Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Daten die Währung des Fortschritts. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) automatisiert die Datenerfassung und spart Unternehmen Zeit und Geld. Doch wie funktioniert diese revolutionäre Technologie?
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
IDP, die intelligente Dokumentenverarbeitung, umfasst eine Bandbreite an Technologien, die die Verarbeitung von Dokumenten durch künstliche Intelligenz (KI) oder maschinelles Lernen (ML) ermöglichen. Zu diesen Technologien gehören unter anderem die optische Zeichenerkennung (OCR), welche handschriftliche oder gedruckte Texte aus Dokumenten in digitale Daten umwandelt. Die Intelligente Datenextraktion (IDE) ist eine weitere Technologie, die in der Lage ist, strukturierte Daten aus Dokumenten zu extrahieren, wie beispielsweise Rechnungsnummern, Bestelldaten oder Kundeninformationen. Zusätzlich ermöglicht die Dokumentenklassifizierung das automatische Einordnen von Dokumenten in verschiedene Kategorien, basierend auf ihrem Typ, Datum oder Empfänger. Diese Technologien bilden das Rückgrat für effiziente und präzise Dokumentenverarbeitung und ermöglichen die Umwandlung von komplexen Dokumenten in nutzbare digitale Informationen.
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Eine Studie von SnapLogic ergab, dass 90 % der Mitarbeiter mit repetitiven Aufgaben belastet sind, die automatisiert werden könnten. Dies führt zu Verlusten von 19 Arbeitstagen pro Mitarbeiter und Jahr.
Statt Zeit mit zeitaufwändiger Papierarbeit und Dokumentenklassifizierung zu verbringen, sollten sich die Buchhaltungs- oder Finanzabteilungen sich auf Aufgaben konzentrieren, die für das gesamte Unternehmen mehr Wert schaffen, während die Dokumentenworkflows automatisiert werden. Denken Sie an die Verarbeitung von Rechnungen mithilfe von KI, bei der das Team für die fällige Rechnungsbegleichung seine Kapazität für die Dokumentenverarbeitung erhöhen kann, wenn die Datenextraktion und die manuelle Eingabe in das ERP-System automatisiert werden.
IDP kann eine Vielzahl von Dokumenten verarbeiten, darunter:
- Rechnungen
- Verträge
- Lieferscheine
- Auftragsbestätigungen
- Personaldokumente
- Gesundheitsakten
KI als Grundlage für IDP
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sind die Grundlage für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). KI-Algorithmen können Muster in Dokumenten erkennen und diese mit bestimmten Kategorien verknüpfen. Sie können auch strukturierte Daten aus Dokumenten extrahieren und diese in strukturierte Datenformate konvertieren.
KI-basierte IDP ist eine vielversprechende Technologie, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten umgehen, grundlegend zu verändern. Durch die Automatisierung von Dokumentenverarbeitungsprozessen können Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen sparen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Klassifizierung der IDP nach Dokumentenart
Die Art der Dokumente bestimmt die IDP. Textbasierte IDP-Systeme bearbeiten ausschliesslich Textdokumente wie Rechnungen und Verträge. Bildbasierte IDP-Systeme hingegen fokussieren sich auf Bilddokumente wie Fotos oder medizinische Scans. Ein wichtiger Ansatz zur Klassifizierung von IDP ist die Unterscheidung zwischen manueller und automatisierter Verarbeitung. Manuelle IDP erfordert eine händische Datenextraktion – ein zeitaufwändiger Prozess mit erhöhter Fehleranfälligkeit. Auf der anderen Seite ermöglicht die automatisierte IDP eine automatische Datenextraktion durch Technologien wie OCR und IDE. Effizienter und genauer als die manuelle Variante.
IDP in der Praxis
Auch mit einem iPhone können Benutzer IDP nutzen, um Dokumente zu scannen und die darin enthaltenen Daten zu extrahieren. Dazu können sie die integrierte OCR-Funktion des iPhones verwenden. Um diese Funktion zu verwenden zu können, fotografieren Sie ein Dokument oder öffnen ein bereits aufgenommenes Foto mit beinhaltetem Text. Das iPhone erkennt dann automatisch den Text im Dokument und konvertiert ihn in Text. Anschliessend kann der Text ausgewählt und weiterverwendet werden.
Mit dieser Funktion können Sie Ihre Spesenbelege direkt digitalisieren und die darin enthaltenen Daten auslesen. Dies spart Ihnen Zeit und Mühe bei der manuellen Eingabe in das dazugehörige Spesenprogramm.
Fazit
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), gestützt auf KI und ML, revolutioniert die Datenverarbeitung. Sie automatisiert Prozesse, spart Zeit und Ressourcen und verbessert die Genauigkeit. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, höherer Produktivität und besseren Entscheidungen. Die stetige Entwicklung verspricht eine noch vielseitigere und leistungsfähigere Zukunft für die IDP, die eine zentrale Rolle in der Unternehmensinnovation einnimmt.
Weiterführende Links
Der Weg zu dokumentbezogenen Workflows
Quellen
Titelbild wurde mit Leonardo.ai generiert.
IDP in Aktion Grafik: https://www.alarisworld.com/ar-ae/about-us/what-is-intelligent-document-processing
Intelligent Document Processing (IDP): How to Automate Data Extraction Video: https://www.youtube.com/embed/iAPdOi60qkU?si=rbwbLvrNF9zDMtIq
Alphamoon (2022, 12.Mai). What is IDP And How It Can Benefit Your Business. https://alphamoon.ai/blog/what-is-idp-intelligent-document-processing/
Snaplogic (2017, 22.August) Productivity Pains: 90% of Workers Burdened with Boring, Repetitive Tasks. https://www.snaplogic.com/company/newsroom/press-releases/productivity-pains-90-workers-burdened-boring-repetitive-tasks
Xufeng Ling, Ming Gao, Dong Wang(2020, 06.Mai). Intelligent Document Processing. https://ieeexplore.ieee.org/abstract/document/9326579
Apple (2023, 16 Februar) Text aus Fotos auf dem iPhone oder iPad kopieren und übersetzen. https://support.apple.com/de-ch/HT212630
