Robotic Process Automation – Zukunfts- oder Auslaufmodell?

Unter Robotics Process Automation oder kurz RPA versteht man den systematischen Einsatz von Robotern, sogenannten Bots. Diese imitieren das menschliche Verhalten beim Ausführen von repetitiven Tasks. Welche Aufgaben eignen sich für RPA und welche Prognosen lassen sich für die Zukunft dieser Technologie treffen?

RPA ist keine neue Technologie. Bereits seit 25 Jahren wird versucht, repetitive Tasks zu automatisieren. Damit sollen Kapazitäten optimiert und Mitarbeitende befähigt werden, Prioritäten auf komplexere Aufgaben zu legen. Stichworte wie Screen Scraping, Macros, VBA und Scripting bestätigen dabei, dass RPA bereits seit Jahren den Back-Office Alltag erleichtert.

In jüngerer Vergangenheit lassen sich simple Routineaufgaben über verschiedene Applikationen hinweg automatisieren. Was in-Software Lösungen (z.B. VBA für Office Produkte), seit Jahren innerhalb von vordefinierten Grenzen ausführen, wird heute von spezialisierten Anbietern als Applikations-unabhängige Softwarelösung angeboten. Mittels dieser Interoperabilität lassen sich Informationen aus verschiedenen Applikationen via User Interface abfragen, abgleichen und weiterverarbeiten.

Im nachfolgendem Videobeitrag werden die Möglichkeiten der heutigen RPA Technologie beworben (Quelle: BearingPoint):

Welche Aufgaben eigenen sich für RPA?

Mit RPA lassen sich heute Aufgaben welche regelbasiert und repetitiver Natur sind automatisieren. Genau diese beiden Charakteristiken implizieren eine Anfälligkeit für menschliche Fehler. Ziel ist es entsprechend, eine erhöhte Effizienz durch gesteigerte Produktivität sowie Skalierbarkeit zu erreichen. Zudem sind die realisierbaren Kosteneinsparungen ausschlaggebend für den Entscheid RPA einzusetzen. Dieser letzte Aspekt fällt je nach konkretem Anwendungsfall grösser aus. Denn je höher die Interoperabilität sowie der Grad des betroffenen Compliance Risikos, desto höher die potenziellen Kosteneinsparungen.

Auch wenn sich Aufgaben gemäss genannter Kriterien für den Einsatz von Bots eignen, müssen vor jedem Automatisierungsbestreben die Umsetzbarkeit und Akzeptanz individuell geprüft werden. Das bedeutet, die Ressourcenverfügbarkeit (finanzieller und personeller Natur) muss sichergestellt und die Ergebnisqualität, Verfügbarkeit sowie Korrektheit abgesichert sein. Schliesslich gilt es potenziellen Wiederstand seitens der Mitarbeitenden frühzeitig zu identifizieren, zu adressieren und im Vorfeld zu minimieren.

Welche Unternehmen eignen sich für den Einsatz von RPA?

Eine Statistik von Statista belegt, 45% aller Unternehmen in der DACH Region setzen RPA als Technologie aktiv ein (Stand 2019). Obwohl die Finance und Gesundheitsbranche generell als Vorreiter gelten, eignet sich demnach mittlerweile beinahe jedes Unternehmen für RPA. Dabei reiht sich RPA direkt neben Trend-Technologien wie DevOps und dem Management von digitalen Identitäten ein.

Die Daten, welche aus einer Studie von Capgemini zu IT Trends für 2020 stammen, lassen ausserdem Rückschlüsse auf die kommenden Jahre zu. Neben einem Trend zu RPA im Bereich Prozesse, scheint auch die Kombination von RPA mit KI-Entscheidungen zukünftig von Bedeutung zu sein.

RPA vs. dedizierte Schnittstellen

Obwohl der Nutzen von RPA unbestritten hoch zu sein scheint, stellt sich die Frage, weshalb Unternehmen auf eine derart simple Technologie setzten. Denn:

• Einerseits besteht eine hohe Volatilität, gegeben durch sich ändernde Rahmenbedingungen (z.B. Anpassungen von User Interfaces).
• Andererseits bieten immer mehr Software-Anbieter dedizierte und teils individuell anpassbare Schnittstellen, welche eine Automation von Tasks an Prozessschnittstellen obsolet machen.

