Mit Process Mining versteckte Effizienzpotenziale aufdecken

Meine aktuellen Prozesse laufen anders ab als geplant. Wie kann ich diese optimieren, um effizienter zu arbeiten? Tobias Rother, ein Pionier im Bereich des Process Mining, hat Methoden entwickelt, die Geschäftsprozesse durch die Analyse von Echtzeitdaten verbessern.

In den IT-Systemen und Datenbanken von Unternehmen schlummern unzählige Datensätze mit Zeitstempeln und Informationen. Mit der zunehmenden Komplexität ihrer Abläufe stehen Unternehmen vor grossen Herausforderungen. Process Mining eröffnet neue Möglichkeiten, diese Daten zu nutzen, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Grosse Konzerne wie Microsoft und Volkswagen setzen bereits auf Process Mining, um Abläufe zu optimieren und erhebliche Kosten einzusparen.

„Process Mining ermöglicht es Unternehmen, ihre tatsächlichen Prozessabläufe zu visualisieren und zu analysieren, wodurch Ineffizienzen identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden können“

Thorsten Winterberg, Process Mining Experte

Process Mining hilft Unternehmen, einen klaren Blick auf ihre Geschäftsprozesse zu werfen. Mithilfe von Echtzeitdaten können sie herausfinden, wie ihre Abläufe tatsächlich funktionieren und diese visuell aufbereiten. Die Methode zeigt, wo es Abweichungen zwischen dem geplanten Ideal (SOLL-Prozess) und der Realität (IST-Prozess) gibt – und eröffnet so neue Wege, Prozesse gezielt zu verbessern.

Wo kommt Process Mining zum Einsatz?

Da heutige Geschäftsprozesse meist durch IT-Systeme unterstützt werden, hinterlässt nahezu jede Aktivität der Mitarbeitenden digitale Spuren. Diese werden in sogenannten Ereignisprotokollen (Event Logs) gespeichert, die alle Prozessschritte in zeitlicher Reihenfolge dokumentieren. Process Mining nutzt diese Event Logs als Grundlage für die Analyse und Optimierung von Prozessen. Je nach Zielsetzung lassen sich drei Hauptanwendungsbereiche unterscheiden:

1. Discovery (Prozesserkennung)
   Ohne zusätzliche Informationen werden Event Logs analysiert, um ein Prozessmodell direkt aus den vorhandenen Daten zu erstellen. Dies zeigt, wie die Abläufe tatsächlich stattfinden.
2. Conformance (Übereinstimmungsprüfung)
   Hier wird ein bestehendes Prozessmodell, wie z. B. ein Onboarding-Prozess oder ein Organigramm, mit den Event Logs abgeglichen. So können Abweichungen zwischen dem geplanten Prozess und der tatsächlichen Umsetzung identifiziert werden.
3. Enhancement (Erweiterung)
   Diese Methode geht einen Schritt weiter: Das bestehende Prozessmodell wird mithilfe der Event Logs nicht nur überprüft, sondern gezielt verbessert und erweitert. Ziel ist es, ein optimiertes Modell zu erstellen, das die Schwächen des bisherigen Prozesses behebt.

Process Mining bietet somit Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe besser zu verstehen, Schwachstellen aufzudecken und die Effizienz gezielt zu steigern.

 

Warum Process Mining so wertvoll ist

Im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Interviews oder Workshops bietet Process Mining einige entscheidende Vorteile bei der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen:

1. Process Mining deckt verborgene Abläufe und implizites Prozesswissen auf, das mit herkömmlichen Ansätzen oft übersehen wird.
2. Die Technik liefert präzise Daten zu verschiedenen Aspekten der Prozesse, wie beispielsweise:
   • Wartezeiten, Bearbeitungszeiten und Übergangszeiten
   • Prozessvarianten und deren Häufigkeit
3. Process Mining zeigt Abhängigkeiten auf, die vorher nicht erkennbar waren, wie z. B.:
   • Rücksprache- oder Freigabeaktivitäten
   • Nacharbeitsschritte

Um die Vorteile von Process Mining greifbar zu machen, schauen Sie sich dieses Video an. Es zeigt anhand eines Szenarios, wie Process Mining in der Praxis verwendet wird:

„Process Mining ermöglicht es Unternehmen, ihre tatsächlichen Prozessabläufe zu visualisieren und zu analysieren, wodurch Ineffizienzen identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden können.“

Volker Stiehl, Process Mining und Geschäftsprozesse Experte

Wie Process Mining Unternehmen den Blick für das Wesentliche öffnet

Geschäftsprozesse sind in der Praxis oft komplexer als in der Theorie. Die Vorstellungen der Mitarbeitenden über den Ablauf weichen häufig von der Realität ab. Process Mining ermöglicht es Unternehmen, ihre tatsächlichen Abläufe zu durchleuchten und Abweichungen zwischen geplanten (SOLL) und realen (IST) Prozessen aufzudecken. Warte-, Bearbeitungs- und Übergangszeiten werden nicht mehr geschätzt, sondern präzise in Echtzeit erfasst.

