Automatisierung verspricht Effizienz und Entlastung. Ohne saubere, standardisierte Prozesse verstärkt sie jedoch bestehende Probleme. Dieser Beitrag zeigt, warum Prozessreife entscheidend ist.
Automatisierung ist kein Problemlöser, sondern ein Verstärker
In vielen Unternehmen wird Automatisierung als technischer Hebel zur Effizienzsteigerung verstanden. Bots sollen manuelle Arbeit eliminieren, Fehler reduzieren und Prozesse beschleunigen. Diese Erwartung ist jedoch trügerisch. Automatisierung ersetzt keine Prozessarbeit, sondern verstärkt lediglich bestehende Strukturen.
In der Praxis wird zwischen Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung klar unterschieden. Automatisierung ist dabei kein Startpunkt, sondern der letzte Schritt einer sogenannten „Automation Journey”. Fehlen klare Regeln, einheitliche Abläufe oder stabile Datenstrukturen, werden diese Schwächen durch die Automatisierung systematisch reproduziert.
Automatisierung macht schlechte Prozesse nicht besser, sondern schneller.
Woran man schlechte Prozesse erkennt
Unreife Prozesse lassen sich meist an wiederkehrenden Mustern identifizieren. Typische Symptome sind:
- viele manuelle Abstimmungen zwischen Mitarbeitenden
- Sonderfälle und Ausnahmen, die vom eigentlichen Ablauf abweichen
- starke Abhängigkeit von Erfahrungswissen einzelner Personen
- Medienbrüche, etwa zwischen E-Mail, Excel und Fachsystemen
- fehlende Transparenz über Durchlaufzeiten und Fehlerquellen
Solche Prozesse funktionieren oft nur deshalb, weil Menschen permanent korrigierend eingreifen. Für RPA oder Workflow Systeme sind sie jedoch ungeeignet.
Praxisbeispiel: Ein Bestellprozess ohne Prozessreife
Ein typisches Beispiel aus der Praxis ist ein per E-Mail ausgelöster Bestellprozess. Die relevanten Informationen liegen dabei teilweise strukturiert und teilweise unstrukturiert vor. Die Freigaben erfolgen informell und unterscheiden sich je nach Mitarbeitendem.
Eine direkte Automatisierung dieses Prozesses würde bedeuten, dass der Bot alle Sonderfälle, Ausnahmen und Medienbrüche abbilden müsste. Jede kleine Änderung, etwa ein neues E-Mail-Layout oder eine zusätzliche Freigabestufe, führt zu Anpassungen am Bot. Der Wartungsaufwand steigt und die Stabilität sinkt.
Erst durch Optimierung und Standardisierung wird Automatisierung sinnvoll. In der Praxis hat sich dabei folgender Grundsatz etabliert:
Optimieren → Standardisieren → Automatisieren
Warum Standardisierung vor Automatisierung kommen muss
Standardisierung sorgt dafür, dass Prozesse eindeutig, wiederholbar und technisch interpretierbar sind. Ohne sie bleibt unklar, welche Prozesse automatisiert werden sollen und unter welchen Bedingungen Entscheidungen getroffen werden dürfen.
| Ohne Standardisierung | Mit Standardisierung |
|---|---|
| Unterschiedliche Abläufe | Einheitlicher Prozess |
| Viele Sonderfälle | Bewusst begrenzte Ausnahmen |
| Hoher manueller Aufwand | Regelbasierte Schritte |
| Fehleranfällig | Stabil und skalierbar |
| Automatisierung erhöht Komplexität | Automatisierung erhöht Effizienz |
In der Praxis zeigt sich klar, dass nur digitale, stabile und standardisierte Prozesse nachhaltig automatisiert werden können.
Grafik aus: Wie Standardisierung Ihre Prozesse optimiert. (o. J.). Abgerufen am 30. Dezember 2025 von Wie Standardisierung Ihre Prozesse optimiert | Emplibot
Process Mining als Grundlage für Automatisierung
Bevor automatisiert wird, stellt sich eine zentrale Frage. Wie läuft der Prozess tatsächlich ab.
Hier setzt Process Mining an. Mithilfe realer Ereignisdaten aus IT-Systemen wird der tatsächliche Ist-Prozess ohne Annahmen oder subjektive Einschätzungen sichtbar gemacht.
Process Mining ermöglicht:
- das Aufdecken von Prozessvarianten
- die Identifikation von Schleifen, Wartezeiten und Nacharbeiten
- eine objektive Entscheidungsgrundlage für Optimierung und Automatisierung
Gerade bei komplexen oder historisch gewachsenen Abläufen verhindert Process Mining, dass ineffiziente Prozesse vorschnell automatisiert werden.
Automatisierung braucht die richtigen Voraussetzungen
Nicht jeder Prozess eignet sich für Automatisierung. Bewährt haben sich insbesondere Prozesse mit folgenden Eigenschaften:
- repetitiv
- regelbasiert
- standardisierter digitaler Input
- wenige Ausnahmen
- hohes Prozessvolumen
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, liefern Investitionen in Prozessanalyse, Digitalisierung oder Standardisierung häufig einen höheren Nutzen als eine technische Umsetzung.
Ausblick: Automatisierung und Intelligent Document Processing
Auch moderne Ansätze wie das „Intelligent Document Processing” ändern nichts an dieser Grundlogik. Zwar ermöglichen KI-gestützte Verfahren die Verarbeitung halb- oder unstrukturierter Dokumente, doch auch sie benötigen klar definierte Validierungsregeln und stabile Prozesse..
Fazit: Erst Ordnung schaffen, dann beschleunigen
Automatisierung ist kein Allheilmittel für ineffiziente Prozesse. Sie verstärkt bestehende Strukturen, unabhängig davon, ob diese sinnvoll oder problematisch sind. Wer ungeordnete Prozesse automatisiert, schafft keine Effizienz, sondern zusätzliche Komplexität.
Nachhaltige Automatisierung beginnt mit Prozessverständnis, Standardisierung und klaren Regeln. Erst auf diesem Fundament wird Automatisierung zu einem wirksamen Hebel für Effizienz, Qualität und Skalierbarkeit.
Weiterführende Links:
- What is Robotic Process Automation – RPA Software | UiPath – What is robotic process automation (RPA)?
- Business Process Automation | IBM – Grundlagen und Einsatz von Prozessautomatisierung
- Business Process Automation | Wikipedia – Allgemeiner Überblick über Business Process Automation und digitalen Technologien
Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung des Sprachmodells ChatGPT erstellt.
