RPA automatisiert monotone Bildschirmklicks und schafft Zeit für Wertschöpfung. Sie erfahren, wie Sie geeignete Prozesse wählen, klein starten und messbar skalieren.
Das Wichtigste zuerst
Starten Sie klein, legen Sie klare Regeln fest und messen Sie die Wirkung. Automatisieren Sie nur stabile und digitale Prozesse. Erst vereinfachen und standardisieren, dann automatisieren.
Was ist RPA?
Robotic Process Automation, kurz RPA, ist eine Software, die wiederkehrende Klicks und Tastatureingaben am Bildschirm ausführt. Das ist praktisch bei Aufgaben, die jeden Tag oder jede Woche gleich sind und bei denen die Informationen elektronisch vorliegen (z. B. Excel, E-Mail, CSV, PDF). RPA arbeitet auf der Oberfläche und kann deshalb mit vielen Systemen umgehen, auch ohne Schnittstelle.
Womit beginne Sie?
Suchen Sie einen Prozess, der viel Volumen hat und nicht sehr komplex ist. Gute Kandidaten zeichnen sich dadurch aus, dass
- sie sich gut wiederholen lassen und planbar sind,
- es nur wenige Varianten gibt,
- der Entscheidungsweg klar ist und einfache Regeln hat,
- der standardisierte digitale Input gut beschrieben ist und es nur wenige gut beschriebene Ausnahmen gibt.
Je besser die Datenqualität, desto stabiler der Bot. Überprüfen Sie Pflichtfelder, Formate und Plausibilitäten und dokumentieren Sie Regeln.
Die richtigen RPA-Tools für Ihr Unternehmen
Es gibt verschiedene Anbieter von RPA-Werkzeugen wie Microsoft Power Automate oder Automation Anywhere. Viele Unternehmen entscheiden sich für UiPath, besonders am Anfang und wenn sie wachsen wollen. UiPath ist Marktführer und hat viele Vorteile.
- Die Plattform besteht aus drei Teilen: Studio (Entwicklung), Robot (Ausführung) und Orchestrator (Steuerung). Dieses Ökosystem macht es einfach, einfache Bots zu einer zentral gesteuerten Umgebung weiterzuentwickeln.
- Die UiPath Academy und eine grosse Community helfen bei der Einarbeitung. Durch die frühe Integration von Funktionen wie KI und Texterkennung ist UiPath zudem zukunftssicher für Hyperautomation.
Vorgehensmodell: Ziel, Auswahl, Business Case
Der Einstieg sollte strukturiert erfolgen:
- Ziel festlegen: Bestimmen Sie das Ziel in einem Satz und legen Sie Messpunkte mit einem Ausgangswert (Baseline) fest.
- Prozessauswahl: Sammeln Sie wiederkehrende Abläufe und bewerten Sie diese nach Grösse, Stabilität, Risiko und Datenlage. Es ist wichtig, den Prozess richtig zu identifizieren.
- Business Case erstellen: Halten Sie den Business Case kompakt auf einer Seite fest. Schreiben Sie auf, wie viel Arbeit es pro Fall ist, wie oft Fehler passieren und was es einmalig und regelmässig kostet. Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein und rechnen Sie auch Vorteile wie mehr Zufriedenheit im Team oder weniger Überstunden dazu.
Pilot umsetzen und Betrieb klären
Denken Sie bei der Auswahl des Tools und der Architektur frühzeitig an IT Sicherheit und Compliance.
Pilot und Testing: Zuerst machen Sie es einfach und fangen mit dem Hauptpfad an. Testen Sie zuerst wenige, dann echte Daten. Halten Sie alle Regeln, Screens und Entscheidungen fest, um die Wartbarkeit des Bots sicherzustellen.
Betrieb und Rollen: Bestimmen Sie, wie der Bot überwacht wird und wie die Rückfallebene funktioniert. Definieren Sie klare Rollen für den Fachbereich, die Entwicklung und den Betrieb.
Messen und teilen Sie Ihren Erfolg.
Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit den Ausgangswerten. Sie können damit auch sehen, wie stark die Fehler reduziert sind und wie sich die Servicezeiten verkürzt haben. Teilen Sie die Ergebnisse offen und transparent.
Drei Kennzahlen, die sich bewährt haben:
- Durchlaufzeit pro Fall
- Fehlerrate
- Bearbeitungsaufwand
Reibungsloses Skalieren
Machen Sie es einfacher, Ideen einzureichen, indem Sie einen zentralen Eingang dafür einrichten (z. B. ein Formular oder ein Ticket-System). Alle Vorschläge sollten nach Nutzen, Risiko und Aufwand bewertet werden. So werden die besten gefunden.
Es spart Zeit, wenn man immer die gleichen Bausteine verwendet. Dazu gehören standardisierte Komponenten für alltägliche Aufgaben wie Anmeldung, E-Mail-Versand, Dateiverwaltung und Protokollierung. Es müssen auch klare Regeln für Namen, Versionen, Tests und Überprüfungen festgelegt werden. So können Sie die Qualität und Wartbarkeit der Bots sichern.
Menschen im Fokus
Automatisierung soll Arbeit einfacher machen und nicht dazu führen, dass man sich von ihr entfremdet. Sagen Sie, welche Aufgaben wegfallen und welche neu entstehen. Prozesse gehören den Menschen. Sie sind für die Qualität verantwortlich. RPA ersetzt kein Fachwissen, es macht Routinearbeiten und schafft Zeit.
Ausblick: Mehr als nur Klicks
Darauf können Sie aufbauen: Intelligent Document Processing sortiert Dokumente und liest Daten aus. Process Mining zeigt Engpässe und lohnende Kandidaten. Schnittstellen statt Klickfolgen erhöhen Stabilität, Orchestrierung bündelt Betrieb und Sicherheit. Menschen bleiben in der Schleife für Freigaben und Ausnahmen. Behalten Sie die Nutzung im Blick, wählen Sie einfache Regeln, messen Sie konsequent und bauen Sie veraltete Bots ab.
Weiterführende Links
- Vergleich von RPA Plattformen
- Praxisbeispiele: 10 typische Geschäftsprozesse für RPA
- RPA-Erfolg in der Praxis: Fallstudien von IBM
Quellen
- Das Titelbild wurde mit Hilfe von Sora generiert.
- Video: „Was ist RPA-Robotergesteuerte Prozessautomatisierung? Einfach erklärt! LERNVIDEO“ Youtube-Video. Abgerufen am 26. November 2025, von https://www.youtube.com/watch?v=YoGjxvTn1ms
- UiPath Studio Bild: Selber erstellter Screenshot, von einer Übung im Studium.
- Grafik Vorteile RPA: Abgerufen am 26. November 2025, von https://www.pwc.de/de/im-fokus/accounting-reporting/studie-robotic-process-automation-im-accounting.html
Transparenzhinweis
Dieser Blog-Beitrag wurde mit Unterstützung des Sprachmodells ChatGPT und Gemini erstellt.
