Ein Prozess entspricht oft auch einem Workflow. Viele machen jedoch den Fehler und bezeichnen die beiden als Synonyme. Wir erklären, warum dies nicht immer der Fall ist.
Bevor wir uns den Unterschieden widmen, müssen wir die Begrifflichkeiten kennen.
Was sind Human Workflows?
Mit dem Human Workflow im Prozessmanagement rücken der Mensch und seine Arbeitsabläufe in den Mittelpunkt. Workflows legen die Aufgaben wiederkehrender Geschäftsprozesse fest.
Was ist eine Process Engine?
Eine Process Engine ist eine Softwareanwendung, die die Verarbeitung, Speicherung und Verteilung von Daten und Informationen in Bezug auf Geschäftsprozesse verwaltet. Sie steuert die Prozesse und beinhaltet das Erreichen eines organisatorischen Ziels. Diese können mehrere Workflows inkorporieren.
Die wesentlichen Unterschiede von Workflows und Prozessen
Ein Workflow ist ein Ansatz und eine Technologie zur Automatisierung eines einfachen Ablaufs von Aufgaben in einem bestimmten Geschäftskontext. Ein Geschäftsprozess einer Process Engine hingegen ist ein allgemeinerer Begriff, der in der Regel einen komplexen Ablauf von automatisierten und nicht automatisierten Aufgaben umfasst. Er Workflows beinhaltet und ist Ihnen übergeordnet.
- Wenn in einem Fall sowohl menschliche Arbeitsabläufe als auch organisatorische Ziele stattfinden, so werden Workflows UND eine Process Engine verwendet. Der Workflow stellt die einzelnen Schritte des Gesamtprozesses dar, welcher in der Process Engine bearbeitet wird.
- Wenn in einem Fall lediglich Arbeitsabläufe ohne jegliche organisatorische Ziele stattfinden, so wird nur das Workflow verwendet.
Unterschiede Kennen anhand von Beispielen:
In welchen Fällen bedeuten die beiden Begriffe dasselbe?
In vielen Fällen entspricht ein Prozess genau einem Workflow. Um es verständlich zu erklären, nutzen wir als Fallbeispiel einen Onboarding Prozess von einem neuen Mitarbeiter. Eine Neuanstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenswachstums. Somit wird es als organisatorisches Ziel angesehen. Es ist aber auch ein technischer Arbeitsablauf, denn die Personalabteilung und die IT müssen mehrere kleine Aufträge erledigen, die ins Workflow gehen. Beispielsweise das Anlegen der Personalakte im HR oder die Erstellung eines Accounts in der IT-Abteilung. Somit kann das Onboarding sowohl als Prozess, als auch als Workflow betrachtet werden.
In welchen Fällen differenzieren sie sich?
In anderen Fällen jedoch gibt es Workflows, die nichts mit einem organisatorischen Ziel zu tun haben. Diese werden nämlich nicht als Prozesse betrachtet. Nehmen wir dazu das Beispiel einer Dokumentenverwaltung. Eine Firma muss ein bestimmtes Dokument von verschiedenen Mitgliedern signieren lassen. Es ist ein rein bürokratisches Dokument mit wenig Aussagekraft. Dies wäre somit ein Workflow, also ein Arbeitsablauf, welcher von Person A, B und C durchlaufen wird, bis die Aufgabe abgeschlossen wird.
Was sind weitere Unterschiede?
Die Process Engine jedoch ist eine spezifische Implementation einer Workflow Engine. Diese zwei Begriffe sind zwar keine Synonyme, sie sind aber auch keine alternative zueinander. Anstatt sich zwischen eines der beiden zu entscheiden und beide einzeln zu betrachten, sollte man sie eher als ein gemeinsames System betrachten, die zusammenarbeiten, um optimal die Effizienz zu steigern.
Das Business Process Management (BPM) geht noch einen Schritt weiter, indem es mehrere Workflow-Szenarien über mehrere Kanäle hinweg ermöglicht. Oder einfach gesagt. Das BPM verbessert auf der Organisationsebene. Workflows beinhalten das beenden einer bestimmten Aufgabe. Prozesse beinhalten das Erreichen eines organisatorischen Ziels. Eine Aufgabe kann so ziemlich alles sein. Beispielsweise ein wichtiges Dokument von allen Mitgliedern des Managementteams unterschreiben zu lassen. Ein Organisationsziel ist spezifischer. Zum Beispiel die Einbindung eines neuen Kunden oder für erstklassiges Kundenerlebnis zu sorgen. In Anbetracht dessen überrascht es nicht, dass die Begriffe oft als Synonyme verwendet werden.
