Die Unternehmen sind dank der Prozessautomation stetig im Wandel. Welchen Beitrag Process Engine und Human Workflow hierbei leisten, wird anhand eines Vergleichs aufgezeigt. Im letzten Jahrzehnt befand sich die Welt aufgrund der Digitalisierung in einer immer rasanteren Wandel. Sei es privat oder geschäftlich, die Digitalisierung ist nicht mehr wegzudenken. Um den Konkurrenzkampf für sich zu entscheiden, findet zu jeder Zeit ein Wettrüsten unter den Unternehmen in allen Branchen statt. Die Beteiligten rüsten sich jedoch nicht wie im Kalten Krieg mit unzähligem Waffenarsenal, sondern durch automatisierte Unternehmensprozesse. In der Vergangenheit wurde vielmehr darauf geachtet «Produkt zu verkaufen», statt die eigenen Prozesse zu optimieren. Eine intelligente, auf die Zukunft gerichtete Prozessautomatisierung führt zu einem messbaren Gewinn, hinsichtlich Arbeitsqualität, Effizienz und Agilität der IT-Abteilung.
«Das Externe ist zweitranging, denn das Interne bestimmt erst wie das Externe aussieht.» (Pavaskar Parameswaran)
Human Workflow:
Human Workflow Management, zu Deutsch «menschliche Arbeitsabläufe-Verwaltung» ist die IT-basierte Unterstützung oder (teilweise) Automatisierung von Geschäftsprozessen. Durch das Workflow Management wird die Möglichkeit gegeben, Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen. Gemeint ist die Prozesssteuerung von menschlichen Aktivitäten, die automatisiert werden soll. Der Workflow selbst ist ein Arbeitsablauf, der aus diversen Aktivitäten auf-gebaut ist, die sich auf Geschäftsprozessteile beziehen. Ein Workflow besteht aus einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein ebenfalls definiertes Ende.
Die Vorteile eines Human Workflow sind unter anderem:
- Kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen
- Flexibel, kann auf fast alle Situationen im Unternehmen reagieren
- Kurze Bearbeitungszeit
- Senkung der Kosten für Geschäftsprozesse
- Zeitsparend Reduktion an Fehlern
Folgende Probleme weist der Human Workflow auf: Fehlendes Änderungs-Tracking und Medienbrüche, Intransparente Zuständigkeiten und Engpässe wegen mangelnder Prozess- und Termintreue.
Human Workflow wird im Unternehmen eingesetzt, um wiederholte Abläufe teamübergreifend effizient zu koordinieren. Typische zutreffende Prozesse sind unter anderem Urlaubsantrag oder Abrechnung genehmigen, Mitarbeiter einstellen oder Rechnungen erstgellen.
Process Engine:
Eine Process Engine, auch «Workflow Engine» bezeichnet, ist eine Software-Komponente im Bereich der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Zwei Aktivitäten sind beim Process Engine zu erkennen:
- Humanaktivitäten: Menschliche Interaktion ist hierbei notwendig
- Maschinenaktivitäten: wird komplett automatisiert ablaufen, also wiederum durch ein anderes Programm
Process Engine verfügt die Fähigkeit die Ausführung von den beiden Aktivitäten zu einem ganzen Prozess zu verknüpfen. Aus diesem Grund werden derartige Anwendungen gerne bei der Prozessintegration oder auch bei der Enterprise Application Integration eingesetzt.
Die Vorteile des Process Engines sind Qualitätssteigerung, Prozesssteuerung und Prozessüberwachung über alle vorhandenen Systeme, Mitarbeiter werden optimaler ausgelastet, Kosten- und Zeitreduktion, und vieles mehr. Die Herausforderungen spiegeln sich darin, dass beispielsweise grosse Kommunikationsdefizite mit der Projektdatenbank entstehen oder, dass eine Kombination aus Dokumenten- und Prozess-Steuerung bei Projektabwicklung unmöglich erscheint.
Zukünftige Trends:
In der Theorie tönt vieles spannend. Die Praxis jedoch zeigt, dass es spannender ist! Ein erfolgreiches Unternehmen in der heutigen Zeit kann es sich nicht leisten die Vorteile der Prozessautomatisierung zu ignorieren. Ansonsten wird es nicht langfristig auf dem Markt überleben. Die Stärken und Herausforderungen des Human Workflows sowie Process Engines sind gleichermassen verteilt. Das ist gut so. Denn sie beide brauchen einander und sie ergänzen sich, um den wahren Ausmass der Prozessautomatisierung hervorzubringen.
Nebeninfo: Es ist darauf hinzuweisen, dass der Blog «genderunabhängig» verfasst wurde.
Falls Ihr noch mehr über die Prozessautomation, Process Engine oder Human Workflow lernen möchtet, könnt Ihr hier klicken: https://www.signavio.com/de/post/10-workflow-beispiele/
