Die Digitalisierung von bestehenden Geschäftsprozessen führt unweigerlich dazu, menschliche Ressourcen als Workflow zu steuern. Human Workflow bietet grosse Vorteile, aber auch Herausforderungen, die es zu beachten gibt.
Human Workflow als Teil der Prozessautomatisierung
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen enthält jeder Prozess Aktivitäten, die automatisiert ablaufen können und Aktivitäten, welche eine menschliche Interaktion verlangen. Gilt es die menschlichen Aktivitäten zu steuern, kommt Human Workflow zur Prozessautomatisierung zum Einsatz. Aufgaben, welche innerhalb des Prozesses anfallen, werden automatisch von einem Prozessbeteiligten zum nächsten übergeben. Der Prozess ist dann abgeschlossen, wenn alle Aktivitäten, entsprechend der vorgesehenen Reihenfolgen des Prozessmodells, abgeschlossen sind.
Beispiel eines Reiseantrags
Henry stellt einen Reiseantrag und gibt diesen über das Webformular ein. Human Workflow übernimmt die Orchestrierung der weiteren Aufgaben, welche im Prozess anfallen.
Verringerung des administrativen Aufwands für Prozessbeteiligte
Das Hin und Her schieben von Aufgaben kosten im Arbeitsalltag viel Zeit und erfordert von den Mitarbeitern/-innen stets, die anstehenden Aufgaben im Überblick zu haben. Human Workflow übernimmt die Verteilung der Aufgaben und bietet eine Übersicht über den Bearbeitungsstand. Die Effizienz der Mitarbeitenden kann so gesteigert werden, indem sie sich auf die eigene Arbeit fokussieren können. Betrachtet man die Grafik Reiseantrag, so übernimmt das Human Workflow Management die Verteilung der Aufgaben und Henry muss sich nicht darum kümmern, dass die Prozessbeteiligten informiert werden.
Regulatorische Anforderungen umsetzen
Mittels Human Workflow können Pflichtfelder und Abläufe gemäss Unternehmens Compliance eingepflegt werden. Allfällige Risiken bezüglich Nichteinhaltung des Prozesses werden so minimiert. Dank eines Webformulars musste Henry alle notwendigen Informationen angeben. Ohne das vollständige Ausfüllen kann Henry den Reiseantrag nicht abschliessen. Das System leitet den Antrag erst dann an seine Vorgesetzte Julia, wenn alle notwendigen Informationen ausgefüllt wurden.
Erhöhte Transparenz des Prozessfortschritts
Wird der Prozess von Start bis Ende überwacht und die Arbeitsschritte dokumentiert, wird die Nachvollziehbarkeit erhöht. Zu jeder Zeit kann der Bearbeitungsstand des Antrags geprüft werden. Henry kann den Status online nachprüfen und sieht bei welcher Person der Auftrag in Bearbeitung ist.
Optimierung der Durchlaufzeiten und der Prozesskosten
Je öfter der Prozess durchgeführt wird, desto besser kann dieser Prozess ausgewertet werden. Schwachstellen welche zu langen Durchlaufzeiten führen, können optimiert werden. Die Bearbeitungszeit des Antrags kann ausgewertet werden und Schwachstellen eliminiert werden.
Die Herausforderungen im Fokus
Trotz der vielen Vorteile von Human Workflow gibt es einige Herausforderung bei der Umsetzung. Ein guter Human Workflow setzt voraus, dass der Prozess richtig erarbeitet wurde. Wird dies nicht sichergestellt, fehlt das Zugeständnis der Mitarbeiter/-innen, und das Tool wird nur bedingt benutzt. Erhältliche Systeme sind webbasiert und können Daten von praktisch allen Systemen, welche eine Schnittstelle bieten, einlesen und verarbeiten. Schnittstellenanbindungen erfordern gute technische Kenntnisse und sind daher kostenintensiv. Es lohnt sich abzuklären, welche Schnittstellen vorhanden sind und genutzt werden. Auch zu erwähnen ist, dass Prozesse nur so gut sind, wie jene die sie pflegen. Wenn Prozessverantwortliche eine andere Aufgabe annehmen oder aus dem Unternehmen austreten muss sichergestellt werden, dass die Verantwortlichkeiten übergeben werden.
Das Unternehmen muss in erster Linie herausfinden, welche Prozesse sind im Unternehmen vorhanden und können digitalisiert und automatisiert werden. Der Einsatz von Human Workflow Management ermöglicht einem Unternehmen stetig seine Prozesse zu verbessern und in Übersicht zu behalten. Die digital abgebildeten Prozesse sind einfacher verständlich und den Prozessbeteiligten ist klar, welche Aufgabe wann und wie zu erledigen ist.
Weitere führende Informationen
Für Interessierte empfehle ich das Webinar von iGrafx, welches erklärt wie dies mittels iGrafx umgesetzt werden kann.
Oder den folgenden Artikel um Workflow Management mit BPM und RPA zu vergleichen:
Quellen
- Webinar: Human Workflow Management
- https://kissflow.com/workflow/workflow-engine-business-rule-engine-difference/
