Robotic Process Automation, kurz RPA, wird derzeit als eine der erfolgsversprechenden Technologien zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen gehandelt. Unbestritten ist RPA dabei nicht das Wundermittel schlechthin. Doch gerade in der andauernden Coronakrise zeigt sich das grosse Potential von RPA.
Der Corona bedingte Nachfragerückgang zwingt aktuell viele Unternehmen zum Sparen. Die Liquidität wird knappt, Produktivitätskapazitäten müssen reduziert und gar Mitarbeitende entlassen werden. Das Konzept RPA hat dabei das Potential, diese Negativspirale zu unterbrechen, indem es bei der Prozessoptimierung und somit der Kostenseite ansetzt. Der grosse Vorteil von RPA liegt dabei im meist geringeren Implementierungsaufwand. So können RPA-gestützte Geschäftsprozesse bereits nach relativ kurzer Zeit effizienter, kostengünstiger und mit einer geringeren Fehlerquote abgewickelt werden. Folglich können Kosteneinsparungspotentiale realisiert und somit Unternehmen vor einer drohenden Liquiditätskrise bewahrt werden.
Gerade auch mit Blick auf die Nach-Corona-Zeit kann RPA weitere Vorteile mit sich bringen. Aufgrund der zu erwartenden wirtschaftlichen Rezession werden Unternehmen gezwungen sein, noch effizienter und qualitativ hochwertiger zu produzieren, um sich auch zukünftig im hart umkämpften Marktumfeld behaupten zu können. Konkret können Unternehmen dabei folgendermassen durch den Einsatz von RPA profitieren:
- Verkürzte Prozessdurchlaufzeiten im Allgemeinen
- Geringere Kosten für manuelle und sich wiederholende Aufgaben im Besonderen
- Erhöhte Produkt- und Servicequalität (u.a. auch im Kundenservice)
- Erhöhte Prozesstransparenz durch die Digitalisierung von Prozessdaten
Verbesserte Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften und Standards
Selbstredend hat auch die RPA-Technologie ihre Nachteile und stösst irgendwann an ihre Grenzen. RPA hat zwar das Ziel, Prozess und insbesondere Personalkosten einzusparen, doch es wäre falsch, diese Technologie grundsätzlich als Jobkillerin abzustempeln. RPA-Lösungen ermöglichen es gerade durch ihre Eigenschaften, gewisse Tätigkeiten kostengünstiger zu übernehmen, dass sich menschliche Arbeitskräfte auf andere Aufgaben konzentrieren und somit in einer anderen Art und Weise für das Unternehmen einen Mehrwert generieren können.
Die Vorteile von RPA scheinen zu überwiegen, doch letztendlich muss immer im Einzelfall und unter Berücksichtig der unternehmensspezifischen Voraussetzungen evaluiert werden, ob sich der Einsatz von RPA nun lohnt oder nicht.
Was ist bei der Umsetzung von RPA zu beachten?
Umfangreiches Prozess-Knowhow und genügend Erfahrungen im IT-Service-Management bilden wichtige Voraussetzungen, um schnell von PRA profitieren zu können. Je mehr Prozesswissen bereits vorhanden ist, desto einfacher lassen sich RPA-Lösungen in die Prozessumgebung integrieren. Grade aber auch für Unternehmen mit einer tiefen Automatisierungsmaturität bietet sich hierbei die Chance, Prozesse und IT-Strukturen von Grund auf neu zu definieren und sie von Anfang an optimal auf RPA-Lösungen auszurichten. Dabei unabhängig von der Ausgeprägtheit und Komplexität der Prozesslandschaft gilt der Grundsatz, dass primär diejenigen Prozesse automatisiert werden sollten, die bereits im physischen Kontext funktionieren. Fehlerhafte oder lückenhafte Prozesse sollten vor der Automatisierung grundsätzlich erst überdenkt und in der Planung optimiert werden.
Nebst den genannten Kriterien gibt es eine Vielzahl von weiteren Bedingungen und Herausforderungen, die es bei der Implementierung von RPA-zu berücksichtigen gilt. Auch bei der Auswahl der geeigneten RPA-Lösung gibt es einige Punkte zu beachten. Nachfolgend sind drei wichtige Auswahlkriterien ausgeführt:
Benutzerfreundlichkeit: Die eingesetzte RPA-Lösung sollte für Mitarbeitende einfach zu bedienen sein. Den Mitarbeitende sollte es ermöglich werden, eigene RPA-Konstrukte aufzubauen und einzusetzen. Führungskräfte sollten durch den Einsatz von RPA unterstützt werden, Geschäftsentscheidungen gezielter zu treffen.
