Ziel jedes Unternehmens ist es, sich auf dem Markt durchzusetzen und langjährige Erfolgspositionen zu erarbeiten. Die Prozessautomatisierung könnte dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.
Digitalisierung ist heute in den meisten Unternehmen unter den Top 3 Prioritäten platziert. Die Geschäftsleitende oder auch Mitarbeitende erhoffen sich dadurch eine digitale Transformation des bestehenden Geschäftsmodells oder der bestehenden Prozesse. Doch Digitalisierung hat noch viel mehr Kapazität. Sie ermöglicht durch Innovation eines neuen oder durch Erweiterung des vorhandenen Segments, neue Geschäftsmodelle zu schaffen. Konkret heisst das, dass ein Geschäft vom physischen Laden zur online Verkaufsplattform – und somit auch vom physischen Produkt zur elektronischen Version wechseln könnte, z.B. Buchhandlung (physische und elektronische Bücher) oder Kleidungsstücke. So kann ein Unternehmen von dem Re-engineering des Geschäftsmodells zu neuen Erfolgspositionen gelangen und gegenüber seinen Mitbewerbern einen besonderen Vorteil erarbeiten.
Verbindungsbrücke zwischen real und digital
Hier geht es darum, wie man das reale Abbild eines Unternehmens in ein digitales umwandelt.
- Es ist wichtig, dass man zunächst die Ziele, Rollen oder die Prozessarchitektur strategisch definiert und konzipiert.
- In der Designphase werden anschliessend die festgelegten Prozesse in einer Prozesslandkarte zusammengefasst. Die daraus ausgelesenen Prozesse werden zusätzlich mit dem BPMN als Geschäftsprozess modelliert.
- Nachdem die Prozesse analysiert wurden, können sie jetzt optimiert werden. Hierbei erarbeitet man die Sollprozesse. Es empfiehlt sich immer eine Simulation der Sollprozesse durchzuspielen. So können ungeeignete Schritte in einem Ablauf frühzeitig erkennt und vermieden werden.
- In der nächsten Phase geht es um die Implementation und Umsetzung der definierten Prozesse. Da ein geschäftlicher Ablauf praktisch nie zu 100 % digitalisiert werden kann, und dementsprechend noch manuelle Schritte beinhaltet, ist nebst der technischen auch die organisatorische Einbettung im Unternehmen nicht zu vernachlässigen.
- Erst in der Ausführungs- und Betriebsphase werden die neu erarbeiteten Prozesse automatisiert durchgeführt. In diesem Schritt werden wichtige Daten erhoben, welche die Realität mit der Digitalisierung verbindet. Als Daten zählen Umfragen, KPI oder auch Wissen über die Prozesse.
- Diese Kennzahlen werden im Controlling gemessen und interpretiert. Aus dem Resultat des Controllings werden u. A. Verbesserungsvorschläge unterbreitet und Handlungen abgeleitet, die das weitere Vorgehen steuern.
Automatisierung – aber mit richtigem Vorgehen und Werkzeug
Um ein Prozess ausführbar zu machen, benötigt ein Unternehmen eine Projektorganisation. Bei der Automatisierung eines definierten Prozesses handelt es sich nämlich um eine projekthafte Umsetzung. Die projektleitende und prozessverantwortliche Person sowie der Applikationsowner sollten unbedingt in dieses Projekt miteinbezogen werden, damit das Wissen aus dem Prozessmanagement und Prozessautomation verknüpft werden. Ein fehlerhafter Prozess kann durch die Automatisation weiterskaliert werden oder ein gut entwickelter Prozess kann zu Fortschritten führen. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass Fachpersonen in das Projekt involviert werden.
Zudem ist es bedeutungsvoll, dass man sich gründlich mit dem Prozess-Lifecycle-Management beschäftigt, um die automatisierten Geschäftsabläufe langlebig beizubehalten. Die im oberen Abschnitt erwähnten Phasen helfen, um das Prozessmanagement im Unternehmen zu verankern. Dieses Rahmenwerk benötigt ein zyklisches Vorgehen, damit die Prozesse laufend verbessert und weiterentwickelt werden können. Im Idealfall können negative Skaleneffekte durch den wiederholenden Lifecycle eliminiert werden.
Rentable Digitalisierungskandidaten
Prozessdigitalisierung ist oftmals mit hohem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Deshalb ist es wichtig, dass man geeignete Prozesse aussucht, um sie zu automatisieren. Das Prozess-Lifecycle-Management unterstützt das Unternehmen, um herauszufinden, welche Prozesse in welchem Ausmass zu automatisieren sind. Nebenbei gibt es weitere Faktoren, die bei der Prozesswahl zu berücksichtigen sind. Geschäftsabläufe mit wesentlich erheblichem Volumen, stabile Durchführungen und regelbasierten Entscheidungen, sind sehr gute Kandidaten. Auch repetitive Arbeitsschritte, hoher Grad an strukturierten Daten sowie manuell bedingte hohe Fehlerquote zählen zu den Kriterien. Hier ist es wesentlich, dass die für die Auswahl relevanten Merkmale unternehmensbezogen festgelegt werden.
Sobald die Geschäftstätigkeiten auf die Kriterien abgestimmt und bewertet sind, entsteht eine «Top-Liste» mit den beurteilten Abläufen. Daraus filtert man die für die Automation am besten geeigneten Prozesse heraus und setzt sie in einem Projekt um. Im Optimalfall automatisiert man die Prozesse, welche einen hohen Anteil an den Kerntätigkeiten eines Unternehmens haben. Solche Abläufe liegen generell sehr nahe am Kernsystem des Betriebs. Die Geschäftsabläufe können zudem mit Prozessen orchestriert werden, die mittels Workflow-Management automatisiert sind.
https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=ACPWpDtyL1o
Weiterführende Links:
Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung
Vorgehensmodellbeispiel für die Prozessautomatisierung
Berücksichtigung der Beschäftigten bei der Digitalisierung
Quelle:
Lichka, C. (2021, Oktober). Digitalisierung, Optimierung, Automatisierung, Human – Workflows. Vorlesung Modul GPDA gehalten auf der HSLU Rotkreuz. HSLU Rotkreuz.
