In der Digitalisierung spricht man immer von Prozessautomation. Alles soll schneller und einfacher gehen. Aber was sind die richtigen Voraussetzungen, um eine Prozessautomation voranzutreiben? Ist es in jedem Unternehmen sinnvoll? Mit welchen Tools lässt sich dies einfach umsetzen? Diese Fragen möchte ich in diesem Blog gerne thematisieren und beantworten.
Wann macht Automatisierung Sinn?
Es ist zu beachten, dass nicht in jedem Fall eine Automatisierung Sinn macht. Es müssen einige Voraussetzungen gegeben sein, um an eine Prozessautomation zu denken. Folgende drei Punkte sind massgebend:
- Die Prozesse sind standardisiert und regelbasiert
- Die Prozesse haben eine hohe Wiederholungszahl pro Tag
- Der Informationsfluss ist elektronisch
Falls diese 3 Punkte nicht abgedeckt werden können, dann sollte man eine Prozessoptimierung ins Auge fassen.
Falls Sie Prozesse haben, welche den oben genannten Kriterien entsprechen, gibt es verschiedene Möglichkeiten diese zu automatisieren. Zunächst muss man prüfen wie komplex diese Prozesse sind und ob man auf die sich im Zugriff befindenden Programme oder Tools Einfluss hat. Dies benötigt man für die Entscheidung ob die Umsetzung im Frontend (näher an der Benutzeroberfläche) oder Backend (näher an dem System) realisiert werden kann. Im Frontend empfiehlt sich die Software Robotic Process Automation (RPA) und im Backend eine sogenannte Business Process Engine mit Business Process Model and Notation (BPMN) und Decision Model and Notation (DMN).
Der grosse Vorteil von RPA ist, dass sie beinahe zu allen Softwaretypen kompatibel sind und relativ einfach und günstig umgesetzt werden können. Da RPA auf die Benutzeroberfläche zugreift ist es aber sehr anfällig auf Änderungen der Benutzeroberfläche oder auf Systemanpassungen.
Die Business Process Engines mit BPMN werden im Gegensatz zu RPA im Backend eingesetzt. Obwohl RPA sich an das BPMN anlehnt, ist die Umsetzung von BPMN einiges kostspieliger und nicht sehr einfach in bestehenden Umgebungen umzusetzen. Ist jedoch dieser Aufwand einmal getätigt, ist die Anwendung auf Veränderungen viel stabiler, da sie direkt über definierte Schnittstellen mit den Systemen interagiert. Dazu kommt, dass die Engine sich sehr gut mit Human Workflows integrieren lässt. So kann man einzelne Prozesse aufteilen damit der eine Teilprozess von Menschen übernommen wird und der andere z.B. von einer Entscheidungs-Engine.
Durch die Automatisierung von Prozessen müssen langweilige und monotone Arbeiten nicht mehr durch Mitarbeiter durchgeführt werden. So kann sich die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern und die Fehleranfälligkeit wird sich durch die Roboter resp. Engine minimieren.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA ist eine Software, welche für einfache und repetitive Aufgaben gedacht ist. Ein Roboter liest, versteht und steuert den Bildschirm genauso wie ein Mensch über die Benutzeroberfläche. Da sich die Anwendung einfach auf verschiedene Applikationen anwenden lässt, ist es vielseitig und einfach einzusetzen.
Vorteile:
- Man muss nicht Programmieren können
- Es kann auf praktisch allen Anwenderoberflächen verwendet werden
- Kostengünstig
Nachteile:
- Wenn sich Systemoberflächen verändern, muss der Prozess teilweise oder ganz neu aufgebaut werden
- Prozess muss standardisiert und regelbasiert sein. Tritt ein unvorhergesehenes Ereignis auf so kann der Roboter nicht mehr weiterarbeiten
Wo wird RPA am besten eingesetzt
RPA hat sich bereits in verschiedenen Bereichen von Unternehmen etabliert. So z.B. in den Finanzen, Logistik, Produktion und HR. In diesen Bereichen gibt es verschiedene routinemässige Aufgaben, welche sorgfältig und fehlerfrei durchgeführt werden müssen. Beispielsweise können standardisierte Kundenbestellungen von einem Roboter abgearbeitet werden. Vom Versenden der Eingangsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung, alles kann durch einen Roboter ausgeführt werden.
Business Process Engine
Eine Engine ist eine Art Software, die Prozess- und Entscheidungsmodelle lesen, interpretieren und anschließend abarbeiten kann. Im Gegensatz zur RPA interagiert eine modelbasierte Decision Engine im Backend. Die Engines sind modellgetriebene Automatisierungen. Diese Engines können anhand von geeigneten Prozessmodellen (BPMN) und Entscheidungsmodellen (DMN) Geschäftsprozesse automatisieren.
Vorteile:
- Kann sehr gut mit Human Task verbunden werden
- Ist ohne Code zu erstellen, somit ist es auch für nicht Informatiker möglich diese zu erstellen und zu kontrollieren.
Nachteile:
- Kann nicht einfach in eine bereits bestehende Umgebung eingebettet werden
- Es gibt keine out-of-the-box-Lösung
Wo wird eine Engine am besten eingesetzt
Process Engines werden vor allem eingesetzt, wenn es darum geht, komplexere Prozesse, welche sich über verschiedene Systeme erstrecken (z.B. Benutzerverwaltung, Input Management, ERP, Output Management) zu integrieren.
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