Robotic Process Automation (RPA) bietet bedeutende Effizienzgewinne für Unternehmen. Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Erfolgsfaktoren auf.
In diesem Blogbeitrag werde ich die meiner Meinung nach wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Prozessautomatisierung mit RPA anhand folgender Abschnitte aufzeigen:
- Prozessanalyse und -modellierung
- Einführung geeigneter RPA-Software
- Überwachung der Roboter
- Sensibilisierung der Mitarbeiter
Am Ende dieses Beitrags findet Ihr einen kurzen Abriss zum Thema Robotic Process Automation (RPA) mit seinen wichtigsten Vorteilen und weiterführende Links zu den verschiedenen Themen aus diesem Beitrag.
Prozessanalyse und -modellierung
Der wichtigste Schritt der Prozessautomatisierung mittels RPA ist meines Erachtens die Analyse und Modellierung der Prozesse. Für die erfolgreiche Einführung einer robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) ist ein umfassendes Prozessverständnis nötig. Die einzelnen manuellen Schritte müssen genau dokumentiert sein, damit diese entsprechend programmiert und anschliessend effizient durch den Roboter ausgeführt werden können. Die Prozessanalyse und -modellierung hilft dabei, dieses Verständnis zu schaffen und einen Gesamtüberblick über den Prozess zu gewinnen.
Bevor jedoch ein Prozess automatisiert werden kann, müssen zuerst für die Automatisierung geeignete Prozesse im Unternehmen identifiziert werden. Hierfür eignet sich die Prozessmodellierung sehr gut, da man damit einen Gesamtüberblick gewinnt und auch Abhängigkeiten zu anderen Prozessen darstellen kann. Aus meiner Erfahrung empfiehlt sich hier die Modellierung mit einer entsprechenden Notation wie beispielsweise BPMN 2.0. BPMN 2.0 ist schnell erlernbar und gut verständlich. Durch die Verwendung von BPMN 2.0 kann man sich schnell einen Überblick über den Prozess verschaffen.
Anhand dieser Modellierung können entsprechende Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten eruiert werden. Das Ziel sollte es sein, zeitraubende Tätigkeiten mit vielen manuellen Eingriffen zu identifizieren. Indikatoren können dabei Durchlaufzeiten und gebundene personelle Ressourcen sein. Die identifizierten Tätigkeiten müssen anschliessend genauer analysiert und auf Ihre Eignung für die Automatisierung geprüft werden. Für die Automatisierung mittels RPA eignen sich redundante und standardisierte Prozesse. Die Analyse dieser Tätigkeiten ist essenziell für die erfolgreiche Automatisierung eines Prozesses mittels RPA. Zudem eignen sich vor allem informationsverarbeitende Prozesse für die Automatisierung mittels RPA.
Die Prozessautomatisierung mittel RPA zwingt einem dazu, die bestehenden Prozesse zu Standardisieren. Wenn beispielsweise gewisse Tätigkeiten in verschiedenen Abteilungen nicht gleich gehandhabt werden, kann dies anhand der Analyse erkannt und angepasst werden. Bereits diese Analysen sind sehr hilfreich für ein Unternehmen, da durch die Vereinheitlichung der Prozesse bereits an Effizienz gewonnen werden kann.
Aus der Prozessanalyse sollten nun die Benutzerschnittstellen klar sein, an welchen der Roboter zukünftig agieren soll. Zudem müssen die einzelnen Schritte klar sein, welche der Roboter in Zukunft ausführen soll.
Einführung geeigneter RPA-Software
Sind die geeigneten Prozesse identifiziert und standardisiert, gilt es die Einführung zu planen. Dafür muss zuerst entschieden werden, welche Software eingeführt werden soll. Es gibt zahlreiche Standardlösungen auf dem Markt. Wie aus der nachfolgenden Grafik zu entnehmen ist, gehören UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism und WorkFusion in diesem Bereich zu den Marktführern. Es gibt jedoch zahlreiche weitere Lösungen. Ich durfte meine ersten Erfahrungen mit UiPath machen und war erstaunt, wie intuitiv und einfach Prozessautomatisierungen mittels RPA implementiert werden können. Ich konnte jedoch nur diese Lösung testen und kann somit nicht zu den einzelnen Lösungen Empfehlungen abgeben. Je nach Bedürfnis eignen sich wahrscheinlich unterschiedliche Lösungen für die Automatisierung mittels RPA. Die Wahl der Lösung muss somit auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden.
