Was haben Systeme für automatisierte Prozesse gemeinsam? Sie alle benötigen standardisierten Input, hohe Wiederholungszahlen, sind automatisierbar und benötigen Mitarbeiter, die damit umgehen können.
Warum erst digitalisieren? Automatisierte Prozesse benötigen konsistente Daten, die immer in der gleichen Art strukturiert sind. Wenn wir als schlechtes Beispiel eine interne Lagerverwaltung nehmen, die noch manuell in Papierform läuft. Hier ist eine direkte Automatisierung ineffizient da kein System in der Lage ist, unstrukturierte Informationen aus verschiedenen Papierzetteln zu erkennen. Deshalb ist hier in diesem Fall es erst einmal wichtig die Lagerverwaltung zu digitalisieren.
Wenn standardisierte Bestellungen in digitaler Form und die Lager Verwaltung auch mit einem digitalen Tool stattfindet. Dann können wir potente digitale Programme, wie TIM, Camunda und UiPath einführen. Die dann Geschäftsprozesse automatisieren, zum Beispiel: nachbestellen, automatisch die Rechnungsstellung auslösen, Verbrauch ausweisen und Massnahmen starten bei definierten Sollwerten.
Darauf können dann weitere Prozesse aufgebaut werden. Wie direkte Kommunikation in ein ERP System, Kundenspezifische Datenverwaltung, fancy Dashboards für das Management.
Wie können wir das erreichen?
Dafür benötigen wir Prozessmanagement zb. BPMN, dass die bestehenden Arbeitsmethoden analysiert und in einem ersten Schritt dokumentiert und danach optimiert und standardisiert. Wir wollen ja effiziente und schlanke Prozesse automatisieren. Hier kommt nun ein wesentlicher Punkt ins Spiel der oftmals übergangen wird.
Mitarbeiter Entwicklung = Change Management
Warum? Eine gute Frage. Wenn Prozesse veränderte werden, in unserem Beispiel vom Papier zu Digital, benötigt das neue und andere Kompetenzen bei Mitarbeitern. Jetzt kann man das Negieren und als zu teuer beurteilen. Was oftmals in Widerstand gegen Veränderungen endet.
Neue Prozesse und Programme haben andere Anforderungen an die Mitarbeiter, vor allem wenn Arbeitsabläufe verändert und digitalisiert werden. Digitale Kompetenzen werden sehr wichtig, wenn es um die Überwachung und Unterhaltung der neuen Prozesse geht
In unserem Beispiel ist ein generelles Verständnis von Computern und Regelbasierter Software, sehr schnell eine minimale Anforderung. Wenn dann noch die Prozessgestaltung dazukommt, werden noch BPMN Kenntnisse vorausgesetzt. Kommt zusätzlich noch spezielle Software zum Einsatz, wie TIM, Camunda oder UiPath, um den Prozess mindestens teilweise zu automatisieren. Sind auch schnell einmal ein paar wenige Programmierkenntnisse (low Code/No Code) erforderlich, je nach eingesetzter Software. Nur schon um die Software zu bedienen, zu verwalten und anzupassen an veränderte Anforderungen.
Change Kommunikation und Management sind bei Veränderungen zentral, vor allem wenn Prozesse grundlegend verändert werden. Dieser Punkt fehlt oftmals in den ganzen Konzepten zur Automatisierung und kann ganze Projekte sabotieren. Wir sehen also, dass Mitarbeiter eine zentrale Rolle einnehmen werden in jedem Automatisierungsprozess.
Mitarbeitende müssen abgeholt werden und in diesem Prozess mit einbezogen werden, sei es durch externes Coaching oder interne Weiter- und Ausbildung. Ansonsten kommt es zu Konflikten im Projekt, diese können dann ganz verschiedene Ausprägungen erfahren.
Diese Grafik zeigt uns wie entscheidend es ist Change Management in den Prozess mit einzubauen.
Die Erfolgsrate eines Projektes kann bis zu 7 mal erhöht werden. Durch ein einbeziehen von Change Management Prozessen.
Lagerautomatisation und Kundenbefragung
In unserem Beispiel für die Lagerautomatisierung ist eine Möglichkeit, Kundenfeedback einzuholen. Nach jeder erfolgreichen Bestellung, Kauf oder einem Serviceerlebnis, kann ein Feedback vom Kunden eingeholt werden. Man kann dazu ein Feedback Formular automatisch versenden und auch automatisch auswerten lassen. Die so gewonnen Daten können direkt in ein Dashboard umwandelt werden. Ohne das manuelle Arbeit erforderlich ist.
Dies bedingt jedoch das zumindest ein Teil der Mitarbeiter die neuen Prozesse versteht. Und in der Lage ist die Daten in praktische Anwendungsmöglichkeiten umzusetzen.
Fazit
Wer Prozesse digitalisieren und automatisieren will, beginnt bei den Mitarbeitern.
Weiterführende Links
https://www.181grad-coaching.ch/
https://www.uipath.com/
https://tim-solutions.de/
https://camunda.com/de/
Blogs
https://www.uipath.com/community-blog/tutorials/how-to-use-ai-center-with-productboard
https://www.prosci.com/blog/the-correlation-between-change-management-and-project-success
Quellen
Handbuch Projektmanagement Kapitel 4.4
Strategisches Management Kapitel 8.4
Die verwendeten Bilder sind mit DallE erstellt worden.
https://www.prosci.com/blog/the-correlation-between-change-management-and-project-success
