von Nina Müller, Absolvent CAS Digitalisierung und Soziale Arbeit, Mai 2022

In folgendem Blogbeitrag wird am Beispiel der Organisation Vereinigung Berner Gemeinwesenarbeit (VBG) auf die gemachten Erfahrungen während der Pandemie zurückgeblickt und der Frage nachgegangen, inwiefern eine Digitalisierungsstrategie für die Gestaltung des digitalen Wandels dienlich sein kann.

Technisierung während der Corona Pandemie

Im Frühjahr 2020 wurde das Cloudcomputing System OneDrive gemeinsam mit der Kollaborationssoftware MS Teams und das Videokonferenztool Zoom eingeführt. Technisch gut ausgestattet, stellten sich während der Pandemie vermehrt Fragen zur gekonnten Anwendung und zur Gestaltung von digitalen Gefässen für Adressat*innen in diversen Berner Quartieren. Um diesen Fragestellungen und Herausforderungen begegnen zu können, wurde durch Initiative von Mitarbeiter*innen eine Arbeitsgruppe (AG) Digital gegründet, welche sich der Thematik annahm und in der Folge interne Weiterbildungen zu den Tools organisierte. Fortlaufend setzte sich die AG Digital mit den Herausforderungen des digitalen Wandels fachlich auseinander und konnte im steten Dialog mit der Geschäftsleitung erste Standards zur digitalen Zusammenarbeit etablieren.

Die Einführung der neuen Technik kann in der Nachbetrachtung als erster digitaler Transformationsschritt der VBG bezeichnet werden. Die AG Digital stellte während der Standard – Einführung unterschiedliche Haltungen und Kompetenzen der Mitarbeiter*innen fest. Ebenso zeigte sich in den Debatten der AG deutlich, dass es für weitere Schritte eine tiefere Sondierung des Bedarfs seitens Mitarbeiter*innen erforderte und dass für eine ganzheitliche Perspektive der Organisation die Beteiligung der Vorstands- und Leitungsebene erforderlich ist, um zukünftige Inhalte und Entwicklungsschritte gemeinsam definieren zu können.

Digitaler Wandel als Querschnittaufgabe

Die Wechselwirkung zwischen strategischer und operativer Ebene wird in vielen Studien und Berichten zum digitalen Wandel von zivilgesellschaftlichen Organisationen genannt. Das Handbuch ‘Digitaler Wandel – Verstehen, entscheiden, umsetzen’ nennt Partizipation aller Mitarbeiter*innen, transparente Kommunikation, das Debattieren über die Entwicklungsabsichten einer Organisation und ihr strategisches Verständnis der Chancen und Risiken der Digitalisierung als wichtige Aspekte bei der Gestaltung des digitalen Wandels. Die ‘3×7 Fragen auf dem Weg zur Digitalisierung’ S. 14 orientieren sich zum einen an den Zielen einer Organisation, den Handlungsfeldern und den digitalen Arbeitsvorgängen und können für eine erste fachliche Orientierung dienlich sein.

Folgende Darstellung aus dem ‘Handbuch Digitalstrategie’ des Deutschen Roten Kreuzes fasst die diversen Bereiche einer Digitalstrategie gut zusammen und zeigt deutlich auf, dass die digitale Transformation innerhalb einer Organisation als Querschnittaufgabe verstanden werden kann.

Abb. 1, Handbuch Digitalstrategie DRK S.7

Neben der fachlichen Erkenntnis über die zentrale Bedeutung der Leitung und die Einbettung in die Organisationsstrategie, sollte die aktuelle Bedarfslage bei Quartierarbeiter*innen innerhalb der VBG erhoben werden. In Workshops konnten die Quartierarbeiter*innen zu folgenden Fragen innerhalb ihrer Teams diskutieren:

• Wo seid ihr innerhalb der Quartierarbeit der VBG mit Digitalisierung konfrontiert?
• Wo stellt ihr Herausforderungen, Hindernisse und Probleme fest?
• Was brauchen Quartierbewohner*innen seitens Quartierarbeit, um mit den künftigen digitalen Anforderungen umgehen zu können?
• Welchen Bedarf habt ihr als Fachpersonen, um diesen digitalen Wandel für euch aktiv gestalten zu können?

In der Folge wurden die gesammelten Voten der Mitarbeiter*innen analysiert und anhand des ‹DigitalCheck› von sozialinfo.ch und dem Leitfaden ‹den digitalen Wandel in zivilgesellschaftlichen Organisationen aktiv gestalten› von ZiviZ eingeordnet. Aus diesem Verortungsschritt konnten dann mögliche Handlungsoptionen für die Organisation abgeleitet werden. In einem zweiten Schritt wurden die erfassten Optionen nach Dringlichkeit und Machbarkeit bewertet und in kurz- mittel- und langfristige Tätigkeiten eingeteilt, welche in der folgenden Abbildung ersichtlich sind:

Abb. 2 Eigene Darstellung – Zwischenfazit Bedarfserhebung

Digitalstrategie als Orientierung

Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem CAS, dem digitalen Atelier sowie des Bedarfserhebungsprozesses innerhalb der VBG Quartierarbeit wurden fortlaufend fachlich analysiert und in einem Modell zusammengefasst. Die Entwicklung des Modells wird in folgendem Video erläutert und die beigezogene Fachliteratur vorgestellt:

