Durch den Einsatz von RPA im HR steht Personalkapazität zur Verfügung. Dadurch kann der Fokus mehr auf die Bedürfnisse der Angestellten gelegt werden.
In der Schweiz setzen gemäss einer Studie von PwC 63 Prozent der befragten Unternehmen RPA zur Prozessautomatisierung ein. In Bereichen wie dem HR liegen jedoch viele Unternehmen in der Digitalisierung im Rückstand. Der Trend entwickelt sich mehr und mehr in Richtung des Wandels zum Einsatz von smarten HR-Tools und der strategischen Ausrichtung zum HR 4.0, um sich der agilen Arbeitswelt anzupassen.
Arbeitnehmende legen heutzutage tendenziell mehr Wert auf eine ausgewogene Work-Life Balance. Das eigene Wohlbefinden und die Unternehmenskultur haben ebenfalls einen höheren Stellenwert angenommen Um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, müssen sich Unternehmen diesen Veränderungen anpassen. Dabei spielen HR-Prozesse eine wichtige Rolle, da Angestellte vom HR begleitet werden.
Human Resources 4.0 (HR 4.0): Unter HR 4.0 versteht man den Schritt Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Personalmanagement. Mit dem Einsatz von digitalen Tools wird die Effektivität von Prozessabläufen langfristig gesteigert.
Robotic Process Automation (RPA): RPA ist eine Technologie, mit der wiederkehrende Prozesse automatisiert werden. Dabei wird der Mensch und seine Interaktion mit dem Computer von Bots oder Softwareprogrammen nachgeahmt.
Einsatz von RPA in verschiedenen Bereichen
Die Einsatzmöglichkeiten von RPA im HR sind vielseitig, da das Personalmanagement viele Dienstleistungsprozesse umfasst. Am besten geeignet für eine Automatisierung mit RPA sind im HR die administrativen Aufwände, wobei es sich oft um kleine Prozessschritte handelt. Eine wichtige Voraussetzung, um Prozesse zu automatisieren, ist eine umfassende Datenablage der Personalangaben, sowie den Rollen im Unternehmen und deren Anforderungen. Denn RPA-Tools wie UIPath oder Power Automate können über Schnittstellen direkt auf die entsprechenden ERP-Systeme oder Datenbanken zugreifen. Dabei werden die Abläufe in Low- oder No-Code automatisiert.
In grossen Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation kann es sinnvoll sein, das Ausschreiben von freien Stellen auf unterschiedlichen Plattformen zu automatisieren. Als Auslöser dieses Teilprozesses würde die Kündigung eines Angestellten dienen. Anhand der frei gewordenen Rolle kann die RPA mittels vorgeschriebenen Blöcken eine Stellenausschreibung erfassen und auf unterschiedlichen Plattformen veröffentlichen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnis können Benutzerkonten gelöscht werden und die Rolle den neuen Angestellten zugeteilt werden.
Weitere Automatisierungsmöglichkeiten mit RPA im HR:
- Vorselektion von digitalen Bewerbungsunterlagen und versenden von Absagen
- Regelmässige Mitarbeiterbefragungen für Personalgespräche und Ermittlung der Zufriedenheit der Angestellten
- Anfragen und Erfassen von Personaldokumenten, wie Arbeitsbewilligungen oder Ausbildungsbestätigungen
- Erfassen von Änderungen im Personalstamm, wie Adressänderungen
- Erstellen und versenden von Lohnabrechnungen
UseCase: Einsatz von RPA im Onboarding- und Offboarding-Prozess
Mögliche Kritikpunkte beim Einsatz von RPA
Ein Risiko der Automatisierung im HR ist, dass Prozesse automatisiert werden, die zu einem Verlust der Menschlichkeit im Unternehmen führen. Wenn die falschen Prozesse standardisiert werden und der Kontakt zu echten Personalangestellten fehlt, kann es sein, dass sich Mitarbeitende zu wenig geschätzt fühlen. Wenn sich Unternehmen zu stark auf die automatisierten Prozesse stützen kann ein möglicher Ausfall des Systems zu grossen Verlusten führen. Dieses Risiko sollte bei der Entwicklung einer neuen HR-Strategie auch beachtet werden.
Automatisierung als Chance für bevorstehende Herausforderungen
Eine ganzheitliche Automatisierung von HR-Prozessen erscheint aus finanzieller Sicht attraktiv. Langfristig gesehen ist dies jedoch keine gute Strategie, denn das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sollte im Zentrum stehen. Wenn Arbeitnehmende für Ihre Anliegen nicht mehr auf echte Personen zugehen können, fühlen sie sich zu wenig wertgeschätzt. Indem repetitive Standardprozesse automatisiert werden, haben HR-Angestellte mehr Kapazität zur Verfügung und können ihren Fokus auf die persönlichen Bedürfnisse und die Entwicklung der Angestellten, sowie die Förderung einer gesunden Unternehmenskultur legen. Zufriedene Mitarbeitende sind viel wertvoller als Kosteneinsparungen durch Personalabbau im HR. Denn dies verhilft dem Unternehmen zu einem guten Ruf als Arbeitgeber, was dem aktuellen Fachkräftemangel entgegenwirkt.
Weiterführende Links
Podcast zum Thema Automatisierung im HR-Department: HR Automation: Automate 50% Or More In Your HR Department
HR Today Artikel: Umbruch mit Sinn – Warum uns die Digitalisierung zurück zum Menschen führt
NZZ Artikel: HR 4.0 – Was wird vom HR in der Zukunft verlangt
Quellen:
Krieger K., PwC Schweiz. (16.07.2020). presseportal. Von https://www.presseportal.ch/de/pm/100008191/100852185 abgerufen. (15.01.2023)
Personal-Schweiz. (Datum unbekannt). personal-schweiz. Von https://www.personal-schweiz.ch/aktuelles/article/global-talent-trends-studie-2022-authentische-und-glaubwuerdige-unternehmen-koennen-in-einem-angespannten-arbeitsmarkt-erfolgreich-sein/ aufgerufen. (15.01.2023)
Persomatch. (Datum unbekannt). personmatch. Von https://persomatch.de/hr-lexikon/hr-4-0/ abgerufen. (15.01.2023)
Lawton G. (01.01.2021). ComputerWeekly. Von https://www.computerweekly.com/de/definition/Robotic-Process-Automation-RPA abgerufen. (15.01.2023)
Abbildungsverzeichnis:
Titelbild: De Santis A. (11.05.2021) Unsplash. Von https://unsplash.com/de/fotos/zwd435-ewb4 abgerufen). (15.01.2023)
Abbildung 1: Screenshot aus Unterrichts-Übung RPA-Challenge mit UIPath Studio. (15.01.2023)
