Auch innerhalb mittelständischer Unternehmen galt IT-gestütztes Geschäftsprozessmanagement (BPM) jahrzehntelang als Garant für Effizienz und Produktivität. Mit dem Einbezug des „Human Workflows“ ändern sich die Spielregeln: Der Mensch und seine gelebten Arbeitsabläufe rücken in den Mittelpunkt.
Traditionelle BPM-Tools wie beispielsweise Camunda oder Adonis fungieren heute als eine Art Meta-Anwendung. Sie legen eine Prozess-Schicht über bestehende Geschäftsanwendungen und verknüpfen automatisiert Abläufe mit Prozess-Schritten. Dabei werden Mitarbeitern Abläufe vorgegeben, die jederzeit befolgt werden müssen. Beispiele dafür sind Angebotsfreigaben oder auch Genehmigungen, die immer wieder nach demselben Schema bearbeitet werden müssen. Auch gesetzliche Vorgaben können mit Hilfe eines traditionellen BPM-Tool auf ihre Einhaltung geprüft werden.
Sobald jedoch komplizierte, unvorhersehbare und vielschichtige Aufgaben zu bewältigen sind, kommt ein starres Prozessvorgehen an seine Grenzen. Als eine solche Aufgabe können beispielsweise eine Managementaufgabe, ein Umgang mit Beschwerden oder dynamische Projektplanungen angesehen werden. Während IT-Systeme zur Unterstützung der geschäftlichen Abläufe eher auf Effizienz ausgelegt sind, ist heutzutage eher strategische Agilität und situatives Handeln gefragt. Natürlich kann eine Prozess-Engine in vielen Situationen weiterhelfen und für eine effiziente Arbeitsweise garantieren.
Während sich eine Geschäftsprozess-Engine nur um die Ausführung von Prozessdefinitionen kümmert, beinhalten Workflow-Management-Systeme die notwendigen zusätzliche Funktionen, um auch derartige Prozesse definieren zu können. Dazu gehören die drei Phasen des Prozessmanagements. Die Designphase behandelt die Modellierung der Prozesse. Die modellierten Prozesse dienen dann als Grundlage für die Zuweisung von Aufgaben in den entsprechenden Geschäftsprozessen. Die zweite Phase beinhaltet die Automatisierung der Prozesse. Dabei werden Aufgaben automatisch an die entsprechenden Sachbearbeiter zugewiesen. In der dritten Phase werden die Prozesse mit Hilfe von Monitoring und Reporting Tools optimiert.
Welche Wettbewerbsvorteile können durch den Einsatz von Human Workflow Management entstehen?
Effiziente Prozesse
Durch den Einsatz des Human Workflow Managements können Prozesse sehr detailliert abgebildet werden. Dadurch entstehen qualitativ hochwertige Prozessmodelle. Die Prozesse können dadurch bis aufs kleinste Detail analysiert und optimiert werden. Der Cycle of Improvement kann so möglichst gut absolviert werden.
Kosten und Zeit eines Prozesses werden nicht überschritten
Wenn Prozesse detailliert analysiert und optimiert werden können, ist die Kostenberechnung dementsprechend genau. Dies führt dazu, dass eine Firma ziemlich genau kalkulieren kann und Ende Jahr keine Überraschungen erleben muss. Oft werden bei ungenauen Prozessmodellen Teilarbeitsschritte vergessen oder bewusst weggelassen oder vereinfacht. Dies aus dem Grund, da sie in einer herkömmlichen Prozess-Engine nicht dargestellt werden können. Die Kalkulationen und die Endabrechnung stimmen demnach nicht überein, da man oft viel mehr Zeit benötigt als kalkuliert.
Kundenfreundlich
Interaktionen mit Kunden oder Lieferanten können von herkömmlichen Prozess-Engines oft nicht genügend abgebildet werden. Sie werden vereinfacht dargestellt und können nicht alle Eventualitäten abhandeln. Mit einer Workflow-Engine ist dies jedoch möglich. Das wirkt gegenüber dem Kunden oder dem Lieferanten professionell. Jeder Mitarbeiter weiss nämlich jederzeit, was zu tun ist.
Gute Kommunikation
Wenn alle Teilschritte und deren beteiligten Parteien bekannt sind, ist eine klare und simple Kommunikation möglich. Dies fördert umgehend den Prozessfluss und die Prozessgeschwindigkeit nimmt zu.
Fazit
Bei all den technischen Möglichkeiten und Anwendungspotentialen, die das Workflow Management mit sich bringt, darf nicht vergessen werden, dass der Mensch und nicht die Maschine im Zentrum steht. Dies wird sich auch in Zukunft nicht ändern.
