhaltung, Controlling, Bankkonten) sammelt
• Sammeln von Erkenntnissen über die Produktionsprozesse, aus Daten des ERP-Systems und oder Produktionssystems
• Rechnungsextraktion und -Verarbeitung (siehe Video)
• weitere Beispiele von Einsatzmöglichkeiten: AIMultiple

Chancen

Die Software-Roboter sind in der Lage, Tätigkeiten über Benutzerschnittstellen von IT-Systemen schneller und mit höherer Genauigkeit durchzuführen als Menschen. Sie arbeiten rund um die Uhr und bieten damit eine hohe Verfügbarkeit und Einsatzflexibilität. Dies hat einen positiven Einfluss auf die Reaktions- und Durchlaufzeiten für Kundenaufträge und steigert somit die Kundenzufriedenheit.

Besonders attraktiv ist RPA für KMUs, da es sich einfach, schnell und kostengünstig in die bestehende IT-Struktur integrieren lässt. Im Vergleich zu anderen Automatisierungs-Frameworks, funktionniert RPA mit bereits verwendeten Systemen. Die bisherigen Softwareprogramme werden weiterverwendet. Die Automatisierung kann in einem kleinen Rahmen gestartet werden und über die Zeit weiter skaliert werden.

Vorteile

• Verbesserung Produktivität
• Reduzierung Kosten
• Kurze Amortisationszeit
• Einfache, schnelle Umsetzbarkeit
• Verbesserung Qualität
• Verbesserung Flexibilität
• Reduzierung Durchlaufzeiten

Nächste Schritte

Mit diesen Schritten wird die Umsetzung ein Erfolg:

1. Ist-Analyse
2. Potenzialanalyse
3. Strategieplanung
4. Umsetzung und Erfolgskontrolle

In der Ist-Analyse werden Unternehmensstruktur, IT- und Prozesslandschaft erfasst, um einen Überblick über die vorhandenen Organisations- und IT-Strukturen zu erhalten. Auf Basis dieser Analyse werden mögliche Potenziale durch RPA ermittelt und bewertet, indem manuelle IT-Prozesse identifiziert werden, die sich für RPA eignen und realistische Ziele definiert werden.

Vor der Umsetzung von RPA Projekten ist eine Strategie zu definieren, welche den Umfang, Ressourcen und Verantwortung für die Entwicklung und Pflege der RPA Lösungen festlegt. Dies kann durch externe Dienstleister oder internes Personal erfolgen.  Nach Definition der RPA-Strategie, beginnt die Suche nach einem passenden RPA-Tool, indem das Marktangebot von RPA-Lösungen analysiert, Lieferanten bewertet, selektiert wird. Eine Marktübersicht und Bewertung von RPA-Lösungen und -Anbietern bietet Gartner-Studien an.

Mit der Auswahl des RPA-Lieferanten und der RPA-Software, beginnt die Umsetzung der Prozessautomatisierung. Das Softwareprogramm mit dem ausgewählten RPA-Tool für den ausgewählten Geschäftsprozess wird programmiert, getestet und in den produktiven Betrieb überführt.

Wichtig ist, dass Unternehmen den Einsatz von RPA sorgfältig planen und bewerten. So ist die Verbesserung der Geschäftseffizienz sichergestellt und es gibt keine Qualitätsverluste.

Weiterführende Informationen

Gartner, RPA Bewertungen

RPA Faktenblatt vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V.

Quellen

Eisele (2019). Robotic Process Automation. Abgerufen am 13.01.2023 unter: https://www.arbeitswissenschaft.net/angebote-produkte/zahlendatenfakten/ue-zdf-rpa

Del Vecchio (ohne Datum). Should A Small Business Consider Using RPA?. Abgerufen am 14.01.2023 unter: https://planergy.com/blog/rpa-for-small-business/

Lander (2021). 5 RPA use cases for your small business. Abgerufen am 14.01.2023 unter: https://www.asamby.com/good-management-blog/rpa-usecases

Leimpek (2021). RPA entwickelt mittelständische Unternehmen weiter. Abgerufen am 14.01.2023 unter: https://digitaleweltmagazin.de/rpa-entwickelt-mittelstaendische-unternehmen-weiter/