Warum RPA den Onboardingprozess massiv verbessern kann
Studien zeigen, dass unzureichende Strukturen und mangelnde Professionalität im Onboarding bei etwa 21% der Fälle zu Frühfluktuation führen. Zudem geben 68% der Unternehmen an, dass ihre Onboardingprozesse verbessert werden können. Hauptgründe für die Unzufriedenheit sind manuelle Arbeiten, fehlende Koordination zwischen Abteilungen, inkonsistente Abläufe und mangelnde Prozesstransparenz, die gemeinsam zu erhöhter Frühfluktuation und damit verbundenen Kosten führen.
Was gilt es zu beachten
- Prozessanalyse: Der jetzige manuelle Prozess muss gründlich analysiert werden. Sämtliche Aktivitäten im Onboardingprozess müssen dokumentiert sein und soweit wie möglich standardisiert sowie digitalisiert sein.
- Ausnahmefälle: Mögliche Ausnahmefälle im Onboardingprozess müssen identifiziert werden. Aktivitäten, die zu diesen Ausnahmezuständen führen, müssen speziell berücksichtigt werden. Diese Fälle werden allenfalls nicht durch RPA automatisiert.
- Change Management: Die Integration eines Softwareroboters in eine bereits etablierte Unternehmenskultur erfordert eine rechtzeitige und klare Kommunikation. Es ist wichtig, von Anfang an den Mythos zu entkräften, dass die Automatisierung zwangsläufig mit Arbeitsplatzverlust verbunden ist.
Kosteneinsparungen durch RPA
Softwareroboter können Aufgaben bis zu viermal schneller als Menschen erledigen und theoretisch 24 Stunden am Tag arbeiten. Dies führt zu einer etwa 20-fachen Kapazitätssteigerung im Vergleich zu menschlicher Arbeitskraft. RPA bietet daher hohe Einsparpotenziale, wobei Fallbeispiele und Studien Einsparungen zwischen 30% und 80% zeigen. Zusätzlich verbessert RPA die Produktivität und Qualität der Arbeitsprozesse und ermöglicht eine flexible Anpassung an schwankende Kapazitätsbedarfe.
Softwareroboter einzusetzen lohnt sich besonders bei einem hohem Onboarding-Aufkommen, da sich die Effizienz- und Kostenvorteile in diesen Fällen stärker bemerkbar machen. Bei geringeren Onboardingzahlen könnten die initialen Kosten und der Aufwand für die Implementierung und Wartung von RPA-Systemen die Einsparungen überwiegen. Daher ist es essenziell eine Kostenrechnung aufzustellen, die die Rentabilität von RPA im eigenen Unternehmen analysiert.
Weiterführende Links
Quellen
- Automation Anywhere. (o. D.). 6 Challenges of employee onboarding—and how RPA Can help. https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/six-challenges-of-employee-onboarding-and-how-rpa-can-help
- Das Titelbild wurde mit Leonardo.ai und Adobe Photoshop Firefly generiert.
- faa, Olaf Eisele (2019, 16. Dezember. Mensch-Roboter-Kollaboration in indirekten Bereichen.https://www.arbeitswissenschaft.net/fileadmin/Downloads/Angebote_und_Produkte/Zahlen_Daten_Fakten/ifaa_Zahlen_Daten_Fakten_RPA_2019-12-16.pdf
- May, J. (2021, 13. Oktober). 6 Tipps für die Kommunikation bei der RPA-Einführung. Servicetrace. https://www.servicetrace.com/de/blog/6-tipps-fuer-die-kommunikation-bei-der-rpa-einfuehrung/
- Onboarding: die Checkliste für den optimalen Prozess. (2022, 5. Mai). Personio. https://www.personio.ch/hr-lexikon/onboarding/
- Redaktion, H. O. & Redaktion, H. O. (2023, 15. Juni). Studie offenbart zu wenige Strukturen beim Onboarding. Haufe.de News und Fachwissen. https://www.haufe.de/personal/hr-management/umfrage-zum-onboarding-in-unternehmen_80_396926.html
- Robotic Process Automation im Personalwesen. (2021, 20. August). JobRouter. https://www.jobrouter.com/de/rpa-trifft-hr/
- Safar, M. (2022, 3. Mai). Einsatzbereiche für Robotic Process Automation im Bereich Human Resources. Weissenberg. https://weissenberg-group.de/human-resources-einsatzbereiche-fuer-robotic-process-automation/