Die Digitalisierung verändert die Art der Geschäftsprozesse, wie wir sie bisher kannten. Welche Änderungen das mit sich zieht, und wie die neuen Einsatzmöglichkeiten der Prozessautomatisierung aussehen, erfährst du in diesem Beitrag.
Das Ziel der digitalisierten Geschäftsprozesse, ist die Minderung des Koordinationsaufwands und die Entlastung der Mitarbeiter, von repetitiven Aufgaben. Diese gewonnen Zeit, kann anschliessend für rentablere Tätigkeiten eingesetzt werden, was automatisch zur Effizienz beisteuert. Schweizer Unternehmen wurden diesbezüglich zu den zentralen Interessen in der digitalen Transformation gefragt. Die daraus resultierende Resonanz zeigte mit 94 Prozent auf, dass ein grosses Interesse zur Innovation der bestehenden Prozesse besteht. Die Technologien, die wir diesbezüglich unter die Lupe nehmen, sind Process Engine, Robot Process Automation und Human Workflow.
Das Fundament
Wichtig ist, dass bei jeglicher Art von Digitalisierung der Geschäftsprozesse, erstmal die eigene Prozesse im Unternehmen aufgenommen werden müssen. Die Aufgabe der aufgeführten Technologien, ist es dann diese Prozesse als Fundament zu nutzen und sie zu bereichern.
Process Engine
Die Process Engine ist für die Koordination der Prozesse verantwortlich. Sie überprüft also immer den aktuellen Stand der Prozesse und löst bei Bedarf eine Nachricht aus, um den Mitarbeiter oder die jeweilige Applikation zu informieren, dass die darauffolgende Aufgabe gestartet werden kann. Mithilfe von Monitoring werden dann die Prozesse in Echtzeit dargestellt, um jederzeit den Überblick des momentanen Stands zu behalten.
Da die Process Engine selbst nur wenige Aufgaben erledigen kann, braucht man einiges mehr, dass man die eigenen Prozesse als automatisiert bezeichnen kann. Diesbezüglich hilft einem die Robot Process Automation (RPA) aus.
Robot Process Automation
Bei der Umsetzung von RPA, werden Prozesse, die bisher von Mitarbeiter durchgeführt wurden, nun automatisch ausgeführt. Dafür wird eine Software eingesetzt,die auf einer ausgewählten Benutzeroberfläche die Elemente erkennt und menschliche Arbeitsabläufe wie Mausklicks, Tastatureingaben oder Textsuche nachahmt. Das macht besonders bei einfachen Prozesse mit hohen wiederholungsrate Sinn. An den richtigen stellen angewendet, können die variable Kosten dieser Prozesse stark minimiert werden und dank wegfallen der Konzentrationsfehler erhöht sich die Qualität dieser Arbeit. Dabei können mithilfe von RPA, zuvor undenkbare Sachen umgesetzt werden. So können zwei IT-Systeme, die über keine kompatible Schnittstelle verfügen, mithilfe von RPA nun zusammenarbeiten. Eine konkreter Anwendungsfall, wäre das Auslesen der Kundenlogins auf dem eigenem Kundenportal und die Überführung dieser Daten ins ERP Systems.
Human Workflow
Beim Human Workflow treten nicht die Aufgaben in den Vordergrund, sondern die Tätigkeit der Mitarbeiter. Dabei wird geachtet, dass die Mitarbeiter im Prozessvorgang im richtigen Moment die nötigen Informationen bekommen, um den Arbeitsschritt durchzuführen. Diese Vorgehensweise wird mit der Begründung unterstützt, dass die Effizienz der Mitarbeiter höher priorisiert werden muss im Gegensatz der Effizienz eines Prozesses, da Personalkosten mehr ins Gewicht fallen als Sachkosten.
Ein möglicher Anwendungszwecks dieser Vorgehensweise macht dann Sinn, wenn man mit Aufgaben konfrontiert wird, in denen eine unerwartete Wendung üblich ist. Ein gutes Beispiel ist dabei das Management eines Kundenservices, denn jede Anfrage weicht von der vorherigen ab und braucht deshalb eine eigene Behandlung.
Zukünftige Entwicklung
Die Tatsache das viele Unternehmen, bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse, noch am Anfang stehen, zeigt auf wie gross das Potenzial solcher Umsetzungen ist. Bei solchen Unternehmen können bereits mit kleinen Schritten grosse Wirkung erzielt werden, was zur Motivation einer zukünftigen Umsetzung beisteuert. Einige Punkte womit die Automatisierung weiterhin Ihre Konflikte hat, sind die Prozesse wo eine hohe Interaktion mit dem Menschen stattfinden. Solche Prozesse haben eine zu hohe Diversifizierung, dass sie mit dem heutigen Stand der KI, Ausnahmen jeglicher Art abfangen könnten. Des weiteren muss auch betrachtet werden, dass bei einer zu hohen Automatisierung die eigene Prozesse, keine Diversifizierung gegenüber anderen Mitanbieter mehr vorweisen. Die Kernprozesse werden dadurch gefährdet, da sie einfach nachgeahmt werden können.
Fazit
Der Durchbruch der Digitalisierung rund um den Globus, brachte einen grossen Schub in der Automatisierung der Geschäftsprozesse. Viele automatisierte Prozesse, wie der Online Check-In für den nächsten Ausflug, sind in den Lebensalltag eingedrungen. Sie werden von den Konsumenten genutzt und als positiver Service angesehen, ohne dass Ihnen dabei auffällt, dass die Fluggesellschaft dadurch grosse Ersparnisse, für die eigene Firma, herbeiführen. Das ist ein gutes Beispiel einer Automatisierung. Man soll nämlich Stellen ausfindig machen bei denen eine Automatisierung die internen Interessen abdeckt und dabei die Externen Wünschen nicht darunter leiden oder bestenfalls einen Mehrwert bekommen. Auf dieser Weise kann man einen langfristigen Erfolg mit solchen Umsetzungen erlangen.
Weiterführende Links
netzwoche – Roboter werden in Zukunft aus den Interaktionen der Anwender lernen
