In diesem Blog zeige ich dir, wie du mit ADONIS und TIM Prozesse gestalten und automatisieren kannst. Von der Erstellung eines Prozessmodells in ADONIS über die Übernahme und Anpassung in TIM bis hin zur Einrichtung eines automatischen E-Mail-Versands – so gelingt deine Prozessautomatisierung!
Meinen automatisierten Geschäftsprozess habe ich in folgenden Schritten erstellt:
- Prozessmodellierung & Parametrisierung
- Prozess in TIM überführen
- Prozessbegleitendes Formular erstellen
- Datentypen erfassen
- Schnittstellen einbauen
- Automatischer E-Mail-Versand
Prozessmodellierung & Parametrisierung
Um mit der Prozessautomatisierung zu beginnen, benötigen wir zunächst einen Prozess. Ich habe dafür den einfachen Prozess des Onboardings eines neuen Mitarbeiters verwendet. Um den Prozess mittels BPMN darzustellen empfehle ich dir das Tool-ADONIS.
- Hier findest du den Link zur kostenlosen ADONIS Community Edition (ADONIS Community Edition)
- Falls du mit der Bedienung Hilfebenötigst (ADONIS Nutzerhandbuch)
Prozessbeschreibung:
Prozessbeteiligte: HR und IT (Swimlanes)
Prozess-Ablauf:
1. Arbeitsvertrag ist unterzeichnet
2. Mitarbeiter-Dossier anlegen durch HR
3. Automatischer E-Mail-Versand mit Info an Mitarbeitenden durch HR
4. Arbeitsplatz organisieren durch HR & System-Account anlegen durch IT
5. Notwendige IT-Hardware prüfen durch HR
6. Falls Hardware notwendig: IT-Hardware beschaffen durch IT,
7. Ansonsten bzw. im Anschluss: Onboarding-Prozess archivieren
Versuche selbst den Prozess anhand der Prozessbeschreibung darzustellen. Falls du Hilfe oder Inspiration benötigst habe ich dir mein Prozessdiagramm beigelegt. 
BPMN MA-Onboarding (Quelle: Eigene Darstellung, erstellt mit ADONIS)
Bevor das erstellte Prozessmodell in TIM überführt werden kann, muss es noch parametrisiert werden.
„Die Parametrisierung von Prozessen erlaubt es, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, was die Integration in automatisierte Systeme vereinfacht.“
Parametrisieren Sie Ihren Prozess mit den folgenden Zuweisungen:
Eigentümer: group(owner)
Starter: group(starter)
Workflow Designer: group(designer)
Swimlane „HR“: group(HR)
Swimlane „IT“: group(IT)
Prozess in TIM überführen
- Du kannst hier einen Demo Account anfordern (TIM Demo Account)
Speichere dein Prozessmodell in ADONIS. Klicke auf „Automatisieren“ und dann auf „Prozess in TIM überführen“. Gib deinen Benutzernamen und dein Passwort für deinen TIM-Account ein und klicke auf „Prozess in TIM überführen“. Wenn keine Fehlermeldung erscheint, wurde dein Prozess erfolgreich überführt. Dein Prozess findest du nun in der TIM-Umgebung unter „Workflow design“.
„TIM ermöglicht die nahtlose Überführung von Prozessmodellen in ausführbare Workflows, wodurch die Implementierung von Prozessautomatisierungen erleichtert wird.“
Prozessbegleitendes Formular „Smartform“
Öffne nun deinen Prozess in der TIM Umgebung, indem du den „Workflow Designer“ öffnest und deinen Prozess auswählst. Nun siehst du deine BPMN, welches du aus ADONIS importiert hast. Klicke nun auf „Formular“ und erstelle ein neues Formular „Create form“. Das Ganze ist sehr modular aufgebaut. Du kannst verschiedene Blöcke von der linken Seite in die Mitte ziehen und dort platzieren. Um dem Formular eine gewisse Struktur zu geben, kannst du mit Trennern und Containern arbeiten. Wichtig ist, dass du jedem einen passenden Namen und eine passende Variable zuteilst. Das ist wichtig, damit du bei erweiterten Funktionen den Überblick behältst, wenn du mit den Variablen arbeiten musst. Überlege dir, welche Informationen in einem prozessbegleitenden Formular für den Onboarding-Prozess relevant sind. Erstelle ein Formular auf Basis deiner Ergebnisse.
Hier findest du ein Video falls du Schwierigkeiten hast:
Datentypen
Mit Datentypen können einzelne Eingabefelder im Formular validiert werden. Dies kann z.B. bei der Eingabe einer E-Mail sinnvoll sein. Das Formular akzeptiert dann nur Eingaben, die E-Mail-ähnliche Muster enthalten. Um einen Datentyp zu erfassen, kann man im Formular unter Datentypen welche anlegen. Die dazu erforderlichen Regulären Ausdrücke sind auf verschiedenen Internetseiten einfach und schnell zu finden.
- Link zu Häufig verwendeten Validierungen (Cheatsheet der häufigsten Regulären Ausdrücke zur Validierung)
Schnittstellen
Schnittstellen können viel Arbeit abnehmen. Ich habe mit einer Schnittstelle gearbeitet, die es mir ermöglicht, im Formular die Nationalität des neuen Mitarbeiters zu vereinfachen, indem bei der Eingabe ein Land aus der Liste ausgewählt werden kann. Um diese Schnittstelle zu erstellen, klicke im Formulardesigner auf die entsprechende Frage, in diesem Fall „Land“, und klicke auf der rechten Seite auf Schnittstelle. Geben Sie nun den gleichen Pfad ein, um die Schnittstelle zu implementieren:
Hier eine kleine Anleitung dazu:
Automatischer Mail Versand
Eine E-Mail kann direkt in deinem Prozessmodell mit Hilfe von Mail-Knoten definiert werden, die Aktivitätsformen vom Typ ‚Senden‘ sind. Jede E-Mail benötigt mindestens einen Empfänger, einen E-Mail-Betreff und einen E-Mail-Text. Klicke dazu in deinem Prozessmodell auf die Aktivität „Mitarbeiter per E-Mail informieren“. Unter dem Punkt Automatisierungsdaten (TIM) kannst du nun unter „Senden (Mail)“ den Empfänger (MailTo), den Betreff (MailSubject) und den E-Mail-Text (MailBody) eingeben.
- MailTo: ${email}
- MailSubject: ${SYS. PROCESSINSTANCE_NAME} / Es handelt sich um eine Systemvariable, mehr Infos dazu findest du hier: (Systemvariablen)
- MailBody: Hallo ${vorname} ${nachname}, Willkommen im Unternehmen. Grüsse HR-Team
- Wichtig: die Variablen email, vorname, nachname müssen mit der entsprechenden Variabel des erstellten Formulars übereinstimmen. Können also von meinem Beipiel abweichen.
Ausführung des Prozesses
Jetzt kannst du deinen Geschäftsprozess starten. Vergewissere dich, dass du alle Änderungen gespeichert hast. Wenn ja, kannst du dein Prozessmodell in der Anwendung TIM veröffentlichen. Sobald dein Modell veröffentlicht ist, kannst du unter Vorgänge und Aufgaben „Vorgänge starten“ dein Prozess anwählen und starten.
«Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung des Sprachmodells ChatGPT und Deepl Write erstellt»
Quellen: Meentken, Felix: Geschäftsprozessmanagement und -Automatisierung, Teil 2. Umsetzung mit ADONIS und TIM. Hochschule Luzern, [28.11.2024].
