Automatisierung überall – doch welche Prozesse lassen sich durch RPA ablösen?

Automatisierung von repetitiven Prozessen durch RPA führen zu einer Erhöhung der Effizienz und die gewonnen Arbeitskräfte können für wichtigere Arbeiten eingesetzt werden.

Was ist RPA?
RPA (Robotic Process Automation) ist eine eigenständige Software, welche auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeitet und mit welcher man die Möglichkeit hat, auf die vorhandene Unternehmenssoftware zuzugreifen. Dies bedeutet, dass die Abwicklung von Arbeiten unter Verwendung interner Software erledigt werden. Der angewandte regelbasierte Algorithmus simuliert somit User(in) und Sachbearbeiter(in). Mit der Nutzung dieser Software können manuelle, sich wiederholende Prozesse automatisiert werden. Beispiele sind die repetitive Dateneingabe, sowie Downloads und Uploads in ein ERP (Enterprise Resource Planning).
Welche weiteren Eigenschaften bei Prozessen sonst noch vorteilhaft sind, wird weiter unter erwähnt.
Schliesslich ermöglicht eine RPA auch eine einfache Interaktion mit menschlichen Arbeitskräften oder anderen Bots. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit mehreren solcher Systeme in Serie zu schalten.
Eine RPA ist jedoch nicht fähig, allein einen Gesamtprozess zu automatisieren, der aus mehreren Schritten besteht. Sie ist nur fähig gewisse Schritte zu automatisieren. Dadurch können Menschen nicht vollständig durch RPA ersetzt werden, sondern lediglich einfache Unterprozesse. Ebenfalls müssen Änderungen an der Software von Menschen vorgenommen werden.

Wann lohnt es sich eigentlich Prozesse mittels RPA zu automatisieren?
Zum einen ist eine Automatisierung von Prozessen vorteilhaft, wenn eine hohe Anzahl an Wiederholungen durchlaufen werden muss. Grundsätzlich gilt, je öfter der Prozess wiederholt wird, desto grösser ist der Nutzen einer Automatisierung. Ausserdem vereinfacht eine Standardisierung des Ablaufes die Automatisierung, denn klaren Mustern kann die KI einfacher folgen. Prozesse, bei welchen digitale Informationen verarbeitet werden, werden im Gegensatz zu physischen Bewegungen, z.B. Automatisierung von Mouse-Klicks-Events, bevorzugt. Jedoch schliesst dies nicht aus, dass die Automatisierung von Bewegungen nicht auch lohnend ist. Schliesslich steigert ein hoher Automatisierungsgrad die Effizienz.
Ganz wichtig: Im Gegensatz zu Menschen arbeiten Bots fehlerfrei.
Im Bereich von RPA sollten nun noch weitere Aspekte berücksichtigt werden. Dazu gehört ein hoher Transaktionsdurchsatz von strukturierten Daten. Darunter versteht man die Anzahl von Datenübermittlungen, welche in einer bestimmten Zeiteinheit erledigt werden können. Ausserdem sind RPA besonders für regelbasierte Unterprozesse geeignet. Dabei muss nicht der gesamte Prozess, sondern nur der von der RPA ausgeführten Einheit regelbasiert sein. Stabile Benutzeroberflächen vereinfachen Anpassungen an der RPA deutlich. Denn jede Anpassung eines GUI muss wieder überprüft werden.

Warum lohnt es sich RPA einzusetzen?
Ein Vorteil ist, dass eine RPA präziser ist als Menschen. Sie bewältigt Prozesse fehlerfrei und dies bei jedem Durchlauf. Ausserdem arbeitet die Software konsistent über den gesamten Arbeitstag ohne ein Anzeichen von Ermüdung. Dies sorgt für eine sehr hohe Effizienz, gegen welche ein Arbeiter nicht ankommt. Der Audit Trail von RPA zeichnet vorgenommene Änderungen von Prozessen auf und dient als Qualitätssicherung. Dies wiederum steigert das Vertrauen zur Korrektheit des ausgeführten Prozesses. Die Automatisierung von simplen Prozessen erhöht auch die Produktivität einer Firma, denn die Angestellten können für komplexere und erfüllendere Arbeiten eingesetzt werden. Was nebst der Erhöhung der Arbeitsmoral, auch zu einer grösseren Zufriedenheit führt. RPA bieten ebenfalls Flexibilität, indem der Algorithmus einfach an Änderungen angepasst werden kann. Sie sind zuverlässig und fallen (gewöhnlich) auch nicht aus. Sie können 24/7 eingesetzt werden. Schliesslich ist eine RPA nicht ortsgebunden und kann auf der ganzen Welt eingesetzt werden, solange auf die interne Software zugegriffen werden kann.

Optimierung durch Zusammenspiel von RPA und Business Process Management (BPM) Systeme
BPM Systeme (Business Process Management) werden für die technische Umsetzung von Geschäftsprozessen eingesetzt und erlauben die Kombination von verschiedenen von RPA ausgeführten Prozessen. Diese wiederum ermöglicht eine durchgehende Automatisierung und Menschen werden nur bei Änderungen oder User-Tasks gebraucht.
Die Effizienz bei der Ausführung von Prozessen wird in folgenden 3 Punkten erhöht:

• BPM übernimmt Ausnahmen, die von RPA nicht erledigt werden können
• BPM verbessert die Interaktion mit Mitarbeitern
• RPA automatisiert im Gegensatz zu BPM Aufgaben

Durch die Integration von RPA in BPM Systeme lässt sich somit ein noch höherer Automatisierungsgrad erreichen bis hin zu end-to-end Prozessautomatisierungen.

Weiterführende Links
Was ist RPA?
Vor- und Nachteile RPA
Zusammenspiel von BPM und RPA