Die digitale Transformation zu erreichen erscheint den meisten Unternehmen wie ein unendlich langer Weg. Man benötigt unendlich viele neue Fachkräfte, die unendlich viele Prozesse analysieren und optimieren und dann unendlich viele Zeilen Code schreiben, um eine auf das Unternehmen perfekt angepasste Softwarelösung hervorzubringen. Doch es geht auch einfacher.
Schlagwörter wie «digitale Transformation» und «Industrie 4.0» sind heute aus den Medien gar nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen tun sich schwer damit die eigene Transformation zu vollziehen. Der Weg kann steinig sein – muss aber nicht. Mit den heutigen Softwarelösungen im Bereich Prozessautomatisierung kann ein wichtiger Grundstein in die richtige Richtung gelegt werden. Ganz ohne Code oder mit nur wenig Code, so dass auch technisch nicht versierte Fachkräfte die Möglichkeit haben täglich aktiv ihren Beitrag zur kontinuierlichen Prozessoptimierung zu leisten. Die Rede ist von Process Engines und Robotic Process Automation Tools.
Was ist eine Process Engine?
Eine Process Engine (PE), auch Workflow Engine genannt, ist eine Anwendung zur Ausführung von vordefinierten Prozessen. Sie orchestriert menschliche Aktivitäten und Serviceaufrufe. Als Grundlage dienen ihr technische Prozessmodelle, die beispielsweise mit BPML modelliert wurden, den Ablauf exakt definieren und keinen Raum für Interpretationen lassen. Eine Workflow Engine stellt sicher, dass die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit von der richtigen Person oder des richtigen Service ausgeführt wird. Grundsätzlich kann eine PE in jedem Unternehmen aus jeder Branche eingesetzt werden. Prozesse, die eine hohe Wiederholungsrate haben und regelbasierte Entscheidungen beinhalten, eignen sich gut für Workflow Engines.
Und was bedeutet Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA) entstand aus den drei Technologien Screen Scraping (Daten aus der visuellen Darstellung einer Applikation auslesen und in strukturierter Form speichern), Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz. RPA (auch Softwareroboter) imitiert einen menschlichen Arbeiter, der sich in Anwendungen ein- und ausloggt, Daten bearbeitet und Aufgaben erledigt.
Der Mensch dient als Vorbild. OCR simuliert die Augen, liest relevante Informationen aus Bildern und speichert diese strukturiert ab. Business Rules und Machine Learning / AI dienen als Bewusstsein und simulieren das menschliche Gehirn. Die Workflow Engine übernimmt die Rolle des zentralen Nervensystems und orchestriert die verschiedenen Tasks.
RPA eignet sich besonders für repetitive Aufgaben, die Schaffung von Schnittstellen oder für den Einsatz im Umfeld von Legacy Systemen.
Es ist einfach zu erkennen, dass die Kombination der beiden Ansätze – obwohl sie in digitalen Transformationsinitiativen auch getrennt voneinander eingesetzt werden können – am effektivsten Einfluss auf die digitale Transformation Ihres Unternehmens haben:
- Erhöhte Produktivität
- Kostenreduktion
- Aufgaben werden nicht vergessen
- Geringere Fehlerquote & Bessere Qualität
- Vereinfachte Einhaltung von Vorschriften (Compliance)
Wie kann ich diese beiden Ansätze nun kombinieren?
Die Anwendung der beiden Ansätze könnte folgendermassen aussehen:
Ein Sachbearbeiter (SB) erhält über ein Formular neue Kundendaten per interner Post. Das Formular wird von ihm eingescannt und mit Hilfe von OCR in ein elektronisches Dokument umgewandelt, das in einem bestimmten Ordner im System abgelegt wird. Das elektronische Dokument wird dann von der «Process Engine» (PE) übernommen und von ihr in die virtuelle Aufgabenliste des Sachbearbeiters gelegt. Der Sachbearbeiter öffnet die Aufgabe und prüft das Formular am Bildschirm. Wenn die Daten stimmen, bestätigt er mit dem Button «Ok». Die Workflow-Engine startet den Software Roboter (RPA). Der Roboter loggt sich in System A ein und legt den neuen Datensatz an. Danach loggt er sich wieder aus, um sich in System B einzuloggen, dort den neuen Datensatz anzulegen und sich wieder auszuloggen. Er meldet sich bei der PE mit der Information, dass er die Tasks abgeschlossen hat. Zum Schluss präsentiert die PE dem SB die beiden Datensätze. Der SB übernimmt eine Plausibilitätsprüfung und schliesst den Prozess mit Klick auf den Button «Bestätigen» ab. Das eingescannte Dokument wird mit Verweis auf den neuen Datensatz archiviert.
Oben aufgezeigter Prozess soll kein Beispiel von perfekt umgesetzter Pozessautomatisierung sein. Er sollte jedoch die Möglichkeiten einer Prozessautomatisierung mit Hilfe von Software beispielhaft aufzeigen. Aber Obacht, bevor ein Prozess automatisiert werden kann, sollte er optimiert werden:
„The first rule of any technology used in a business is that
automation applied to an efficient operation will magnify
the efficiency.
The second is that automation applied to an inefficient
operation will magnify the inefficiency.“– Bill Gates
Ein Beispiel auf Youtube:
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