Das Modell zeigt deutlich wie vielschichtig digitaler Wandel ist und welche Dimensionen es zu berücksichtigen gilt. Digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, bei dem alle Beteiligten einer Organisation beigezogen werden sollen, was folgendes Zitat aus dem E-book Digitalisierung der Bürgermut Stiftung passend verdeutlicht:

«Die Digitalisierung der Zivilgesellschaft ist kein Zukunftstrend, sie ist längst da. Organisationen sollten jetzt ihre Chancen erkennen und die neuen technologischen Möglichkeiten zu ihrem Vorteil nutzen. Dabei liegt der Schlüssel zum Erfolg nicht nur in der Einführung von Tools und neuen Technologien. Es kommt vor allem auf einen gut strukturierten strategischen Ansatz an, der sowohl von der Führungsebene als auch von den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen wird.» S. 16

Die Ergebnisse der Bedarfserhebung der Mitarbeiter*innen und die gewonnenen Erkenntnisse des Digitalen Ateliers werden innerhalb der AG Digital diskutiert und priorisiert. Daraus resultiert ein Bericht zur Ist- Analyse mit Handlungsempfehlungen, welcher dem Vorstand der VBG und ihrem Geschäftsleiter präsentiert wird. Daraus sollen Folgeschritte strategisch verortet werden und weitere Prozessschritte und Transformationsziele gemeinsam in einer Digitalstrategie festgelegt werden. Dieser Prozess kann sich idealtypisch an folgenden Schritten aus dem Handbuch Digitalisierung des Deutschen Roten Kreuzes orientieren.

Abb. 3 Idealtypischer Prozess zur Entwicklung und Umsetzung einer Digitalstrategie, DRK. S 8

Für die Mitarbeiter*innen und die Geschäftsleitung heisst es den digitalen Transformationsprozess weiterzuführen, sich an den Bedürfnissen aller zu orientieren, eine gemeinsame Haltung zu entwickeln und die Potentiale und Risiken des digitalen Wandels für die Organisation zu definieren. Auf diesem Weg scheint eine Digitalstrategie als Orientierungsrahmen allemal sinnvoll.

CAS Blog – Nina Müller © 2022 is licensed under CC BY-SA 4.0

Literaturverzeichnis  

Bork, Magdalena & Dr. Tahmaz Birthe (2021). Den digitalen Wandel in ziviligesellschaftlichen Organisationen aktiv gestalten – ein Leitfaden. Gefunden unter: https://www.ziviz.de/sites/ziv/files/leitfaden_digitaler_wandel_in_zivilgesellschaftlichen_organisationen.pdf

Deutschland sicher im Netz e.V (2021). Digitaler Wandel – Verstehen, entscheiden, umsetzen. Gefunden unter: https://digital-vereint.de/wp-content/uploads/2021/11/HaBu10_Digitaler-Wandel-2.pdf

Deutsches Rotes Kreuz, Kompetenzzentren Digitalisierung (2020). Handbuch Digitalstrategie – ein Kompass für ihre Organisation. Gefunden unter: https://drk-wohlfahrt.de/fileadmin/user_upload/Sonderseiten/Soziale_Innovation-Digitalisierung/Handbuch/Handbuch_Digitalisierung_Ein_Kompass_fuer_Ihre_Organisation_DRK.pdf

Flor, Henrik & Louise Buscham. Stiftung Bürgermut (2019). Digitalisierung: Vom Buzz Word zur zivilgesellschaftlichen Praxis. Gefunden unter: https://www.bosch-stiftung.de/sites/default/files/publications/pdf/2019-05/E-Book-Digitalisierung_Vom%20Buzz%20Word%20zur%20zivilgesellschaftlichen%20Praxis.pdf

Mühlebach, Chris. Kompetenzzentrum Digitalisierung & Soziale Arbeit (2021). DigitalCheck. Gefunden unter: https://www.sozialinfo.ch/digitalisierung/digitalcheck

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Deutsches Rotes Kreuz, Kompetenzzentren Digitalisierung S.7 (2020). Handbuch Digitalstrategie – ein Kompass für ihre Organisation. Gefunden unter: https://drk-wohlfahrt.de/fileadmin/user_upload/Sonderseiten/Soziale_Innovation-Digitalisierung/Handbuch/Handbuch_Digitalisierung_Ein_Kompass_fuer_Ihre_Organisation_DRK.pdf

Abb. 2 Müller, Nina (2022). Zwischenfazit Bedarfserhebung – Vereinigung Berner Gemeinwesenarbeit.

Abb. 3 Deutsches Rotes Kreuz, Kompetenzzentren Digitalisierung S.8 (2020). Handbuch Digitalstrategie – ein Kompass für ihre Organisation. Gefunden unter: https://drk-wohlfahrt.de/fileadmin/user_upload/Sonderseiten/Soziale_Innovation-Digitalisierung/Handbuch/Handbuch_Digitalisierung_Ein_Kompass_fuer_Ihre_Organisation_DRK.pdf