RPA oder zu Deutsch robotergestützte Prozessautomatisierung ist ein Dauerthema in den Technologie-Trends. Aber nicht alle Prozesse eignen sich gleich gut für eine Automatisierung.
Dieser Beitrag erklärt, wie man passende Prozesse ausfindig macht. Ausserdem werden Faktoren vorgestellt, die für eine erfolgreiche RPA-Einführung wichtig sind.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Seit Anfang der 2000er-Jahre werden Software-Roboter für die Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Seitdem wird die Technologie stetig weiterentwickelt.
Die Grundlage von RPA bildet die sogenannte Task-Automatisierung. Damit ist gemeint, dass einfache manuelle Arbeiten durch Software übernommen werden. RPA greift dazu nicht nur über Schnittstellen auf Applikationen zu. Die Software-Roboter (RPA-Bots) führen die Prozesse auch über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) aus.
Prozesse können durch RPA entweder vollautomatisiert (unattended) oder nur teilautomatisiert (attended) ausgeführt werden. Bei einem vollständig automatisierten Prozess führt der RPA-Bot die Aktivitäten im Prozess ohne menschliche Interaktion aus. Bei einer Teilautomatisierung kann der Roboter als digitaler Assistent des Menschen betrachtet werden. Mitarbeitende kümmern sich um die analytischen Aufgaben und um die Ausnahmen. Die RPA-Bots übernehmen dafür die standardisierten Aufgaben innerhalb des Prozesses.
Checkliste für RPA-Kandidaten
Nicht alle manuellen Prozesse eignen sich für eine (Teil-)Automatisierung mit RPA. Die folgenden Punkte zeichnen einen geeigneten Prozess aus:
- Hohes Transaktionsvolumen
Der Prozess hat eine hohe Prozessfrequenz. Je häufiger ein Prozess ausgeführt wird, umso grösser ist das Optimierungspotenzial durch RPA.
- Regelbasiert
Der Prozessdurchlauf basiert auf standardisierten Regeln und folgt einem vorgegebenen Verarbeitungsweg.
- Wenig Ausnahmen
Neben klaren Regeln ist wichtig, dass nur wenig Ausnahmen im Prozess auftreten. Ausnahmen erhöhen die Komplexität einer möglichen RPA-Umsetzung.
- Standardisierter und elektronischer Input
Input für den Prozess sind Dateien wie Excel, CSV, E-Mail, PDF oder Word.
- Stabilität
Der Prozess ist standardisiert. Damit ist sichergestellt, dass keine unmittelbaren Veränderungen am Prozess, dem Input oder den beteiligten Systemen geplant sind.
Neben diesen 5 Punkten ist entscheidend, dass Prozesse bekannt und dokumentiert sind. Wenn das Prozessmanagement zum aktuellen Zeitpunkt noch dürftig ist, lohnt es sich vor einer RPA-Einführung dieses zu optimieren.
Schneller ROI
Sobald die passenden Prozesse mithilfe der Checkliste ausfindig gemacht sind, geht es um die Reihenfolge der Umsetzung. Wichtig ist, dass man sich zuerst auf die Prozesse konzentriert, welche einen schnellen Return on Investment (ROI) erwarten lassen. Es ist lohnenswert, die Prozesse anhand ihrer Komplexität und ihres Nutzens einzuteilen.
Prozesse, die eine tiefe Komplexität haben, eignen sich besonders gut für die Einführung von RPA. Durch die schnelle Umsetzung kann man früh erste Erfahrungen sammeln. Je schneller man die Lernkurve durchläuft, umso einfacher gelingen neue RPA-Vorhaben.
Am besten fokussiert man sich zu Beginn auf die «low hanging fruits». Mit zunehmender Erfahrung kann man sich dann den «quick wins» unter den Prozessen widmen.
Weitere Erfolgsfaktoren
Wenn man passende RPA-Prozesse gefunden hat, muss man einige weitere Punkte beachten. Es gibt bekannte Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg eines RPA-Projektes entscheiden.
Eine wichtige Entscheidung ist die Wahl des Anbieters der RPA-Software. Es gibt aber auch nicht technische Faktoren, die man für eine erfolgreiche RPA-Implementierung beachten muss.
Die Mitarbeitenden sind ein entscheidender Erfolgsfaktor. Man braucht Personen, die sich gerne mit der Thematik beschäftigen und bereit sind, sich das notwendige Wissen anzueignen. Bedeutungsvoll ist ausserdem, dass man die Mitarbeitenden adressiert, die von der Einführung des RPA-Bots direkt betroffen sind. Gemäss Automation Anywhere ist es essenziell, den Mitarbeitenden eine klare Vision aufzuzeigen. Man kann das mit Demonstrationen während der Umsetzung tun. Damit stellt man sicher, dass alle Betroffenen die Änderungen kennen und positiv gestimmt sind.
Weitere Links zum Thema RPA
- Die Kunst der Automatisierung: IBM über RPA
- Was kostet eine RPA-Implementierung?
- Alles, was man über RPA-Software wissen muss
- 10 Gründe, weshalb RPA-Projekte scheitern
- 6 Schritte, wie man RPA den Mitarbeitenden vorstellt
Quellen
yufang.jao. (2021, June 8). Processes with Low Complexity but also Low Benefits in Automation – The Low-Hanging Fruits. Business Consulting House. https://businessconsultinghouse.de/en/processes-with-low-complexity-but-also-low-benefits-in-automation-the-low-hanging-fruits/
5 Change Management Best Practices for RPA | Automation Anywhere. (n.d.). Www.automationanywhere.com. Retrieved January 11, 2023, from https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/five-change-management-best-practices-for-rpa
