Lesen Sie in diesem Blog welche Potentiale und damit verbundene Einsatzgebiete RPA bietet. Mit der Technologie sind aber auch Nachteile verbunden.
RPA (Robotic Process Automation; zu Deutsch robotergesteuerte Prozessautomatisierung) ersetzt immer mehr manuelle Arbeiten. Bis 2025 soll RPA weltweit bis zu 140 Millionen Arbeitsplätze ersetzen (netzwoche). In diesem Blog erfahren Sie, in welchen Bereichen RPA sinnvoll eingesetzt werden kann und wie Sie als Unternehmer Ihre Kundschaft von den Vorteilen überzeugen und gleichzeitig auch Geld sparen können. Der Beitrag soll aber auch die Schattenseite der Technologie aufzeigen.
RPA bietet sich insbesondere bei folgenden Prozessbedingungen an, ungeachtet davon in welcher Branche und welchem Umfeld ihr Unternehmen oder Ihre Organisation tätig ist:
- mehrere Fachapplikationen involviert
- klarer Trigger/Auslöser (Zeit, Datum, Ereignis)
- häufige Ausführung von Prozessen
- lange Ausführungsdauer
- Ergebnis ist zeitkritisch
- Ausführung rund um die Uhr (24/7)
- Fehleranfälligkeit bei manueller Ausführung
- digitaler Input
RPA kurz erklärt:
Fünf mögliche Einsatzgebiete von RPA sind:
Bestelleingang
Das erste Einsatzgebiet betrifft das Empfangen und Verarbeiten von Bestellungen. Voraussetzung hierfür ist ein möglichst standardisierter, einheitlicher Eingang der Bestellungen. Zuerst soll anhand RPA eine Bestellbestätigung und Zahlungsaufforderung ausgelöst werden. Mithilfe von RPA kann der gesamte Prozess oder zumindest ein Grossteil davon automatisiert werden. Als Ausbaustufe bietet sich zudem an, nach der erfolgreichen Bestellbestätigung die Lagermenge entsprechend abzubuchen. Als weitere Ergänzung können zusätzliche Nachbestellungen automatisch ausgelöst werden.
Kundenreklamationen
Kundenreklamationen können zukünftig in erster Instanz durch RPA ausgeführt werden. Insbesondere in diesem Bereich muss die Umsetzung gut durchdacht und möglichst fehlerfrei sein. Denn aus einem ungenügenden Beschwerde Management entsteht letztendlich vielfach ein Kundenverlust. Aus diesem Hinblick bietet sich hierbei an, dass die Mitarbeitenden durch RPA lediglich unterstützt nicht aber ersetzt werden. Konkret bedeutet dies, dass eingehende Kundenreklamationen durch RPA gefiltert und wenn möglich direkt bearbeitet werden können. Komplexere Fälle sollen jedoch weiterhin durch manuelle Tätigkeiten von Statten gehen.
Formulareingaben
Ein Grossteil von manuellen Formulareingaben können durch RPA ersetzt werden, da sie keine menschliche Intelligenz benötigen und wiederkehrend sind. Die klassische Sachbearbeitung entfällt und manuelle Fehlübertragungen können minimiert werden. Ein typisches Beispiel bietet sich im Rahmen der Vertragskündigung, bei dem die Erstprüfung und anschliessende Befüllung mit Informationen durch RPA automatisiert ausgeführt wird. Komplett ersetzt wird der Mitarbeitende nicht. Stattdessen kann dieser die Qualitätssicherung und Ablage/Archivierung der Formulare vornehmen.
Adressmanagement
Das Adressmanagement ist das RPA-Einsatzgebiet schlechthin. Dabei kann eine Automatisierung sowohl für neue als auch bestehende Adressen ermöglicht werden. Dabei beschränkt sich der Umfang nicht nur auf Kundendaten (CRM), sondern gänzlich auf alle im Unternehmen vorhandenen Adressdaten.
