Das Human Workflow Management stellt den Mitarbeitenden mit seinen Arbeitsabläufen in den Fokus. Dies gewährt dem Unternehmen und den Prozessteilnehmenden mehr Flexibilität und Effizienz.
In der Digitalisierung werden die bestehenden Geschäftsprozesse automatisiert. Alltägliche Arbeiten im Unternehmen, wie Bearbeitung von Beschwerden oder Marketingplanung, können durch den Einsatz von workflowunterstützenden Anwendungen effizienter gestaltet werden. Meist lassen solche Software den Mitarbeitenden nur wenig Freiraum. Nun kommt das Human Workflow Management ins Spiel. Im Gegensatz zur Process-Engine, wo es nur um die reine Ausführung des Prozessablaufs geht, dreht sich bei Human Workflow alles um den Prozess, welcher durch den Menschen am Computer bearbeitet werden kann. Bei dieser Art von Prozessautomatisierung kann der Mitarbeiter selbst Entscheidungen treffen und Daten für den Prozess erfassen.
Deshalb lohnt sich Human Workflow-Management
Es gibt einige Argumente, wieso es sich lohnt Prozesse zu automatisieren. Eine davon wäre, dass durch die Modellierung des Prozesses, ein Überblick über den ganzen Verlauf gegeben wird. Jeder weiss was von wem bis wann zu erledigen ist. Das reduziert zugleich die Bearbeitungszeit. Einer der wichtigsten Vorteilen von Human Workflow ist, dass sie neben der Effizienz auch Flexibilität mit sich bringt. Wenn bei einer Aufgabe eine situationsbedingte, selbstständige Entscheidung gefallen werden muss, so muss der Mitarbeiter den Geschäftsprozess nicht mehr verlassen. Er kann eine Entscheidung treffen und im System vermerken. Dadurch sind kommende Teilnehmer über das Geschehene informiert und können auf alle prozessrelevanten Dokumente in der Anwendung zugreifen. Diese Dokumentierung bietet eine Transparenz über den Prozess. Eines der besten Argumente für Human Workflow Management ist der hohe Grad an Prozessoptimierung, der damit erreicht werden kann. Überflüssiger Aufwand wird vermieden und die Gesamtkosten für das Unternehmen sinken spürbar.
Ein Human Workflow besteht im Wesentlichen aus drei Elementen: modellieren, automatisieren und optimieren. Wie das genau aussieht, wird unten genauer erläutert.
Vorgehen bei Workflow
Zu aller erst wird der Prozess mit seinen Aufgaben modelliert. Dies kann mit jeder beliebigen BPMN Software gemacht werden. Wichtig ist, dass der Ablauf einen genauen Start- und Endpunkt hat. Anschliessend werden alle Aktivitäten des Geschäftsprozesses beschrieben. Idealerweise sollte das Ergebnis einer Aktivität auf seine folgende Aktivität hinweisen können. Dadurch wird die Abhängigkeit der Aktivitäten klarer und es entsteht ein organisierter Ablauf. Die meisten Aufgaben haben eine Bedingung, welche erfüllt werden muss, damit diese begonnen oder erfüllt werden kann. Anschliessend wird das Modell in eine Human Workflow Management System implementiert.
Die Automatisierung ist der zentrale Teil. Nach dem Einfügen in die Anwendung, werden die Aufgaben automatisch an die vordefinierten Teilnehmern verteilt. Das gute an einer solchen Software ist, dass nur die Prozessteilnehmer über ihre zu erledigenden Aufgaben zeitnah informiert werden, nicht alle. Das verringert den Überfluss an nicht notwendigen Informationen. Von nun an kann der Prozessablauf gestartet werden. Bei einem Urlaubsantrag kann die Person dieses zum Beispiel über das Intranet ausfüllen. Er muss keinen Zugriff auf die Workflow-Engine haben. In der Human Workflow-Engine erscheint sofort das Formular und der Prozess «Urlaubsantrag bearbeiten» kann gestartet werden. Die Aufgabe wird automatisch an die zuständigen Leute delegiert. Der Antrag geht nun durch den ganzen Prozess, bis er an- oder abgelehnt wurde. Der Prozess ist dann zu Ende, wenn der Entscheid dem Antragsteller mitgeteilt wurde.
Zuletzt werden Überwachung und Reporting Tools für den Prozess während und nach dem Abschliessen verwendet. Die erhaltenen Kennzahlen, wie beispielsweise die Durchlaufzeit, helfen dem Prozessmanager den Prozess bei Bedarf zu optimieren.
TIM Solutions GmbH
Im Modul «Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren» kamen Mitarbeiter der Firma TIM Solutions GmbH vorbei. Gemeinsam mit den Studierenden machten sie eine Praxisübung zum Thema «Human Workflow Management».
https://youtube.com/watch?v=Xjyv5jYKG08
