Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, unzählige Dokumente effizient zu verwalten. Mit Intelligent Document Processing (IDP) können sie endlich Ordnung schaffen und Abläufe deutlich einfacher machen.
Doch wie funktioniert IDP?
Der Prozess hinter IDP ist so faszinierend wie simpel:
Zuerst werden Dokumente digitalisiert. Egal, ob es sich um Rechnungen, Verträge oder Berichte handelt, IDP nutzt Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), um Text aus Bildern oder Scans zu extrahieren. Doch im Gegensatz zu herkömmlicher OCR erkennt IDP auch den Kontext. Es klassifiziert die Dokumente, ordnet sie Kategorien wie „Rechnung“ oder „Vertrag“ zu und extrahiert die relevanten Daten präzise. Diese Daten werden anschließend validiert und in Systeme wie ERP oder CRM integriert.
Durch die Kombination von Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und maschinellem Lernen (ML) wird IDP immer besser. Es lernt mit jedem verarbeiteten Dokument dazu, erkennt Muster und wird zunehmend präziser.
Das folgende Video hat mir persönlich dabei geholfen, mehr über IDP zu erfahren und den Vorgang hinter der Technologie besser zu verstehen:
Wo kann IDP eingesetzt werden?
Die Einsatzmöglichkeiten von IDP sind so vielfältig wie die Dokumentenarten, die in Unternehmen kursieren. Im Finanzwesen automatisiert es die Verarbeitung von Rechnungen und Quittungen. In der Logistik digitalisiert es Versand- und Lieferdokumente. Selbst im Gesundheitswesen hilft es bei der Verwaltung von Patientenakten. Egal in welcher Branche – überall dort, wo grosse Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen, zeigt IDP sein Potenzial.
Die Erfolgsgeschichte von Engelbert Strauss, einem der weltweit führenden Hersteller von Arbeits-, Gebrauchs- und Schutzausrüstung, zusammen mit Retarus (Schweiz) AG zeigt, dass sich IDP auch in grossen Unternehmen etablieren kann und über die effiziente Verarbeitung von Bestellungen hinaus zu einer signifikanten Prozessoptimierung beiträgt.
Welche Vorteile bring IDP mit sich?
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- Automatisierte Datenerfassung:
KI-gestützte IDP-Systeme nutzen maschinelle Lernalgorithmen, um Daten aus verschiedenen Dokumentformaten zu extrahieren. Im Gegensatz zu herkömmlicher OCR versteht KI den Kontext und identifiziert Schlüssel-Wert-Paare, wodurch eine genaue Extraktion von Daten aus unstrukturierten und halbstrukturierten Dokumenten möglich wird. - Dokumentklassifizierung:
KI ermöglicht die automatische Klassifizierung von Dokumenten basierend auf Inhalt und Struktur. Maschinelle Lernmodelle, die auf grossen Datensätzen trainiert wurden, erkennen Muster und kategorisieren Dokumente, wodurch der manuelle Sortieraufwand reduziert und Fehler minimiert werden. - Verbesserte Genauigkeit:
KI verbessert die Genauigkeit bei der Datenerfassung und Klassifizierung durch maschinelles Lernen. Dieser kontinuierliche Lernprozess ermöglicht es der KI, sich an neue Dokumentformate und sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen, um präzise und zuverlässige Ergebnisse zu gewährleisten. - Intelligente Workflow-Automatisierung:
Über die Datenerfassung hinaus automatisiert KI gesamte Arbeitsabläufe, indem sie Aktionen wie Dateneingabe, Genehmigungsprozesse und Berichtserstellung auslöst. Dies vereinfacht Abläufe und beschleunigt Entscheidungsprozesse. - Betrugserkennung und Compliance:
KI verbessert Sicherheit und Compliance, indem sie Anomalien erkennt, potenziellen Betrug markiert und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt. Sie kann Unstimmigkeiten identifizieren, Unterschriften überprüfen und sensible Informationen angemessen handhaben. - Skalierbarkeit und Flexibilität:
KI-gesteuerte IDP-Lösungen bieten Skalierbarkeit und Flexibilität, sodass Unternehmen wachsende Dokumentvolumina ohne zusätzliche Ressourcen bewältigen können. KI-Modelle können an spezifische Branchenanforderungen angepasst und in bestehende Systeme integriert werden. - Kontinuierliche Verbesserung:
Die Fähigkeit der KI zu lernen und sich anzupassen, sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung der IDP-Leistung. Mit der Verarbeitung zunehmender Dokumentenmengen werden KI-Modelle immer effizienter und bleiben in dynamischen Umgebungen relevant und effektiv.
- Automatisierte Datenerfassung:
Fazit
Ich finde Intelligent Document Processing (IDP) eine äusserst spannende Technologie mit enormem Potenzial für die Unternehmenswelt. Die Möglichkeit, Dokumentenprozesse effizienter, genauer und skalierbarer zu gestalten, bietet gerade in datenintensiven Branchen einen unschätzbaren Mehrwert. IDP zeigt, wie KI und Automatisierung Unternehmen dabei unterstützen können, repetitive Aufgaben zu reduzieren und sich auf strategisch wichtige Tätigkeiten zu konzentrieren. Für mich ist IDP eine Schlüsseltechnologie, die in Zukunft eine noch grössere Rolle in der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen spielen wird.
Dieser Blog wurde mit Unterstützung des Sprachmodells ChatGPT erstellt.
Quellen
Titelbild: „Download Artificial Intelligence, Brain, Think. Royalty-Free Stock Illustration Image (2025).“ Online verfügbar unter https://pixabay.com/illustrations/artificial-intelligence-brain-think-3382507/
DennisAdmin (2023): Adaptive KI und IDP revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen 2023 Informationen verarbeiten. Online verfügbar unter https://planet-ai.com/de/adaptive-ki-und-idp-revolutionieren-die-art-und-weise-wie-unternehmen-2023-informationen-verarbeiten/
marco (2022): Intelligent Document Processing – der Weg zu dokumentenbezogenen Workflows. Online verfügbar unter https://weissenberg-group.de/was-ist-intelligent-document-processing-idp/
Retarus Schweiz (2024): Intelligent Document Processing | Retarus Deutschland. Online verfügbar unter https://www.retarus.com/chde/services/intelligent-document-processing/
What is Intelligent Document Processing (IDP)? (2025). Online verfügbar unter https://www.docsumo.com/blogs/intelligent-document-processing/what-is
Microsoft Adoption (2022): Microsoft Intelligent Document Processing – Microsoft Adoption. Online verfügbar unter https://adoption.microsoft.com/de-de/intelligent-document-processing/
