Erfahren Sie in weniger als 10 Minuten was Human-Workflow-Management-Systeme (HWMS) sind und wie deren Einsatz die Fehlerquoten in ihren Prozessen verringert.
Was soll ein Human-Workflow-Management-System sein?
Das Wort «Human» verrät uns, dass der Mensch bzw. die Mitarbeitenden im Fokus stehen. Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf oder auch Geschäftsprozess. Als letztes verrät uns «Management-System», dass es darum geht, diese Abläufe zu organisieren.
Kurzgefasst geht es darum, einen Prozess, an dem mehrere Personen oder auch Programme beteiligt sind zu koordinieren. Um diese Koordination sauber zu gewährleisten, wird ein IT-System eingesetzt.
Geschäftsprozesse, die sich besonders eignen um mit solchen Systemen koordiniert zu werden, nennt man kollaborative Workflows.
Kollaborative Workflows weissen folgenden Merkmale auf:
– Mehrere Mitarbeitende sind beteiligt und/oder mehrere Applikationen werden verwendet
– Wenig Komplexität
– Wenige bis keine Ausnahmefälle
– Eine hohe Wiederholungsfrequenz
– Koordination zwischen verschiedenen Involvieren Personen
Wie helfen Human-Workflow-Management-Systeme die Fehlerquote in Prozessen zu reduzieren?
Kollaborative Prozesse, die nicht durch IT-Systeme koordiniert werden, sehen aufgezeichnet gerne so aus:
Nehmen wir als Beispiel einen Antrag für eine Weiterbildung. Die betroffene Mitarbeiterin füllt den Antrag aus und sendet diesen an ihren Teamleiter. Dieser druckt den Antrag aus Gewohnheit aus und legt ihn dann im Human Resources Büro auf den Tisch.
Allein in diesen wenigen Schritten haben wir einen Medienbruch, der Antrag könnte beim Teamleiter verloren / vergessen gehen. Im HR könnte er auf eine Beige mit anderen Dokumenten fallen oder einfach aus Versehen zur Seite gelegt werden. Die Möglichkeiten, dass in einem solchen Ablauf Fehler passieren sind unendlich.
Ein geregelter und IT-unterstützter Ablauf würde allen Beteiligten viel Zeit und dem Unternehmen Geld sparen.
Wie sieht nun ein solcher «IT-unterstützter» Prozess aus?
Aufgezeichnet sieht der Prozess noch nicht viel aussagend aus. Lassen sie mich das ganze erläutern.
Nehmen wir erneut unseren Weiterbildungsantrag aus dem ersten Beispiel. Diesmal hat unser Unternehmen den Prozess mit einem Human-Workflow-Management-System optimiert.
Über das Intranet kommen wir auf die Seite, wo ein Antrag für eine Weiterbildung ausgefüllt werden kann. Da die Mitarbeiter am Computer bereits eingeloggt sind, werden in der Eingabemaske bereits alle bekannten Informationen ausgefüllt. Diese müssen von den Mitarbeitenden nur noch überprüft werden. Alle zusätzlichen Informationen eingegeben und eventuell zusätzliche Dokumente angehängt, schickt die antragstellende Person das Formular ab.
Der Vorgesetzte erhält kein E-Mail, stattdessen wird ein Auftrag im HWMS generiert. Diese Aufträge überprüft er regelmässig, da er auch noch anderen Aufgaben hat, die über dieses System abgewickelt werden.
Hat der Vorgesetzte alle Daten überprüft und ist einverstanden, kann er den Auftrag mit einem Klick genehmigen. Der Antrag wird nun automatisch dem HR-Team zugewiesen und die nächste Person die Zeit hat, wird sich darum kümmern.
Natürlich ist der Prozess zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen aber schauen wir uns an, was an diesem Ablauf nun optimierter ist als im Ersten.
Vorteile eines Human-Workflow-Management-System:
– Immer die aktuelle Version des Antrages. Die Mitarbeitenden müssen sich keine Gedanken darum machen, ob das jetzt die aktuelle Version von diesem oder jenem Antrag ist. Wenn Änderungen gemacht werden, sehen die Mitarbeitenden immer die neuste Version.
– Es entstehen keine Medienbrüche. Es muss nichts ausgedruckt und wieder eingescannt werden. Das Formular wird mit einem Klick an die zuständige Person oder Gruppe weitergeleitet.
– Keine Flut von E-Mails. Alles läuft über das HWMS.
Die aufgelisteten Vorteile sind nicht abschliessend und beziehen sich auf das gemachte Beispiel. Vorteile variieren zwischen verschiedenen Anwendungsfällen.
Warum hat dann nicht jedes Unternehmen ein Human-Workflow-Management-System?
Eine sehr berechtigte und wichtige Frage. HWMS lohnen sich nicht für jedes Unternehmen.
Im ersten Abschnitt dieses Blogs wurde erläutert, welche Aspekte ein geeigneter kollaborativer Workflow aufweist. Anhand dieser und dem gemachten Beispiel können wir erkennen, dass es sich für ein Unternehmen, das nur wenige Mitarbeiter hat, nicht lohnt, den Prozess für Weiterbildungsanträge mit einem HWMS abzubilden.
Der Aufwand zur Digitalisierung eines solchen Prozesses lohnt sich erst, wenn eine gewisse Skalierung möglich ist. Natürlich startet man mit einem Prozess, der so digitalisiert werden soll. Mit jedem Prozess der anschliessend hinzu kommt, wird das System noch effizienter und fängt sich erst dann an zu rentieren.
Wenn Sie noch mehr zu Human-Workflow-Management und einem möglichen Tool wissen möchten, stehen Ihnen unter folgenden Links weiterführende Informationen zur Verfügung:
Workflow-Management kurz erklärt!
Erfolgsgeschichte Deutsche Bahn
Quellen:
BOC Products & Services AG. (2021, September). Digitalisierung, Optimierung, Automatisierung und Human Workflows. Vorlesungsunterlagen Dr. Christian Lichka.
TIM Solutions GmbH. (2021, Oktober). Human Workflow Management. Vorlesungsunterlagen Tobias Weissmann.
