Prioritäten setzen
«Wenn man guten Gebrauch von seiner Zeit machen will, muss man wissen, was am wichtigsten ist, und sich dann mit ganzer Kraft dafür einsetzen»
Lee Iacocca, Vorstandsvorsitzender Chrysler Corp.
Kennen Sie das? Ein Arbeitstag beginnt, unzählige Aufgaben stehen an und es nicht ausreichend Zeit, sie zu erledigen. Alles auf einmal zu machen, wäre schlichtweg unmöglich. Aber Ihnen bleibt keine Wahl: Sie müssen die Arbeit irgendwie in Angriff nehmen. Wie gehen Sie vor? Wie entscheiden Sie, was ist wirklich wichtig ist?
Prioritäten zu setzten, ist das A und O des Zeitmanagements. Prioritäten schaffen Klarheit und dienen als ein Kompass, der Ihnen hilft, einen Weg durch das Wirrwarr der täglichen Aufgaben zu finden. Doch wie bestimmen Sie, was wirklich Vorrang haben sollte? Um Aufgaben entsprechend ihrer Priorität erledigen zu können, gilt es zunächst, die Priorität überhaupt erst zu erkennen.
Auf den ersten Blick scheint dies leicht. Prioritäten werden häufig vorgegeben, zum Beispiel den verbindlichen Abgegabetermin einer Seminararbeit oder einm Prüfungstermin). Fehlt eine solch klare Vorgabe, oder kommen unerwartete Aufgaben hinzu, so steigt das Risiko, das Wesentliche aus den Augen zu verlieren und sich zu verzetteln. Umso wichtiger ist es, sich stets zu fragen, was wirklich Vorrang hat. Nicht immer ist diese Frage einfach zu beantworten, denn Prioritäten sind stets an die eigenen, persönlichen Ziele geknüpft. Darum: Wer seine Prioritäten «richtig» setzten will, muss zuerst herausfinden, was er/sie erreichen will. Gerade bei langfristigen Zielsetzungen ist es notwendig, genau festzulegen, wohin der eigene Weg führen soll.
- Fragen Sie sich stets, bevor Sie mit der Arbeit beginnen: Was sind meine Ziele – und welcher Weg führt mich zu diesen? Wo liegen meine Schwerpunkte? Wann möchte ich was erreicht haben?
Sobald Sie für sich konkrete Zielsetzungen und Meilensteine festgelegt haben, können Ihnen verschiedene Methoden helfen, Prioritäten zu setzen. Hier zwei Beispiele:
Die SMART-Methode
Zieldefinitionen auf den Punkt zu bringen, ist nicht einfach, Oftmals werden Vorhaben so vage formuliert, dass sie gar nicht umsetzbar sind. Die SMART-Methode hilft, Ziele eindeutig festzulegen und konkret messbar zu machen.
SMART steht für:
- Spezifisch: ein Ziel sollte so genau wie möglich formuliert sein.
- Messbar: das Erreichen des Ziels sollte objektiv überprüfbar sein (wer/was/wann/wie viel/wie oft)?
- Attraktiv: das Ziel sollte von allen Beteiligten akzeptiert werden.
- Realistisch: das Ziel sollte stets für alle Beteiligten erreichbar sein.
- Terminiert: das Ziel sollte zeitlich terminiert sein.
Das Pareto-Prinzip
Haben Sie sich einmal ein Ziel gesetzt, dann ist es wichtig, die Durchführung der anstehenden Aufgaben effizient zu gestalten. Das Pareto-Prinzip kann Ihnen dabei helfen, Prioritäten in konkrete Massnahmen umzusetzen. Worum geht es bei diesem Prinzip?
Ein typisches Verteilungsmuster zeigt, dass etwa 80% der Ergebnisse auf 20% der Anstrengungen zurückgehen. Dieses Prinzip lässt sich auch auf die Verteilung unserer Zeit und die erzielten Ergebnisse übertragen: Es besagt, dass sich 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent unserer Zeit erledigen lassen. Umgekehrt sind für die verbleibenden 20 Prozent 80 Prozent der Zeit erforderlich.
Um Ihre Zeit gewinnbringend zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, folgendermassen vorzugehen:
- Erstellen Sie sich eine To-do-Liste
- Tragen Sie darin die erforderliche Zeit und die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben ein
- Beginnen Sie morgens damit, sich den Prioritäten zu widmen
- Erledigen Sie zunächst kleinere Aufgaben, die wirklich dringend sind. Das wird Ihnen das Gefühl vermitteln, einiges geschafft zu haben!
- Widmen Sie sich dann den grösseren Aufgaben, die ebenfalls dringend sind.
- Gehen Sie bei langwierigen und/oder schwierigen Aufgaben, strategisch vor: Konzentrieren Sie sich zunächst auf das Wesentliche und vervollständigen Sie die Aufgaben nur dann, wenn Sie auch Zeit dafür haben.
- Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, immer alles perfekt machen zu müssen.
- Verschwenden Sie keine Zeit mit unnützen Details.
- Lernen Sie, gesunde Grenzen zu setzten und «nein» zu sagen.
Mehr dazu:
Diskutieren Sie!
- Wie wichtig war es bis anhin für Sie, Ihre Prioritäten zu erkennen und danach zu handeln?
- Fällt es Ihnen schwer, Prioritäten zu setzen? Wenn ja, aus welchem Grund?
Üben Sie!
Hier können Sie sich verschiedene Übungen herunterladen:
Weiterführende Links
50Minuten.de (2018). Die SMART-Methode: 5 Kriterien für gut definierte Ziele. 50Minuten.de.
Erschaffe dich neu (08.12.2019), Wie du mehr erreichst, indem du weniger tust – Das Pareto Prinzip.