Alle wollen Digitalisieren, doch Unternehmen stossen oft auf Probleme bei der Umsetzung. Dieser Blogbeitrag stellt eine Methode der Digitalisierung vor und gibt Tipps bei der Realisierung von Automatisierungsprojekten.
Notwendigkeit
„Automate or be automated!“
Aktuell befinden wir uns in einer Umbruchphase wo noch viele Geschäftstätigkeiten auf analoge Art gemacht werden. Häufig stellt der Lieferant eine PDF Rechnung aus die dann vom Kunden gescannt und so die relevanten Daten extrahiert werden. Wie im folgendem Video zu sehen ist, kann dieser Prozesse digitalisiert werden. RPA (robot process automation) wird in diesem Fall angewandt um die Arbeit des Buchhalters zu erleichtern und ihn für interessantere Aufgaben frei zu machen.
Wie im Video erwähnt, kann durch korrekten Einsatz von RPA sehr viel Geld gespart werden. Schlussendlich ermöglicht dies einem Unternehmen besser als andere zu sein und ultimativ die eigene Zukunft zu festigen. Firmen die diese Entwicklung verschlafen, werden sehr bald nicht mehr Wettbewerbsfähig sein. In der Autoindustrie ist Automatisierung schon zum Standard geworden.
Vorteile liegen also klar auf der Hand, doch viele Unternehmen tuen sich schwer mit der Umsetzung.
Gründe für fehlende Digitalisierung
In den meisten Fällen wird die Digitalisierung in einem Unternehmen als Projekt angegangen. Es gilt also die Methoden des Projektmanagements anzuwenden. Wir wollen speziell folgende Punkte hervorheben:
1. Fehlende Unterstützung durch das Management
Ist die Entscheidung zur Digitalisierung eines Prozesses einmal gefallen, muss das Management felsenfest dahinter stehen. Sowohl die finanzielle Unterstützung, als auch die personellen Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden. Ein Problem der Digitalisierung sind die relativ hohen Investitionskosten, die sich erst über die Zeit wieder auszahlen. Dies kann eine grosse Abschreckung für Personen mit finanzieller Verantwortung darstellen, vor allem weil Projekte oft ausarten bezüglich den Kosten und der Dauer.
Tipp: Die richtigen Prozesse Digitalisieren. Der Auftrag muss vom Management kommen.
2. Schlechte Erfahrungen aus falscher Priorisierung
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Automatisiert werden sollten vor allem repetitive, zeitaufwendige Prozesse mit hohem Fehlerpotenzial, wie etwa Dateneingabe, Buchhaltung oder Produktionsabläufe. Das Ziel muss sein, Routinearbeiten zu minimieren, sodass mehr Fokus auf strategische Aufgaben gelegt werden kann, die nur ein Mensch machen kann. Wurde einmal ein Prozess automatisiert, der nicht in diese Kategorie fällt, so wurden Ressourcen verschwendet und für zukünftige Projekte bleibt ein negativer Nachgeschmack. Dann muss vertrauen wieder aufgebaut werden.
Welche Prozesse sollten also automatisiert werden? Folgende Grafik ist hilfreich bei der Entscheidungsfindung:
3. Angst vor dem Ungewissen
Durch Digitalisierung und Automatisierung geben wir ein gewisses Mass an Kontrolle über den Prozess an die Maschine ab. Dies führt oft zu Fragen wie: aber wenn die Maschine einen Fehler macht, dann wird das niemand mehr kontrollieren und es wird untergehen. Auch werden Anomalien oft durch Systeme nicht erkannt oder nur ungenügend.
Tipp: Dieser Kontrollverlust ist normal und muss auch so kommuniziert werden. Wichtig ist, sich an Gesetze und Standards zu halten. Bei wichtigen Prozessen müssen Stichproben und Quervergleiche regelmässig durchgeführt werden.
4. Fehlerhaftes Change Management
Weil der Mensch ein Gewohnheitstier ist, tut er sich schwer mit Änderungen. Vor allem wenn sich Routinen schon über mehrere Jahre eingespielt haben, kann es schwierig sein für Arbeitnehmende, eine neue Aufgabe zu erlernen, da die alte Arbeit jetzt von einem Roboter gemacht wird.
Tipp: Kommunikation ist das A und O. Alle beteiligten sollten frühzeitig informiert werden. Prinzipien des Change Managements anwenden.
5. Perfektionismus
Bei einem Automatisierungsprojekt hat man oft den Hang dazu, direkt die ganze Firma und alle angrenzenden Prozesse mit einzubeziehen. Die Idee, dass man danach diese Arbeit nicht mehr machen muss, kann verlockend sein so dass man dem „Scope Creep“ verfällt (die Anforderungen des Projekts werden ständig erweitert). Ein perfektes Projekt kann auch ein Hindernis sein dass man überhaupt beginnt.
Tipp: Klein Anfangen und dafür iterativ und inkrementell arbeiten: mit kleinen Schritten aufs wesentliche kontrollieren und bei jeder Wiederholung etwas verbessern.
Fazit
Jedes Unternehmen wird in den nächsten Jahren gezwungen Ressourcen für die Digitalisierung einzusetzen. Nach dem Satz „automate or be automated“ werden die Unternehmen geteilt. Zum Glück gibt es Digitalisierungstools die relativ einfach zu bedienen sind und uns helfen den Weg ins digitale Zeitalter zu gehen.
Weiterführende Links:
- 7 Steps to Successful Process Automation. BOC Group
- What is robotic process automation? Von UI-Path, einem Anbieter von Robotic Process Automation
- Digitalisieren Sie noch oder automatisieren Sie schon? Handelsblatt
Quellen
Titelbild: imaginima. Industrial Robots At The Automatic Car Manufacturing Factory Assembly Line stock photo. Abgerufen am 11.01.2025 von https://www.istockphoto.com/photo/industrial-robots-at-the-automatic-car-manufacturing-factory-assembly-line-gm1362872225-434639523
Video: Simplilearn. RPA In 5 Minutes | What Is RPA – Robotic Process Automation? | RPA Explained | Simplilearn. Abgerufen am 12.01.2025 von https://www.youtube.com/watch?v=9URSbTOE4YI
Grafik: Wouter van Heeswijk, PhD. Robotic Process Automation — Automation Without the Hassle. Abgerufen am 10.01.2025 von https://towardsdatascience.com/robotic-process-automation-automation-without-the-hassle-ac857e5b847a