Plattformunabhängigkeit: Eine RPA-Lösung sollte unabhängig von bestimmten Computerplattformen arbeiten können. Dadurch werden Flexibilität und Einsatzmöglichkeiten erhöht.
Skalierbarkeit: RPA-Lösungen sollte sich ohne grösser Anpassungen in die bestehende Softwarelandschaft integrieren und sich beliebig erweitern lassen.
Diese Auflistung ist selbstredend längst nicht vollständig. Die oben genannten Punkte werden aber allgemein bei der Auswahl einer geeigneten RPA-Lösung als kritische Erfolgsfaktoren angesehen. Lesen Sie hier, welche weiteren Kriterien im Rahmen des Auswahlprozesses noch zu berücksichtigen sind.
In welchen Bereichen kann RPA konkret eingesetzt werden?
RPA basiert auf dem Zusammenspiel von Automatisierungs-Software, künstlicher Intelligenz und Machine Learing. Immer ausgereiftere RPA-Lösungen erweitern dabei das Einsatzgebiet stetig. Dabei hat die Technologie noch längst nicht die höchste Entwicklungsstufe erreicht.Abhängig von den Funktionsfähigkeiten der eingesetzten Software lassen sich auch komplexere Abläufe automatisieren. Grundsätzlich aber eigenen sich speziell manuelle Tätigkeiten mit grosser Datenverarbeitung zur Automatisierung. Der Faktor Mensch und mit ihm die zeitliche Gebundenheit fällen bei automatisierten Prozesses fast gänzlich weg, weshalb Prozessinstanzen jederzeit ausgelöst werden können. Folglich eignen sich insbesondere die unten genannten Bereiche für RPA:
- Conntrolling und Rechnungswesen
- Steuern
- Personalwesen
- Supply Chain Management
- Vertrieb und Kundendienst
In diesen Bereichen können die Bearbeitungszeiten beschleunigt, die Datenbasis verbreitert, die Datenqualität verbessert und das operationelle Risiko reduziert werden. Ausserdem werden Präferenzen von Kunden sicht- und interpretierbarer. RPA-Lösungen können zudem negative Entwicklungen frühzeitig erkennen, da die verarbeiteten Schritte stets digital aufgezeichnet werden. Abweichende Key Performance Indikatoren, Compliance Richtlinien oder Service Level Agreements werden sofort erkannt. Folglich können umgehend Änderungen oder Korrekturmassnahmen initiiert werden.
Nachfolgend finden sich einige konkrete Beispiele potenzieller RPA-Einsatzgebiete.
Kundendienst: RPA-Lösungen können die Kundendienstprozesse optimieren, indem Software-Roboter beispielweise bei der Überprüfung von E-Signaturen, beim Hochladen von gescannten Dokumenten oder bei der Verifizierung von Informationen eingesetzt werden.
Buchhaltung: RPA-Lösungen können im Rahmen des operativen Rechnungswesens, konkret für das Transaktionsberichtswesen oder die Budgetierung eingesetzt werden.
Personalwesen: RPA-Lösungen können beispielswiese für die Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen und für die automatische Zeiterfassung eingesetzt werden.
Fazit
Erstmals unabhängig vom konkreten Einsatzgebiet lohnt es sich, die aktuelle Krise als Chance zu sehen und das eigene Prozessmanagement grundsätzlich zu überdenken. RPA kann dabei ein pragmatisches Mittel sein, Prozesse zukünftig effizienter und qualitativ hochwertiger abzuwickeln. Ob RPA dabei für das jeweilige Unternehmen tatsächlich der richtige Ansatz darstellt, ist in einem unternehmensspezifischen Evaluationsverfahren zu untersuchen.
Fakt ist aber, dass diese Krise wohl nur diejenigen Unternehmen überleben werden, die noch sich noch flexibler, anpassungsfähiger, kreativer und innovationshungriger zeigen. Dass RPA dabei genau auf diese Tugenden ausgerichtet ist und somit als Gamechanger in dieser Krise fungieren kann, wurde in diesem Artikel ausführlich aufgezeigt.
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