Überwachung der Roboter
Während und auch nach der Einführung der Roboter ist es wichtig, die Tätigkeiten des Roboters genau zu überwachen. Der Roboter soll schliesslich auch das tun, was von ihm verlangt wird. Der Roboter sollte somit laufend mit den Anforderungen abgeglichen werden. Dies stellt meiner Meinung nach eine sehr wichtige Anforderung bei der Einführung von Software-Robotern dar, da die Akzeptanz der mit dem Roboter interagierenden Mitarbeiter steigt, wenn sie sich auf diesen verlassen können.
Dem Roboter sollte zudem nicht blind vertraut werden. Es sollen gewisse Sicherheitsmechanismen implementiert werden. Beispielsweise ist es hilfreich, dass der Roboter mitteilen kann, wenn er einen Prozess abbrechen muss und bei welchem Schritt er den Prozess abbrechen musste. Idealerweise könnte der Roboter dann auch noch den Grund des Abbruchs mitteilen. Diese Implementierung erspart viel Zeit und Ärger, da rasch ersichtlich ist, bis zu welchem Schritt der Roboter erfolgreich arbeiten konnte. Die Mitarbeiter können dann manuell in den Prozess eingreifen und die restlichen Tätigkeiten manuell zu Ende führen. Der Fehler muss anschliessend analysiert und entsprechende Anpassungen an der Software vorgenommen werden, damit dieser Fehler in Zukunft nicht mehr auftritt.
Sensibilisierung der Mitarbeiter
Wie in vielen Artikeln über Roboter und Automatisierung zu lesen ist, werden diese Neuerungen oft auch skeptisch betrachtet. Für direkt Betroffene kann dadurch beispielsweise die Angst entstehen, dass sie überflüssig werden. Wichtig bei der Umsetzung von solchen Change-Projekten ist meines Erachtens die direkte Kommunikation. Die Ziele und Vorteile der Prozessautomatisierung mittels RPA sollen den betroffenen Mitarbeitern klar verständlich vermittelt werden. Oftmals können die Aufgabengebiete der einzelnen Mitarbeiter durch die Unterstützung der Roboter bei repetitiven Aufgaben interessanter gestaltet werden. Beispielsweise können sie sich nach Einführung der Roboter auf die komplexeren Fälle konzentrieren und werden dadurch mehr gefordert.
Die Auswirkungen können jedoch je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen, somit muss auch die Kommunikation entsprechend individuell gestaltet werden. Wichtig ist jedoch, dass die Bedenken und Einwände er Mitarbeiter ernst genommen und behandelt werden.
Werden die erwähnten Punkte beachtet, steht der erfolgreichen Automatisierung eines Prozesses mittels RPA nichts mehr im Weg!
Was ist RPA?
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ermöglicht die effiziente Bewältigung von repetitiven und standardisierten Prozessen. Beim RPA wird Software eingesetzt, welche dem Menschen solche repetitive, informationsverarbeitende Prozesse abnehmen kann. Der Roboter kann dabei klicken, Daten vom GUI lesen und die Tastatur benutzen. Beispielsweise kann ein solcher Softwareroboter automatisch Daten aus dem Internet auslesen und in ein Excel übertragen oder Daten aus einem Excel in ein Online-Formular übertragen. Somit könnte ein solcher Roboter beispielsweise Bestellungen automatisiert auslösen.
In folgendem Video werden die Möglichkeiten von RPA beispielhaft aufgezeigt:
Vorteile von Robotic Process Automation (RPA)
- Der Roboter benötigt keine Pausen und kann somit durchgehend arbeiten
- Kosten können eingespart werden
- Mitarbeiter können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren
- Prozesse können schneller ausgeführt werden
Weiterführende Links
– Erfolgreiche Prozessautomatisierung mit RPA
– Weiterführende Informationen zu BPMN 2.0
– Grundelemente von BPMN 2.0 gemäss folgendem Video:
