Digitale Helfer: Wie RPA den Zahlungsverkehr sicher revolutioniert

Endlose Tabellen sind Vergangenheit. Als Payment Specialist zeige ich, wie RPA uns von Routine befreit, Sicherheit erhöht und Bankprozesse neu definiert.

Vom manuellen Abgleich zum Prozess-Manager

Im Bereich «Payment & Cash» einer Grossbank ist Präzision die oberste Währung. Wer hier arbeitet, kennt die klassischen Herausforderungen nur zu gut: Die manuelle Dateneingabe, der ständige Abgleich von endlosen Excel-Listen und das mühsame Kopieren von Informationen aus System A in System B waren lange Zeit prägende Elemente des Arbeitsalltags. Diese repetitiven Mausklicks kosteten nicht nur Zeit, sondern waren auch nervenaufreibend. Die Angst vor dem kleinen, aber folgenschweren Tippfehler war ein ständiger Begleiter bei jeder Transaktion.

Heute sieht meine Realität bei der UBS anders aus. Ich habe Unterstützung bekommen. Diese digitalen Helfer arbeiten 24 Stunden am Tag, machen keine Pausen, beschweren sich nie über monotone Aufgaben und vorallem machen sie keine Flüchtigkeitsfehler. Fachlich sprechen wir von Robotic Process Automation (RPA), intern nennen wir sie oft einfach „Roboter“. Dieser Wandel vom reinen „Abarbeiter“ manueller Listen zum Manager automatisierter Prozesse hat nicht nur meine persönliche Arbeitsweise verändert, sondern bietet eine Vorlage für die Effizienz in der gesamten Finanzindustrie.

Was steckt eigentlich hinter RPA?

RPA ist eine Softwaretechnologie, die digitale Aufgaben schnell und zuverlässig automatisiert. Entgegen der landläufigen Meinung handelt es sich dabei nicht um physische Roboter aus Metall, die an Tastaturen sitzen. Es sind „Bots“, also spezialisierte Software-Programme, die menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen exakt nachahmen.

«RPA ist keine KI. Es folgt strikten Regeln. Aber in Kombination lernen die Bots dazu.»

Die grosse Stärke dieser Technologie liegt in ihrer Fähigkeit, strukturierte, regelbasierte Aufgaben zu übernehmen. Dazu gehören das Extrahieren von Daten aus Dokumenten, das Ausfüllen von Web-Formularen, komplexe Berechnungen, Dateiübertragungen und die Verbindung zu APIs. Ein entscheidender Vorteil im Banking-Umfeld ist, dass RPA auch problemlos mit veralteten Legacy-Systemen kommunizieren kann.

In weniger als zwei Minuten erklärt: Was genau sind RPA-Bots und wie unterstützen sie uns im Arbeitsalltag?
(Quelle: Automation Anywhere / YouTube)

Die drei Arten der Automatisierung

In unserem Arbeitsalltag nutzen wir verschiedene Ausprägungen dieser Technologie, je nachdem, was der spezifische Prozess erfordert. Man unterscheidet im Wesentlichen drei Typen, die uns unterstützen:

1. Attended RPA (Der Assistent): Diese Form der Automatisierung ist mein direkter Partner am Schreibtisch. Die Bots arbeiten Seite an Seite mit uns Fachspezialisten. Ich löse einen Prozess manuell aus, wenn ich Unterstützung benötige. Das ist beispielsweise bei einer komplexen Kundenanfrage der Fall, für die eine lange Liste der Zahlungsauftraggeber benötigt wird. Der Bot übernimmt den Routine-Teil in Echtzeit und liefert mir die Ergebnisse, während ich die Kontrolle behalte. Das ist ideal für Aufgaben im Kundenservice.

2. Unattended RPA (Der Nachtarbeiter): Diese Bots laufen völlig selbstständig im Hintergrund, oft auf zentralen Servern. Sie werden durch Zeitpläne oder Dateneingänge automatisch getriggert. Typische Back-Office-Prozesse wie die nächtliche Verarbeitung von Massenzahlungen, Refüsierungen oder Dateneinträge fallen in diese Kategorie. Sie benötigen kein menschliches Eingreifen und arbeiten Listen ab, während wir schlafen.

