Workflow Management ist eine von vielen Möglichkeiten, wie Sie Geschäftsprozesse automatisieren können. Erfahren Sie hier, wie Sie in 6 Schritten Ihrem ersten SAP Business Workflow erstellen können.
Was ist ein Workflow Management System?
Mithilfe von Workflow Management Systemen können Sie betriebswirtschaftliche Abläufe abbilden und unter Kontrolle des Workflow-Systems abarbeiten. Sie sind insbesondere für betriebswirtschaftliche Abläufe mit den folgenden Charakteristiken geeignet:
- Umfasst eine Reihe von Aktivitäten
- Unterliegt einem starken Koordinationsbedarf
- Weist eine hohe Wiederholfrequenz mit wenigen Ausnahmefällen auf
- Weist einen hohen Strukturierungsgrad auf
- Weist eine niedrige Komplexität auf
- Erfordert mehrerere Personen oder Transaktionen/Applikationen
Welche Nutzen und Risiken birgen Workflow Management Systeme?
Workflow Management Systeme weisen in Bezug auf Mensch, Technik und Organisation die folgenden Nutzen und Risiken auf:
Quelle: Seeburger AG (2013)
Wie kann ich in SAP einen Workflow erstellen?
Bevor Sie einen SAP Business Workflow erstellen, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, in welchen Bereichen und in welchem Umfang Sie betriebswirtschaftlichen Abläufe ändern, anpassen und an eine elektronische Vorgangssteuerung übergeben möchten.
Sobald Sie die betriebswirtschaflichen Abläufe in Ihrem Unternehmen evaluiert haben, können Sie sich anhand des nachfolgenden Vorgehensmodells in SAP Business Workflows einarbeiten:
1. Aufbauorganisation
Die unternehmensspezifische Aufbauorganisation beschreibt die organisatorische Einordnung eines Mitarbeiters. Dies geschieht mit dem Ziel, die Verantwortung und Zuständigkeit von Mitarbeitern für die Ausführung einzelner betriebswirtschaftlicher Tätigkeiten in Form von Tätigkeitsprofilen festlegen zu können. In der Regel wird mandatenabhängig die Aufbauorganisation in form von Teilbereichen und organisatorischen Strukturen eingepflegt.
Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmensspezifische Aufbauorganisation.
2. Objekte und Objekttypdefinition
Sie identifizieren alle an Ihrem Geschäftsprozess beteiligten Objekte. Sie machen sich dazu klar, welche betriebswirtschaftliche Funktion Sie in Ihrem Szenario abbilden wollen und auf welche Attribute Sie zu Steuerungszwecken zugreifen wollen.
Sie überprüfen, ob die entsprechenden Objekttypen mit ihren Methoden, Attributen und Ereignissen im Business Object Repository definiert sind. Bei der Suche nach den vorhandenen Objekttypen hilft Ihnen deren Eingruppierung in die Hierarchie der Anwendungskomponenten und die Möglichkeit der generischen Suche nach Namensbestandteilen.
Wenn Sie einen Objekttyp finden, dessen Definition Ihnen geeignet und vollständig erscheint, können Sie ihn ohne weitere Modifikationen verwenden. Wenn Sie einen Objekttyp finden, dessen Definition für Ihre Belange noch unvollständig ist, erweitern Sie dessen Definitionen. Wenn Sie keinen geeigneten Objekttyp finden, definieren Sie Ihren eigenen Objekttyp.
Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterung und Anpassung von Objekttypen.
3. Aufgaben
Sie identifizieren die an Ihrem Geschäftsprozess beteiligten Aufgaben. Ermitteln Sie, welche Objektmethode durch die Aufgabe ausgeführt werden soll und wer für ihre Erledigung verantwortlich ist.
Sie definieren dann die Aufgaben durch die Angabe von Objekttyp und Methode und legen die möglichen Bearbeiter der Aufgaben fest.
Sie überprüfen, ob schon Aufgaben definiert sind. In der Regel reicht der Bestand an vorhandenen Aufgaben nicht aus, so dass Sie weitere Aufgaben für Ihre Anforderungen definieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Einzelschrittaufgabe.
4. Regeln zur Bearbeiterermittlung
Sie identifizieren mögliche Bearbeiterregeln in Ihrem Geschäftsprozess. Sie verwenden diese Regeln immer dann, wenn Bearbeiter unter bestimmten betriebswirtschaftlichen, funktional orientierten Gesichtspunkten gefunden werden sollen.
Sie überprüfen, ob Sie vorhandene Regeln verwenden können. Können Sie keine vorhandenen Regeln verwenden, definieren Sie Ihre eigenen Regeln. Weitere Informationen finden Sie unter Regel.
5. Ereignisse
Sie identifizieren die zur Initiierung und Steuerung des Workflows benötigten Ereignisse und überprüfen, ob diese Ereignisse bei den zugehörigen Objekttypen definiert sind.
Wenn Sie ein Ereignis benötigen, das nicht im Standard vorgesehen ist, müssen Sie der entsprechenden Objekttypdefinition das Ereignis hinzufügen und die Erzeugung des Ereignisses sicherstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Ereignis.
6. Workflow
Um einen Geschäftsprozess, der in der Regel mehrere zu bearbeitende Schritte umfasst, zu beschreiben, erstellen Sie einen Workflow.
Sie können SAP-Workflows als Vorlage für Ihre eigenen Entwicklungen verwenden und sich so den Einstieg erleichtern. Zur Definition verwenden Sie den Workflow Builder. Sie können dort auch direkt neue Workflows anlegen. Technisch gesehen gehört zu jedem Workflow eine Mehrschrittaufgabe.
Weitere Informationen finden Sie unter Mehrschrittaufgabe.
Ein Beispiel eines Workflows finden Sie unter Demo-Beispiel: Abwesenheitsmitteilung bearbeiten.
Weitere Tutorials, die Sie schrittweise in ausgewählte funktionen einführen finden Sie unter SAP Business-Workflow – Tutorials.
Quellen
Funk, B. et al (2010). Einführung in SAP Business Workflow. Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg
Mindsquare AG (15.03.2021). SAP Business Workflow Architektur. Abgerufen von https://activate-hr.de/sap-ess/workflow-architektur/.
SAP AG (15.03.2021.). SAP Business Workflow – Allgemeines Vorgehensmodell. Abgerufen von https://help.sap.com/doc/7ac4c8cf728810148a4b1a83b0e91070/1610%20001/de-DE/frameset.htm?4f3d148b70421617e10000000a42189b.html.
SAP AG (2014). Workflow-Management mit SAP: Das Standardwerk zu SAP Business Workflow. Walldorf: SAP PRESS
Seeburger AG (2013). Ratgeber für Workflow/Workflow-Management. Bretten: Seeburger AG.
