Human Workflow Management ist eine spannende Art der Prozessautomatisierung, die sie dabei unterstützen kann, den Überblick im Prozessdschungel zu behalten.
Tagtäglich laufen in Unternehmen viele Geschäftsprozesse – irgendwie. Anforderungen an solche Prozesse verändern sich, Abläufe können sich überschneiden und alles muss auf eine Art und Weise kontrolliert werden. Neue Kundenbedürfnisse, Gesetzesänderungen oder auch Outsourcing sind nur einige der möglichen Gründe, wieso Prozesse einem ständigen Wandel unterworfen sind. Für viele Unternehmen ergeben sich dabei folgende Hauptprobleme beim Managen ihrer Prozesse.
- Fehlendes Änderungstracking und Medienbrüche
Selbst bei einfachen Antragsverarbeitungen sind Änderungen teilweise nicht nachvollziehbar. Zusätzlich führen Medienbrüche zu inkonsistenten oder sogar unauffindbaren Daten. - Transparenz
Häufig fehlt bei Geschäftsprozessen die notwendige Transparenz in Bezug auf die Zuständigkeiten. - Engpässe aufgrund mangelnder Prozesseinhaltung
Wegen mangelnder Prozess- und Termintreue können wichtige Aufgaben nicht zeitnah erledigt werden oder gehen sogar vergessen.
Die Lösung
Wenn ihnen solche Probleme bekannt vorkommen, könnte Human Workflow Management die passende Lösung dafür sein. Es automatisiert die Prozesssteuerung des menschlichen Ablaufs. Die Idee dahinter ist angelehnt an die papierbasierte Auftragsverarbeitung. Jedoch wurden die Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten oder Formularen digitalisiert. Der einzelne Mitarbeiter hat in einer virtuellen Aufgabenliste die Übersicht über seine aktuell zu erledigenden Tasks. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen wurde, meldet er das dem System damit der nächste Prozessschritt gestartet werden kann.
Human Workflow Management Zyklus
Grundlage für das Human Workflow Management ist ein operatives Prozessmodell, das sowohl syntaktisch als auch semantisch korrekt sein muss, weil dadurch beschrieben wird, wie später in der Praxis gearbeitet wird. Das Modell kann direkt im Workflow Management System (WfMS) designt werden oder auch aus einer anderen Software importiert werden. Der zweite Schritt ist nun, den Prozess zu automatisieren. Dies wird von einer sogenannten Process Engine übernommen. Tritt ein definiertes Startereignis ein, startet sie automatisch eine Instanz des Prozesses und arbeitet diesen logisch und zeitlich korrekt ab. Die notwendigen Dokumente und Informationen werden direkt von der Engine mitverarbeitet. Der Einsatz einer Process Engine hat einen weiteren Vorteil, womit wir beim dritten Schritt ankommen. Sie sammelt im Hintergrund laufend Daten zur Durchlaufzeit und weiteren Kennzahlen. Somit steht in einem WfMS ein umfangreiches Business Activity Reporting und Monitoring zur Verfügung. Diese Daten können dazu genutzt werden, die eigenen Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Häufig sind WfMS so einfach in der Handhabung, dass Workflows direkt in den Fachbereichen von den Prozessverantwortlichen erstellt und gemanagt werden können.
„The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.“ – Bill Gates
Richtig eingesetzt kann Human Workflow Management also helfen, den menschlichen Aufgabenfluss automatisch zu kontrollieren und ihre Prozesse permanent zu überwachen. Das sorgt für Transparenz in ihrer Prozesslandschaft. Für einen erfolgreichen Einsatz sollten sie jedoch unbedingt auf eine sorgfältige Gestaltung der zu automatisierenden Prozesse achten. Nur so kann die Effizienz ihrer Workflows gesteigert werden.