Methoden wie Total Quality Management (TQM) und Business Process Reengineering (BPR) bieten Ansätze zur Prozessverbesserung. TQM zielt auf kontinuierliche Qualitätsverbesserung in allen Unternehmensbereichen ab, während BPR radikale Neugestaltungen von Geschäftsprozessen anstrebt, um erhebliche Leistungssteigerungen zu erzielen.

Eine aktuelle Studie zeigt, dass 97 % der mittelständischen Unternehmen, die Process Mining nutzen, planen, den Einsatz dieser Technologie auszubauen. Dies unterstreicht den hohen Stellenwert von Process Mining für die Prozessoptimierung.

Ist Process Mining für jedes Unternehmen geeignet?

Process Mining entfaltet sein volles Potenzial vor allem in Unternehmen mit einer gewissen Komplexität. Besonders dort, wo Abläufe unübersichtlich und ineffizient sind, lohnt es sich, Prozesse transparent zu machen. Voraussetzung dafür ist jedoch eine ausreichende Unternehmensgrösse, denn in kleinen Organisationen treten Probleme wie Kommunikationsfehler zwischen Mitarbeitenden oder Abteilungen seltener in grösserem Umfang auf.

Zudem ist Process Mining eine Investition – sowohl in Technologie als auch in Ressourcen. Es zahlt sich vor allem dann aus, wenn die tatsächlichen Abläufe stark von den geplanten Idealprozessen abweichen. In einer Welt, in der Geschäftsprozesse immer komplexer werden, kann dieser Ansatz ein unverzichtbares Werkzeug sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig erfolgreich zu sein.

Weiterführende Ressourcen zu Process Mining

• Was ist Process Mining?
• Process Mining: Beispiele und Anwendungsfälle
• Process Mining für Einsteiger: Alles, was du wissen musst
• Process Mining – Grundlagen & Vorteile im Überblick
• Process Mining: Potenziale erkennen und unternehmerische Engpässe beseitigen

Quellen

Beitragsbild: Process Mining: From Definition to Implementation,“ Prolifics
https://prolifics.com/us/resource-center/blog/process-mining-from-definition-to-implementation

Computerwoche. (o. D.). Das Bindeglied zwischen BPM und Business Intelligence.
https://www.computerwoche.de/article/2779432/das-bindeglied-zwischen-bpm-und-business-intelligence.html

adesso. (o. D.). Fakten statt Bauchgefühl: Mit Process Mining in jeder Branche datenbasiert Prozesse verstehen und optimieren https://www.adesso.de/de/news/blog/fakten-statt-bauchgefuehl-mit-process-mining-in-jeder-branche-datenbasiert-prozesse-verstehen-und-optimieren.jsp

HSLU ILIAS: Magazin. (o. D.). https://elearning.hslu.ch/ilias/ilias.php?baseClass=ilrepositorygui&cmd=sendfile&ref_id=607914

New Mindset Academy. (o. D.). The art of process mining explained. YouTube.

Stiehl, V. (o. D.). Kritischer Blick auf Process Mining
https://www.volkerstiehl.de/kritischer-blick-auf-process-mining/

Managementportal.de. (o. D.). Prozessoptimierung: Methoden
https://www.managementportal.de/inhalte/artikel/fachbeitraege/21-management-und-strategie/1029-prozessoptimierung-methoden.html

Celonis. (o. D.). Studie: 97 % der mittelständischen Process-Mining-Nutzer planen den Einsatz der Technologie auszubauen
https://www.celonis.com/de/press/studie-97-der-mittelstandischen-process-mining-nutzer-planen-den-einsatz-der-technologie-auszubauen/

YouTube. (n.d.). Process Mining: Vorteile für jedes erfolgsorientierte Unternehmen. YouTube.

Signavio GmbH. (2022, 12. Oktober). Process Mining: Was steckt dahinter? Wem hilft das? | Signavio. SAP Signavio | Die einzige All-in-One Business Process Software. https://www.signavio.com/de/process-mining-guide/

Girschner, S. (2023, 24. Oktober). Process Mining: Lohnt sich der Ansatz für Unternehmen? Digitalbusiness Cloud Magazin. https://www.digitalbusiness-cloud.de/process-mining-lohnt-sich-der-ansatz-fuer-unternehmen/

Wikipedia. (n.d.). Process Mining. In Wikipedia.
https://de.wikipedia.org/wiki/Process-Mining

Aalst, W. M. P. van der. (n.d.). Fig. 1. The three basic types of process mining explained in terms of input and output. In Process Mining: X-Ray Your Business Processes. Semantic Scholar.
https://www.semanticscholar.org/paper/Process-Mining%3A-X-Ray-Your-Business-Processes-Aalst/2a6fb5a206ef85d6fa15c7510a3d92f31e503005/figure/0