In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Abläufe mit Optimierungspotential, sei das Effizienzsteigerung bei Interaktionen oder direkt eine Automatisierung. Was Workflow Management genau ist und 5 Gründe warum es dafür das richtige Konzept ist.
Der Einsatz von Workflow Management verfolgt ein klares Ziel: Geschäftsprozesse einer Unternehmung zu verbessern. Aber wie funktioniert das überhaupt? Durch Einsatz eines Workflow Management Systems (WfMS).
Zunächst werden vorhandene Workflows modelliert. Wichtig dabei ist die Angabe von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu Drittsoftware. Das WfMS ist dann – durch Einsatz der sogenannten Process Engine – für die Simulation des erfassten Workflows verantwortlich. Das heisst, es spielt diesen von Anfang bis zum Ende durch. Oft wiederholte, triviale Aufgaben sollen automatisiert werden. Aufgaben welche eine hohe Interaktion zwischen Mitarbeitern erfordern, kommen auch nicht zu kurz, da Kommunikationswege durch zeitnahe Eskalation und Benachrichtigung optimiert werden. Der ganze Ablauf wird je nach System z.B. über ein Webinterface dargestellt und erlaubt zahlreiche Monitoring- und Reportingfunktionen.
In erster Linie hört sich das für eine Unternehmung nach viel Mehraufwand an. Es folgen 5 Gründe, warum der Einsatz langfristig lohnend ist.
Grund 1: Saubere Erhebung des Ist-Zustands
Bevor überwacht und automatisiert werden kann, gilt es vorhandene Abläufe zu modellieren. Was als unnötiger Aufwand angesehen werden kann, hilft aber oftmals schon weiter: man wird gezwungen, sich mit den eigenen Abläufen richtig zu beschäftigen. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird ein einheitliches Verständnis für Prozesse geschaffen, redundante Aufgaben vermerkt und Denkfehler resp. Schwachstellen erkannt.
Grund 2: Automatisierung & Schnittstellen
Hochladen eines Dokumentes? Ordner auf Vollständigkeit prüfen? Benutzerkonto erstellen? In jeder Unternehmung existieren triviale Aufgaben, die lediglich eine kurze Systembedienung abverlangen.
Heutige WfMS bieten technische Schnittstellen zur Interaktion mit vielen gängigen anderen Systemen an. Beispielsweise kann eine eingehende Bestellung im eigenen Online-Shop den Start eines Prozesses auslösen, oder die Bestätigung im WfMS einen automatisierten Dokumentenupload im ERP-System auslösen. Somit kann das WfMS als Bindeglied für bisher in der Unternehmung getrennte Systeme dienen, und soll Personen stets mit relevanten Informationen aus den einzelnen Systemen versorgen.
Grund 3: Performance Monitoring
Das reine Bewusstsein über Prozesse steigert deren Effizienz noch nicht. Manchmal können Prozessabläufe gut durchdacht sein, aber trotzdem in der Menge untergehen. Oftmals entstehen hohe Liege- und Transportzeiten. Hat man den Ablauf unter Kontrolle, erhält man laufend Einsicht über den momentanen Stand, sei es zeitlich oder inhaltlich. Dadurch können «schwarze Schafe» unter den Tätigkeiten entdeckt und anschliessend optimiert werden.
Grund 4: Optimierte Human Interaction
Angeknüpft an Grund 3 die anschliessende Optimierung von Tätigkeiten. Die angesprochenen Liegezeiten entstehen oftmals durch mangelnde Kommunikation. Ist eine Tätigkeit nicht vollends automatisierbar, so gibt es auch dafür ein passendes Konzept: Human Workflow Management. Spezialisiert soll es kollaborative Abläufe optimieren, indem Kommunikationswege verkürzt und involvierte Personen zeitnah benachrichtigt werden. Gibt es trotzdem einmal Verzögerungen, sind diese für den Prozessverantwortlichen zumindest direkt einsehbar.
Grund 5: Konzeptionelle Erweiterbarkeit
WfM ist lediglich ein Puzzleteil von Business Process Management (BPM). Erkennt man, dass in der eigenen Unternehmung unzählig viele Workflows vorhanden sind, so kann der nächste Schritt der Einsatz eines BPM-Systems sein. Dieses deckt nicht nur durch integriertes WfMS die Abläufe ab, sondern erlaub eine Top-Level Betrachtung sämtlicher Prozesse auf strategischer Ebene. Ein WfMS kann somit Einstiegspunkt für zögernde Unternehmen sein, der diese auf dem Weg in die BPM-Welt begleitet.
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