Beide Argumente scheinen valid und stellen die Berechtigung von RPA als zukunftsweisende Technologie in Frage. RPA als Auslaufmodell? Ganz im Gegenteil, wie eine Studie von BluePrism, einem Anbieter von RPA-Lösungen, zeigt. Denn BluePrism rapportiert in einer vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Sapio ausgeführten Studie, dass über 92 Prozent der 1‘725 weltweit befragten Entscheidungsträger RPA einen hohen Stellenwert im Kontext der Digitalen Transformation beimessen. Im selben Rahmen liegt auch der Anteil der Entscheidungsträger, welche planen den zukünftigen Grad der Automatisierung in ihren Unternehmen zu steigern (siehe Abbildung 3).

RPA als Zukunftsmodell

Um eine differenziertere Prognose für den zukünftigen Einsatzbereich von RPA zu treffen, identifizierte Capgemini 2019 drei aktuelle Trends im Zusammenhang mit der Technologie. Namentlich sind dies:

1. „Horizontale Integration (entlang des RPA-Lebenszyklus)“
2. „Vertikale Integration (Erweiterung der Fähigkeiten von RPA)“
3. „Vereinfachung (in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Operationalisierung)“

Ebenfalls wird auf das Spannungsfeld zwischen dem demokratischen bottom-up Ansatz und dem „aristokratischen“ top-down Ansatz hingewiesen. Denn zukünftig müssen sowohl die DIY-Lösungen von einzelnen Benutzern für kleinere Automatisierungsprojekte sowie „umfassende End-to-End-Automatisierungen durch hochspezialisierte Mitarbeiter“ ermöglicht werden, um das volle Potential von RPA in einer Unternehmung auszuschöpfen.

Hyperautomation

Aufbauend auf den oben identifizierten Trends – insbesondere der vertikalen Integration – wird Hyperautomation oftmals im Zusammenhang mit zukünftigen RPA-Anwendungsmodellen genannt. Mittels eines kombinierten Ansatzes aus klassischer Automatisierung und dem Einbinden fortschrittlicher Technologien, welche komplexe Aufgaben ausführen können, soll dieser Zustand der Hyperautomation erreicht werden. Als komplexe Aufgaben im Zusammenhang mit Automatisierung werden verschiedene Beurteilungsaktivitäten (beispielsweise messen, analysieren, überwachen und bewerten) bezeichnet.

Schlüssel zu solchen Aktivitäten ist die Kombination von Technologie und humaner Interkation. Denn wenn Experten Automatisierungstools mittels maschinellem Lernen trainieren, ist auch die KI-basierte Entscheidungsunterstützung im Zusammenhang mit RPA denkbar.

Menschliche Interaktion – Auslaufmodell?

So vielversprechend sich die Zukunft von RPA auch anhört, mutmassen viele damit konfrontierte Mitarbeitende über ihre eigene Zukunft. Wenn zukünftig Automatisierungsrobotor – vielleicht sogar intelligente Automatisierungsroboter – zeitintensive Arbeiten übernehmen, gefährden diese dann nicht Arbeitsplätze? Nein, lautet hier die einschlägige Antwort. Der Einsatz von RPA oder zukünftig gar Hyperautomation gibt Mitarbeitenden Gelegenheit, sich zeitraubenden, repetitiven und oft auch eintönigen Aufgaben zu entledigen und die gewonnene Zeit für kreative Schaffungsprozesse einzusetzen.

Weiterführende Links

BluePrism – White Paper: The Impact of a Digital Workforce on Business Agility & Survival
Capgemini – Studie: IT-Trends 2020
Deloitte – Publikation: Transformation der Schweizer Wirtschaft
Pega – Advisory Report: From RPA to DPA: A Strategic Approach to Automation

Quellen