Die wirtschaftliche Globalisierung setzt KMU‘s vor starken internationalen Konkurrenzdruck. Erfahren Sie wie ein Unternehmen ihre Geschäftsprozesse in nur 5 Schritten optimieren kann, um am Markt weiterhin bestehen zu können.
Gemäss einer Umfrage der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) im Jahr 2019 gaben 85% der befragten KMU‘s an, dass Sie weder ihre internen Geschäftsprozesse noch das Kundenerlebnis digitalisiert haben. Eine eindrückliche Zahl, betrachtet man die Tatsache, dass die Schweiz sich als führendes Land in Sache Digitalisierung sieht. Es besteht nun eine Chance für Schweizer Firmen, die sich für eine einheitliche Prozessdigitalisierung entscheiden. Mit diesen 5 Schritten können Sie dies erreichen.
1. Definieren Sie die Prozesse, die Sie digitalisieren wollen
Heute müssen sich Firmen den hohen Anforderungen ihrer Kundschaft gegenüberstellen, um effizient und flexibel auf neue Wünsche eingehen zu können. Sich dabei auf alle Dienstleistungen und Produkte, die sie anbieten, zu konzentrieren, wäre jedoch ein Fehler. Deshalb müssen sich Unternehmen die Frage stellen, welche Prozesse sie priorisieren wollen. Sollen Kernprozesse oder allgemeine Abläufe des Geschäftsalltags digitalisiert werden? Die Antwort darauf hängt von vielen Komponenten ab, wie das verfügbare Budget oder die vorhandenen Ressourcen. Definieren Sie deshalb die Prozesse, die IT-gestützt sind und am meisten von einer Digitalisierung profitieren könnten.
2. Legen Sie die Prozessteilnehmenden und den Prozessfluss fest
Sobald die gewünschten Prozesse definiert worden sind, geht es darum, die Prozessteilnehmenden und den Prozessfluss zu dokumentieren. Das Unternehmen muss genau bestimmen können, welche Arbeit in welcher Reihenfolge von welchen Teilnehmenden durchgeführt wird und welche Systeme dafür genutzt werden, wie mit diesen interagiert wird und welche Geschäftsregeln befolgt werden. Mit dem Sammeln von solchen Informationen und das nachfolgende Modellieren der Prozesse beschäftigt sich unter anderem das Business Process -/ das Human Workflow Management. Was Sie alles darunter verstehen können, erfahren Sie im unteren Video.
3. Modellieren Sie Ihre Prozesse fachgerecht
Nun können Sie mit der Modellierung der Prozesse anfangen, oder? Nicht ganz. Um Prozesse zu digitalisieren müssen noch zwei weitere Aspekte beachtet werden. Welche Modellierungssprache soll angewendet und nach welchem Modell soll modelliert werden. Für das Modellieren von Prozesse gibt es mehrere Sprachen, jedoch hat sich die Business Process Model Notation (BPMN) als führender Standard durchgesetzt und wird von den meisten Softwareanbieter unterstützt. Dagegen ist es unverzichtbar, dass der Prozess als ein technisches Modell modelliert wird. Das technische Prozessmodell bildet ein IST-Zustand ab, welches, im Gegensatz zu anderen Modellen, alle Eventualitäten und Ausnahmen miteinbezieht, und somit von einer Process Engine (Softwarekomponenten) gelesen werden kann. Damit haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt, um mit der Modellierung anzufangen.
4. Evaulieren Sie die geeigneteste Software
Nur mit dem neu konzipierten Prozessmodell haben Sie noch keine Prozesse digitalisiert. Dafür benötigt es zusätzlich die richtige Software, die das Modell lesen und verarbeiten kann. Um die Anforderungen Ihre Unternehmen gerecht zu werden, evaluieren Sie das gewünschte Programm am besten mit einem Softwareanbieter. Eine Übersicht über unterschiedliche Angebote finden Sie auf capterra.ch.
5. Überwachen und optimieren Sie Ihre digitalisierte Prozesse
Sobald Sie das technische Modell auf das Programm eingelesen haben, taucht die Software im Prinzip als weiterer Teilnehmer im Prozessablauf auf und übernimmt die Koordination von menschlichen Tätigkeiten und Nachrichtenaustausch und kann für die Automatisierung von Teilprozessen eingesetzt werden. Dank der einheitlichen Dokumentation aller Prozessschritten können Sie wichtige Kennzahlen sowie den Prozessfortschritt überwachen. Folglich können Sie Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten des Prozesses schnell erkennen und nach dem iterativen Vorgehen „Prozess modellieren, automatisieren und optimieren“ angemessen reagieren.
Somit gehören Sie nun zu den 15%, die ihre Prozesse digitalisiert haben!
