Kommunikation im Team einer sozialen Organisation mit Hilfe digitaler Tools

von Lara Ludin, Absolventin Minor Digitalisierung und Soziale Arbeit, Mai 2022

In diesem Blog-Beitrag wird die Umsetzung eines digitalen Vorhabens in einem Praxisfeld der Sozialen Arbeit beleuchtet. Im Beratungsteam in der Praxisorganisation der Autorin kam es immer wieder zu Kommunikationsstörungen und Missverständnissen, was zu Diskussionen und Unzufriedenheiten im Team führte. Der Wunsch von neuen Austauschgefässen wurde geäussert. Die Idee eines digitalen Tools kam auf und die Autorin des Beitrages schlug vor im Rahmen des Minors Digitalisierung und Soziale Arbeit eine Testphase für ein digitales Tool zur Kommunikation durchzuführen. Folgend wird nun die Relevanz des Themas, die Phasen des Vorhabens beschrieben und abschliessend die Erkenntnisse daraus reflektiert.

Ohne Kommunikation können soziale Systeme, wie Gruppen oder Teams, nicht funktionieren. Sie dient dem Austausch, der Informationsvermittlung, der Konfliktlösung und weiteren wichtigen Prozessen in einem Team. Wie auch im Privatleben kommunizieren im Team nicht alle gleich. Die Kommunikation untereinander hängt oft von den zwischenmenschlichen Beziehungen oder Charaktereigenschaften ab. Zudem können sich unterschiedliche Dynamiken entwickeln. Seit der Corona-Pandemie und der darauffolgenden Pflicht zum Home Office, wurde nochmals deutlicher, wie wichtig die Kommunikation und der Austausch sind. In dieser Zeit hat sich die Kommunikation immer mehr in den virtuellen Raum verschoben. Doch bereits vor dieser Krisenzeit konnte eine medientechnologische Durchdringung von unserer Lebenswelt beobachtet werden. Steiner bezeichnet diesen Vorgang als Mediatisierung (2015, S. 19).  Die Veränderungen betreffen nicht nur den Alltag, sondern auch Institutionen, die eine digitale Transformation durchlaufen.

Das gilt ebenfalls für soziale Organisationen, bei welchen die Fachpersonen oft sehr eigenständig mit dem Klientel arbeiten und meist mit komplexen Problemlagen konfrontiert sind, weshalb der Austausch im Team umso wichtiger ist. Für den Kontakt mit dem Klientel der Sozialen Arbeit werden unterschiedliche, und immer mehr digitale, Kanäle genutzt. Zum Beispiel in der Beratung findet inzwischen eine Kombination verschiedener digitaler und analoger Kommunikationsmittel statt. Das zeigt auch die FHNW auf, welche Tagungen dazu anbietet und Empfehlungen für eine datenschutzkonforme Kommunikation und Beratung abgibt.

Bei der Orientierung zu einer digitalen Transformation, sollte sich eine Organisation grundlegende Fragen stellen, z.B. welche Strategie verfolgt werden soll, welche Leistungen angeboten werden, wie sich die Arbeitsweise dadurch ändern könnte, welche Ressourcen vorhanden sind, sei es die Kompetenzen der Mitarbeitenden oder der Organisation selbst (Leguizamón, Caritas Schweiz, 2021).

Phasen des digitalen Vorhabens

Durch den gesetzten Rahmen des Vorhabens bestand das Ziel nicht darin, das gesamte Kommunikationsproblem des Teams zu lösen oder die persönliche Kommunikation durch eine digitale zu ersetzten. Vielmehr sollte getestet werden, ob ein digitales Kommunikationstool den Informationsfluss im Team fördern und zu einer gelingenderen Kommunikation beitragen könnte.

Das Vorhaben gliederte sich in drei Phasen. In der Vorbereitungsphase kam vor allem das Team zu Wort und äusserte Wünsche und Vorstellungen zur Kommunikation. Anhand der Auswertung dieser gemeinsamen Erhebung sollte ein passendes digitales Tool ausgewählt werden. Durch die Recherche über unterschiedliche Tools, Coachings mit Dozierenden des Minors und dem Austausch mit Studierenden, stiess die Autorin des Blogs auf slack. Das Tool gestaltet sich ähnlich wie microsoft teams und vereint diverse Funktionen auf einer Plattform. Es entsprach den Bedürfnissen des Teams und verschiedene Sicherheitsvorkehrungen konnten eingestellt werden. Das Team erhielt eine kurze Einführung und konnte sogleich mit der Testphase beginnen. Die verschiedenen Funktionen wurden getestet, ein Austausch fand statt und Gruppen bildeten sich. Gegen Ende der Testphase wurde zusätzlich eine Verknüpfung zu Trello erstellt, um ein weiteres Tool zur Kommunikation vorzustellen. Zum Schluss gab es eine digitale Umfrage und die Ergebnisse wurden gemeinsam besprochen.

Mit Hilfe eines Miro-Boards wurden alle Phasen des Vorhabens und die Auswertung festgehalten. Die Übersicht ist auf der folgenden Darstellung abgebildet und die wichtigsten Inhalte zu den einzelnen Phasen sind in der angehängten Video-Datei auffindbar, welche mit zoom aufgezeichnet wurde.

Bild: Übersicht Digitales Vorhaben (Eigene Darstellung auf miro)

Erkenntnisse und Ausblick

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Auswertung ist, dass die Akzeptanz eines digitalen Tools im Team gegeben sein muss. Am besten könnte dies funktionieren, wenn es als offizielles Kommunikationstool bestimmt und von der Teamleitung eingeführt oder mindestens unterstützt würde. Ein weiterer Punkt ist der Zeitaufwand. Ein Tool sollte einfach im Handling und der Zugang über eine Desktopapplikation möglich sein. Sonst bleibt die Kommunikation auf den bisher verwendeten Kanälen. Ein wichtiger Aspekt, welcher bereits erwähnt und auch vom Team genannt wurde, ist die bleibende Wichtigkeit des persönlichen Kontaktes. Dieser kann nie durch die digitale Kommunikation ersetzt werden. Zudem sollte bei der Nutzung von digitalen Tools immer auf den Datenschutz geachtet werden. Dazu braucht es Vorkehrungen und Regeln. Nach Rückmeldung des Teams können digitale Tools zu einer effizienteren Kommunikation beitragen, wenn diese korrekt verwendet werden und die Kommunikation übersichtlich gestaltet werden kann.

Dieser Blog-Beitrag soll die Aufmerksamkeit auf die verstärkt kommende, digitale Transformation lenken und Organisationen ermutigen sich damit zu befassen und Mitarbeitende in den Prozess einzubeziehen.

Quellen

Steiner, Oliver (2015). Wiedersprüche der Mediatisierung Sozialer Arbeit. In Karin Bock, Margret Dörr, Hans Günther Homfeldt, Jörgen Schulze-Krüdener, Werner Thole (Hrsg.), Grundlagen der Sozialen Arbeit (S. 19-38). Schneider Verlag Hohengehren GmbH.

Leguizamón, Sonja (2021). Digitale Transformation Caritas Schweiz. Unveröffentlichter Foliensatz. Hochschule Luzern – Soziale Arbeit.