Die Digitalisierung ist zu einem der wichtigsten Treiber der Wirtschaft geworden und bietet für viele KMU grosse Chancen. Sie birgt aber auch Risiken, wenn die geplanten Vorhaben in Schieflage geraten. Erfahren Sie hier 5 Tipps, wie Sie Prozesse in KMUs erfolgreich digitalisieren.
1. Wichtigste Prozesse zuerst digitalisieren
Eine der wichtigsten Eigenschaften der Digitalisierung ist die Unterstützung von Prozessabläufen mittels digitalen Systemen. Dabei geht es um die optimale Integration zwischen dem Prozessablauf und der Informationsverarbeitung, um so Ressourcen zu sparen und die Qualität zu erhöhen. Wichtig ist, dass Sie bei den wichtigsten Prozessen im KMU starten. Egal, ob der Produktionsprozess mithilfe eines ERP-Systems optimiert werden soll oder der Vertriebsprozess mithilfe eines CRM unterstützt wird. Starten Sie mit jenen Prozessen, die den höchsten Beitrag zur Wertschöpfung bieten. Wie Sie die wichtigsten Prozesse für Ihr KMU identifizieren und zusätzlich die Schwachstellen aufdecken, erfahren Sie hier. Als Beispiel ist in der nachfolgenden Abbildung ein Prozessportfolios dargestellt.
Laufen Sie aber nicht “blind darauf los” und passen Sie auf, dass Sie schlechte Prozesse nicht einfach digitalisieren. Nutzen Sie stattdessen die Gelegenheit auch eine Neugestaltung der Prozesse vorzunehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das bekannte Sprichwort von Thorsten Dirks auch bei Ihnen zutrifft:
„Wenn Sie einen Scheissprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiss digitalen Prozess.“
Thorsten Dirks
2. Möglichst klein und iterativ starten
In der gängigen Managementliteratur ist meistens von einem Top-Down-Ansatz die Rede, welcher folgende Schritte umfasst:
1. Vision entwickeln
2. Strategie erstellen
3. Projekte auf Basis der Strategie ableiten und umsetzen
Diesem Top-Down-Ansatz spricht grundsätzlich nichts entgegen, wenn es darum geht, eine unternehmensweite Strategie zu entwickeln und umzusetzen. Wichtig ist, dass Sie die strategische Unternehmensführung von der operativen Umsetzung unterscheiden. Die Praxis zeigt, dass eine iterative Vorgehensweise mit nur einem spezifischen Vorhaben am erfolgversprechendsten ist. Dies bietet folgende Vorteile:
- Finanzielle und personelle Ressourcen werden geschont. Die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ist sowohl aus finanzieller als auch personeller Sicht eine grosse Belastung für das KMU. Durch die Realisierung nur eines Projektes können beide Ressourcen geschont werden.
- Es können Erfahrungen gesammelt werden, welche bei der Realisierung in weitere Vorhaben einfliessen. Somit wächst das KMU zu einer lernenden Organisation heran.
- Die Risiken werden minimiert. Wenn das Digitalisierungsprojekt in Schieflage geraten sollte oder plötzlich weniger Ressourcen zur Verfügung stehen, dann ist nur ein Projekt betroffen und nicht die Digitalisierung des ganzen KMU.
3. Externes Knowhow beiziehen
Bei vielen KMU fehlt oftmals das nötige Knowhow, um überhaupt den Digitalisierungsbedarf zu identifizieren oder die Möglichkeiten der Digitalisierung zu kennen. Hierbei können externe Unternehmen oder praxisnahe Bildungsinstitutionen unterstützen, diese Lücke in Ihrem KMU zu schliessen. Externe benötigen in der Regel einen grösseren Einsatz finanzieller Ressourcen, können aber fehlendes Knowhow oder Praxiswissen ausgleichen. Betrachten Sie dabei nicht in erster Linie die Kosten, sondern den Nutzen, der durch externe Partner erzielt wird.
„Wirklich teuer sind vor allem Vorhaben, die gescheitert sind und somit keinen Nutzen gebracht haben.“
Arianit Kabashi
4. Betroffene zu Beteiligten machen
Die Digitalisierung von Ihrem KMU darf nicht als rein technologischer Wandel angeschaut werden, sondern auch soziale Faktoren müssen berücksichtigt werden. In diesem Sinne muss ein Unternehmen als soziotechnisches System betrachtet werden, in dem die Mitarbeitenden eine zentrale Rolle einnehmen. Achten Sie deshalb gut darauf, dass die Mitarbeitenden in diesem Wandel mitgenommen werden und nehmen Sie Ängste und Unsicherheiten ernst. Bieten Sie geeignete Weiterbildungsmöglichkeiten an und kommunizieren Sie immer transparent den aktuellen Stand. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden ihren zukünftigen Platz im digitalen KMU auf.
Sie können Ihren Mitarbeitenden die Digitalisierung auch in Form von Lernvideos näherbringen, wie die nachfolgende Videoserie aufzeigt (Quelle: Youtube):
5. Unwesentliche Prozesse auslagern
Oftmals versuchen KMU alle Aspekte der Digitalisierung intern abzudecken. Für viele Probleme gibt es mittlerweile optimale Lösungen, die von hochspezialisierten Unternehmen angeboten werden. Befassen Sie sich nicht mit Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder der Sicherheit auf den mobilen Geräten, wenn Sie ein Industrieunternehmen sind. Dies beansprucht nur interne Ressourcen, die Sie besser in Ihre Kernkompetenzen stecken. Die Auslagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud bietet beispielsweise viele Vorteile: Externe Services werden laufend weiterentwickelt, sind skalierbar und dadurch kostengünstig sowie auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassbar.
Weiterführende Links
- Business-Wissen.de: Prozesse analysieren und Schwachstellen erkennen
- Computerwoche: Der Trend zur virtuellen IT-Organisation
- MoreThanDigital: Was Es Für Eine Erfolgreiche Digitale Transformation Wirklich Braucht
