Mit RPA lassen sich Prozesse in allen Branchen und Unternehmen optimieren und automatisieren. Doch was ist Robotic Process Automation und was können die Roboter?
Nicht nur in der Industrie, auch in Dienstleistungsbereichen kommen immer öfter Roboter zum Einsatz. Bei Dienstleistern sind diese nur meist software-basiert statt physisch. Der Roboter ist sozusagen der virtuelle Mitarbeiter, welcher die Benutzeroberfläche bedient und hierdurch Prozesse automatisiert abarbeitet. Er kann vorgegebene Anweisungen befolgen und besitzt keine Fähigkeiten, um selbst Entscheidungen in unbekannten Situationen zu treffen – somit unterstützt er den Menschen, ersetzt ihn aber nicht. Es gibt jedoch bereits Ansätze, in welchen KI mit RPA verbunden wird.
Was sind die Vorteile von RPA?
RPA erzielt Kostenreduktionen, da der Nutzer insbesondere Personalkosten einspart. Die Kapazitäten der Mitarbeitenden werden freigesetzt, welche diese für herausforderndere Aufgaben nutzen können. Zugleich verbessert sich die Qualität und Compliance, da die Fehlerquote mit dem Einsatz von RPA stark verringert wird. Das Unternehmen nimmt den Roboter positiv als Helfer wahr, welcher stetige Datenqualität bei hohen Volumina liefert. Die Mitarbeitenden haben somit wertvolle Zeit, um sich mehr auf «Change» als auf «Run» zu konzentrieren.
Wenn es um die Beschaffung geht, bringt RPA die Vorteile mit, dass ein schneller ROI (Return on Invest) erzielt wird, da die Implementierung rasch vollzogen ist. Auch die bestehenden IT-Systeme werden nicht angepasst – eine RPA-Implementierung ist nicht invasiv – Schnittstellen sind folglich überflüssig. Der Roboter arbeitet mit dem GUI (Graphical User Interface) und verändert nichts an den bestehenden Strukturen.
Wann ist der Einsatz von RPA sinnvoll?
Der Prozess, welcher automatisiert werden soll, muss regelbasiert sein. Jeder Schritt muss also einer klaren Struktur folgen und jede Entscheidung eindeutig mit ja oder nein beantwortet werden können. Ein Beispiel:
- Wenn die Kosten CHF 10’000.- übersteigen, soll der Roboter eine Mail an den Kundenberater schreiben und den Prozess abbrechen,
- ansonsten kann der Roboter im Prozess weiterfahren.
Ebenfalls ausschlaggebend für die Eignung ist die Häufigkeit der Durchführungen. Je öfter ein Prozess ausgeführt wird, desto höher ist der Nutzen einer Automatisierung. Dasselbe gilt für das Volumen. Je mehr Daten pro Transaktion verarbeitet werden, desto eher lohnt sich die Implementierung von RPA.
Zudem sollte der Prozess standardisiert sein, was bedeutet, dass die Abläufe keinen grösseren Anpassungen im Laufe der Zeit unterliegen. Ansonsten müsste man auch den automatisierten Prozess jeweils entsprechend korrigieren. RPA kann software-gesteuert Systemgrenzen überwinden und bietet eine Automatisierung, welche nicht auf Schnittstellen angewiesen ist. Daher liegt der grösste Nutzen bei Prozessen, welche sich über verschiedene Systeme erstrecken. Neben wiederkehrenden Prozessen eignet sich RPA auch für eine einmalige Aktion, etwa wenn eine enorme Menge an Daten von einem System in ein anderes übertragen wird und keine Schnittstelle besteht.
Quelle: https://nativdigital.com/rpa-voraussetzungen/
Wie funktioniert RPA?
Vereinfacht gesagt, verarbeitet ein Software-Roboter Daten in einem Prozess und erzielt somit einen gewünschten Output. Die Inputdaten, mit welchen der Roboter arbeiten soll, können ihm (beispielsweise als Excel Datei) zur Verfügung gestellt werden. Die Daten können aber auch vom Roboter selbst aus einer Applikation oder Datenbank extrahiert werden. Unter anderem ist er in der Lage, Daten aus strukturierten Mails oder anderen Dokumenten zu entnehmen. Der Roboter imitiert dann den manuellen Prozess, ganz so als würde ein Mensch den Prozess ausüben. Komplett ohne die Implementierung von Schnittstellen ist er fähig, zwischen verschiedenen GUIs (Graphical User Interfaces) hin und her zu wechseln und nutzt diese auf die gleiche Art und Weise wie ein Mensch dies tun würde.
Die Entwicklung des RPA-Prozesses findet in einem Entwicklungs-Tool statt, in welchem die einzelnen Prozessschritte baukastenartig zusammengesetzt werden können. Die einfache Handhabung dieses Tools macht es möglich, dass auch Personen ohne vertieften technischen Hintergrund befähigt sind, die Automatisierung zu entwickeln. Gesteuert werden die automatisierten Prozesse dann über einen Orchestrator. Wie der Name bereits sagt, orchestriert man damit die Prozesse. Neben dem Scheduling sind diverse Auswertungsmöglichkeiten verfügbar, was es zulässt, direkt aus dem Orchestrator eine Statistik der verarbeiteten Transaktionen zu ziehen.
Was sind die Grenzen für RPA?
- Der Roboter kann mit unstrukturierten Inputdaten nichts anfangen.
- RPA ist darauf angewiesen, dass keine physischen Tasks ausgeführt werden müssen.
- Sobald menschliche, bzw. komplexe Entscheidungen notwendig sind, kann der Prozess nicht vollständig automatisiert werden.
- Fehler im manuellen Prozess führen auch zu Fehlern in der Automatisierung. Der Roboter arbeitet blind die Prozessschritte ab.
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