Prozesse mit Human Workflow Management optimieren und automatisieren. Der Faktor «Mensch» rückt in den Mittelpunkt. Interaktionen zwischen Mensch und Software finden statt und dank dem Einsatz von strukturierten Workflows und einer klaren Aufgabenverteilung werden Prozessfehler immer mehr verringert.
Was genau ist dieses „Human Workflow Management“?
Beim Human Workflow Management geht es um die Automatisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen, bei denen menschliche Akteure beteiligt sind. Während die Papierdokumentation der Vergangenheit angehört, gehört das Workflow-Management der Zukunft an.
Prozesse zu automatisieren bedeutet, dass Modellieren eines Geschäftsprozesses und diesen dann durch ein Workflow-Management-System steuern lassen. Eingesetzt werden kann dies beispielsweise bei …
- … Bestellanforderungen
- … Genehmigungsprozessen
- … Support-Anfragen
- … Fertigungsabläufen
- … Vertriebsprozessen
- … Kundenbeschwerden
- … Versicherungsfällen
Der Einsatz reicht von einfachen Arbeitsabläufen bis hin zu komplexen Arbeitsabläufen, bei denen Informationen beispielsweise aus einem System ausgelesen werden, durch unterschiedliche Abteilungen mit zusätzlichen Informationen ergänzt werden und bei Bedarf von Maschinen anschliessend automatisch ausgeführt werden.
Workflow Management mit einem Workflow-Management-System
Ein Workflow-Management-System ist eine Art von Software, mit der Unternehmen die erforderlichen Mittel zum Einrichten, Ausführen und Überwachen ihrer Workflows bereitstellen können.
Bereichsübergreifende Arbeitsschritte, die von Menschen ausgeführt werden, werden von diesem System begleitet und unterstützt (bestehende, manuelle ausgeführte Prozesse werden automatisiert).
Geeignet sind Prozesse die wiederholt und mehrmals ausgeführt werden. Die Koordination der Zahnräder, die den Workflow eines Unternehmens ausmachen, wird oft als Orchestrierung bezeichnet und ist eine der wichtigsten Funktionen eines Workflow-Management-Systems. Teamübergreifende Aufgaben können miteinander verbunden werden, was zugleich auch ein Chaos mit zahlreichen Dokumenten minimieren kann. Als Schnittstelle zwischen der Software, welche durch den (modellierten) Prozess führt, und dem Menschen, der damit arbeitet, wird eine webbasierte Benutzeroberfläche verwendet.
- Als erstes müssen geeignete Geschäftsprozesse identifiziert und analysiert werden. Danach kann mit der graphischen Prozessmodellierung begonnen werden, dies erfolgt in den meisten Fällen mit der Modellierungssprache BPMN 2.0.
- Anwender bzw. die betroffenen Akteure in einem Prozess werden in den Ablauf miteingebunden und mit den Aufgaben vernetzt. Somit wird klar, wer welche Aufgaben erledigen soll. Sobald ein Teammitglied eine Aufgabe erledigt hat und dies so im System bestätigt, wird die Arbeit automatisch an den nächsten Mitarbeiter in der Reihe übertragen.
- Graphische Formulare werden zusammengestellt und dienen als Benutzeroberfläche.
- Die Vorgänge und der Status jedes einzeln gestarteten Prozesses kann im Workflow-Management-System im sogenannten Cockpit überwacht und angeschaut werden.
Vorteile, die das Human Workflow Management bietet
- Minimierung von Prozessfehlern dank der Aufgabenverteilung
- Sicherstellung der Prozesskonformität (wie arbeiten die Mitarbeiter einen Prozess ab)
- Kombination von Mensch, Maschine und Software für Arbeitsschritte
- Optimierung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten
- Optimierung der Transparenz des Prozessfortschritts
- Entlastung von Prozessbeteiligten durch die Unterstützung des Systems
- Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten können in die Geschäftsprozesse eingebunden werden (mit Web-Portalen oder Apps)
- Medienbrüche können vermieden werden
- Insellösungen können vermieden werden
Eine Workflow-Management-Software kann als die Antwort auf immer komplexere Prozesse innerhalb Unternehmens verstanden werden. Doch die Herausforderung, die sich stellt, ist das Ausarbeiten und fehlerfreie Modellieren dieser Geschäftsprozesse. Das Beachten aller Regeln und Varianten, die sich innerhalb eines Geschäftsprozesses ergeben können und eine korrekte Aufgabenverteilung ist das A und O. Sind solche Prozesse einmal in einem System abgebildet können diese fortlaufend ergänzt und optimiert werden. Unternehmen hoffen sich dadurch die Effizienz und Qualität von einzelnen Arbeitsschritten und Prozessen steigern zu können, was auf lange Sicht in den meisten Fällen bestimmt auch erfolgt.
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