Onboarding: Um den Prozess der Neuerfassung zu automatisieren, müssen die Daten zwingend bereits digital vorhanden sein, ansonsten die Ausführung weiterhin durch menschliche Arbeit ausgeführt werden muss.
Adresspflege: Ebenso wichtig ist die Pflege der bestehenden Adressen. Eine Automatisierung dieses Prozesses ist jedoch nur dann realistisch, wenn Adressänderungen elektronisch und standardisiert eingehen. Adressänderungen können so in Echtzeit und übergreifend auf mehrere Fachapplikationen vorgenommen werden.
Lohnabrechnung
Sich ändernde Steuergesetze, Berichtspflichten oder schlicht die Arbeit mit Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, kann jeden Monat mehrere Tage für die Lohnabrechnung kosten. Die Fähigkeit von RPA, diese Daten zwischen mehreren Systemen wie Zeiterfassung, Personalwesen sowie Kreditoren- und Hauptbuchhaltung zu sammeln und miteinander zu verbinden, machen es unschätzbar wertvoll für die Automatisierung dieses Prozesses.
Entscheiden Sie selbst, ob der Einsatz von RPA in Ihrem Unternehmen nun entscheidende Vorteile bringen kann.
Mögliche Stolpersteine
Das Einsparpotential und die möglichen Einsatzgebiete sind enorm. Nicht zu vernachlässigen sind jedoch die negativen Auswirkungen als auch die zusätzlichen Herausforderungen, die auf Unternehmen einwirken. Vor der Einführung von RPA gilt es den Datenschutz als auch die Datensicherheit kritisch zu prüfen. Insbesondere für Anmeldeinformationen (Credentials) sollten entsprechende Massnahmen getroffen werden. Die Anzahl Stellenprozent, die durch RPA wegfallen, sind ebenfalls zu berücksichtigen. In erster Linie ist es Aufgabe des C-Levels die wegfallenden Stellenprozente neu einzusetzen; sei es mit Umschulungen, Neustrukturierungen oder Verwaltung und Sicherung von RPA. Mitarbeitende mit heute viel wiederkehrenden und manuell durchgeführten Arbeiten sollen sich zukünftig mehr auf intellektuelle Tätigkeiten fokussieren können.
Zu guter Letzt sollen nicht alle Prozesse digitalisiert oder sogar automatisiert werden. Hierbei bedarf es eine kritische Würdigung, ob und wie viel aus einer Digitalisierung oder Automatisierung von Prozessen gewonnen werden kann. Denn insbesondere der initiale Aufwand für die Umsetzung als auch der anschliessende Support sind mit Aufwand und Kosten verbunden.
RPA ist kein Allheilmittel
Mit RPA sollen Mitarbeitende in erster Linie entlastet und der Prozess an sich optimiert werden. Es ist jedoch nicht Ziel von RPA, dass Mitarbeitende durch den Einsatz der Technologie komplett substituiert werden. Die Einsatzgebiete sind sehr breit und je nach Branche und Organisation individuell. Bei der Evaluation von RPA, ob und für welche Gebiete es eingesetzt werden soll, empfiehlt sich Chancen und Stärken als auch Schwächen und Gefahren kritisch zu analysieren. Verzichten Sie insbesondere bei individuellen Prozessen und komplexen Entscheiden auf Technologie und vertrauen Sie stattdessen auf menschliches Wissen und Können.
Was nun?
Evaluieren Sie zuerst für Ihre Organisation, ob RPA bei Ihnen den erwartenden Nutzen bringt. Anschliessend Bedarf es die Auseinandersetzung mit den bestehenden Prozessen, inwiefern eine Automatisierung realistisch und zielführend ist. Erzielen Sie Quick Wins und holen Sie sich somit das Commitment in der gesamten Organisation.
Weiterführende Links
Artikel zur Bewertung der Einsatzpotenziale und Risiken von RPA
RPA birgt hohes Sicherheitsrisiko
RPA wird Mainstream
RPA: 6 typische Fehlannahmen