3. Hybrid RPA (Das Team): Hier verschmelzen beide Welten. Mensch und Bot arbeiten kollaborativ an einem Prozess. Der Bot erledigt die Vorarbeit, übergibt an den Menschen für eine Entscheidung (z.B. „Ist diese Transaktion verdächtig?“), und führt nach der Bestätigung den Rest aus.

Sicherheit und Compliance als oberstes Gebot

Warum setzt gerade eine Bank wie die UBS so stark auf diese Tools? Neben der offensichtlichen Effizienzsteigerung und dem positiven „Schneeballeffekt“ auf die Produktivität ist Compliance der entscheidende Faktor. Im Finanzwesen unterliegen wir strengen regulatorischen Vorgaben, bei denen Fehler keine Option sind.

Ein Mensch kann müde werden, abgelenkt sein und einen Punkt auf einer Checkliste übersehen. Ein Bot nicht. Er führt Prozesse jedes Mal exakt so aus, wie sie programmiert wurden. Zudem erstellt RPA automatisch einen detaillierten Audit-Trail. Jeder Schritt, jeder Klick und jede Datenänderung wird lückenlos protokolliert. Das garantiert nicht nur die Einhaltung von Vorschriften gegenüber Regulatoren, sondern schützt auch sensible Kundendaten. Risiken, die durch menschliches Versagen entstehen könnten, werden so eliminiert.

Low-Code: Keine Angst vor dem Programmieren

Viele Kollegen zucken zunächst zusammen, wenn das Wort „Automatisierung“ fällt. Die Sorge: „Ich bin doch kein Informatiker!“ Doch genau hier liegt der Charme moderner Enterprise-Lösungen wie Automation Anywhere, die wir nutzen.

Die Plattform ist als Low-Code-Lösung konzipiert. Die Konfiguration von Workflows erfordert keine tiefgehenden Programmierkenntnisse oder ein IT-Studium. Wer in der Lage ist, ein Video auf seinem Smartphone aufzunehmen, kann oft auch einfache Automatisierungen erstellen. Die Software bietet eine intuitive Oberfläche, auf der man Prozesse per Drag-and-Drop zusammenbauen oder sogar einfach aufzeichnen kann. Das demokratisiert die IT: Wir Fachbereiche können unsere Probleme selbst lösen, ohne für jede Kleinigkeit ein Ticket bei der IT-Abteilung eröffnen zu müssen.

Die Zukunft: Wenn KI auf RPA trifft

Wir stehen erst am Anfang einer noch grösseren Entwicklung. Die klassische RPA ist regelbasiert, sie tut stur das, was man ihr sagt. Doch die nächste Stufe zünden wir gerade durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Generative AI.

Während RPA die „Arme und Beine“ der Automatisierung darstellt, liefert die KI das „Gehirn“. Durch diese Kombination, oft als Intelligent Automation bezeichnet, können Bots plötzlich unstrukturierte Daten verstehen. Sie können E-Mails lesen, Inhalte interpretieren und sogar auf Basis von Erfahrungswerten Entscheidungen vorbereiten. Generative KI hilft uns zudem dabei, Automatisierungen noch schneller zu entwickeln, indem sie Code-Fragmente oder Prozess-Skizzen auf Zuruf erstellt. Für mich bedeutet das: Mein Job wird nicht verschwinden, aber er wird sich weiter wandeln. Es geht weg von der Dateneingabe und hin zur Überwachung intelligenter Systeme sowie zur Lösung komplexer Fälle, die Empathie und menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Fazit

RPA ist für uns im „Payment & Cash“-Bereich kein Job-Killer, sondern ein Job-Enabler. Es verschafft uns den Freiraum, uns auf das zu konzentrieren, wofür wir eingestellt wurden: Expertenwissen anzuwenden und Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen. Ich persönlich trauere den manuellen Excel-Listen jedenfalls keine Sekunde nach.

Weiterführende Links:

• Was ist RPA? Eine Einführung von Automation Anywhere – Tiefergehende technische Definitionen und Use-Cases.

• UBS: AI and the future of robotics and automation – Einblick in die Technologiewelt einer Grossbank.

• Gartner Magic Quadrant für Automatisierung – Unabhängige Marktanalyse der führenden RPA-Anbieter.

Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung des Sprachmodells Gemini erstellt.